Création d'une vente
Ceci est la première étape du processus Vente, Soumission (facultative), Facture. Débutons donc par la création d'une vente, sans laquelle nous ne pouvons pas générer ...
Comment modifier une Facture déjà créée?
De façon générale et selon les PCGR (Principes Comptables Généralement Reconnus), une Facture déjà existante n'est plus éditable de quelque façon que ce soit après ...
Comment utiliser le champ Code?
Sur chacune de vos fiches client, fournisseur, ressources humaines, produit, etc. vous trouverez un champ Code. Dans certaines organisation, vous utilisez déjà un code unique ...
Configuration pour effectuer des paiements par dépôt direct
Avant de pouvoir générer des dépôts directs à partir de GEM-BOOKS, il vous faut premièrement configurer les paramètres de votre institution financière. Ces configurations vous ...
Comment faire sa conciliation bancaire?
Vous entrez des transactions qui touchent la banque. Une bonne façon de contrôler votre tenue de livre est de vérifier que les transactions que vous ...
Comment produire un rapport d'Activités par compte ?
Activité par comptes
Pour analyser un compte de revenu, de dépense, un actif ou passif, votre compte de banque, carte de crédit. Vous pouvez produire un ...
Comment fonctionnent les devises CAD et USD?
Si vous utilisez la devise USD, notez ce qui suit : ce logiciel travaille normalement avec le dollar canadien (CAD), mais accepte aussi la devise ...
Comment exporter des données au format Excel?
Il arrive pour différentes raisons que vous ayez besoin d'exporter vos données en format Excel. Il y a trois façons d'exporter vos données de GEM-BOOKS.
La ...
Comment renverser une Facture et appliquer le crédit?
Il arrive parfois que vous ayez besoin de renverser une Vente, c'est-à-dire émettre un crédit équivalent à la totalité de la facture originale créée antérieurement ...
Comment vendre une banque d'heures?
Pour vendre une banque d'heures, il vous faut avoir au moins un produit éligible. Pour se faire, il vous faut modifier un produit et cocher ...
Création d'une fiche de Ressources Humaines
Toute personne dont vous retenez les services est définie comme étant une ressource humaine de l'entreprise, peu importe qu'il s'agisse d'une personne ayant besoin ou ...
Comment effectuer une recherche ?
GEM-BOOKS vous propose une recherche qui obéit au critère "commence par". Donc, si vous inscrivez «Red» (sans les guillemets) dans le champ recherche, toutes les ...
Comment définir des objectifs de vente individuels?
Dans les paramètres du module courtier (Paramètres, Configurations, onglet Courtier), vous pouvez définir les objectifs de ventes individuels et d'équipes. Les objectifs défini sont des ...
Comment définir des objectifs de vente d'équipe?
Dans les paramètres du module courtier (Paramètres, Configurations, onglet Courtier), vous pouvez définir les objectifs de ventes individuels et d'équipes. Les objectifs défini sont des objectifs hebdomadaire, du ...
Comment configurer mon modèle de facture?
Pour configurer votre modèle de facture, vous devez passer par le menu Paramètres-> Configurations, et ensuite dans l'onglet "Personnalisation".
À partir de là, vous pouvez choisir ...
Comment lier mon Agenda Google?
Prendre note que cette fonction n'est plus offerte.
Vous devez tout d'abord rendre votre Agenda Google public :
Sur un ordinateur, ouvrez Google Agenda.
En haut à droite, cliquez ...
Comment envoyer des factures en lot?
Comment facturer et envoyer des factures en lot à plusieurs clients
Comment envoyer des factures en lot à un seul client
Comment facturer et envoyer des factures ...
Comment ajouter ou éditer des services de transport?
Vous pouvez administrer vos services de transport dans les Paramètres, Configurations et dans l'onglet Transport. À la section "Services de transport" vous pourrez modifier les ...
Création d'une soumission
Une soumission est un document récapitulatif qui vous présente la vente que vous avez créée précédemment. C'est comme visionner votre panier d'achats au terme de ...
Comment éditer ou modifier une vente?
Il peut parfois arriver que des changements doivent être apportés à une Vente, ce qui nous permettra par la suite de pouvoir créer plusieurs versions de ...
Comment créer un Client? Partie I - Onglet INFO
La fiche Client et la fiche Produits et services sont essentielles à la création d'une Vente. Afin de pouvoir intégrer les informations d'un Client dans ...
Comment éditer une Soumission existante?
Afin de refléter des changements demandés par votre client suite à la réception d'une Soumission originale, il est possible que vous deviez être en mesure de créer une Soumission "éditée".
Puisqu'une Soumission ...
Comment créer un booking ?
Pour créer un booking, rendez-vous dans le menu Booking et cliquer sur le bouton dans le bas de la liste afin d'en créer un nouveau. Une ...
Comment créer un Projet?
Afin de créer un nouveau projet, rendez-vous dans la liste de projets accessible par le menu Projets, et cliquer sur le bouton rouge "+ Nouveau" ...
Comment créer une Tâche pour un projet?
Afin de créer une tache, il vous faut au préalable avoir créé un Projet. Plus d'informations sur le sujet dans la FAQ suivante : Comment ...
Comment ajouter du temps sur une tâche?
L'ajout des heures travaillées sur une tâche est la façon la plus précise de suivre les projets de près. En effet, contrairement à une paie ...
Comment fait-on pour encaisser le paiement d'un client?
Pourquoi enregistrer un paiement?
Il est important d’enregistrer les paiements effectués par le Client. Cela vous permet de faire un suivi de ce dernier, et également ...
Comment créer une Facture ?
Après avoir complété la fiche Vente dans GEM-BOOKS et après avoir également créé la Soumission, au besoin, la prochaine et dernière étape en vue de ...
Comment ajouter une commande manuellement?
Afin d'entrer une nouvelle commande, ouvrez premièrement la liste des commandes sous le menu Courrier, et ensuite cliquer sur le bouton . Vous arriverez par défaut ...
Comment ajouter une route ?
Pour accéder à vos routes, cliquer sur le menu Routes. Vous verrez la liste des routes qui sont actuellement configurées sur votre système. Si c'est ...
Comment facturer les commandes complétées ?
Pour facturer une commande, il faut premièrement que la commande est le statut Livré. Le statut est automatiquement appliqué lorsqu'un chauffeur confirme une livraison sur ...
Comment transférer des commandes vers une nouvelle route ?
Transférer une seule commande vers une nouvelle route
Transférer des commandes via un ordinateur
Transférer des commandes via l'application mobile/un scanneur
Transférer une seule commande vers une nouvelle ...
Comment annuler une commande ?
Tant qu'une commande n'est pas facturée au client, il est possible d'annuler celle-ci. Pour annuler une commande, il suffit de cliquer sur l'icône suivant dans ...
Comment retirer les commandes complétées d'une route?
Lorsque les commandes sont complétées, ceux-ci restent toujours affichées dans la liste des commandes d'une route, avec la couleur verte.
Pour retirer les commandes livrées de ...
Comment ajouter une commande sur mobile ?
À partir de l'interface mobile, il est possible d'ajouter une nouvelle commande. Pour ce faire, il faut premièrement choisir la route à laquelle cette commande ...
Comment encaisser le paiement d’un client?
Vous avez fait des factures et vous avez reçu le paiement du client, félicitations! À moins que vous acceptiez les paiements par le système intégré ...
Comment déverrouiller une Facture ?
En principe, quand une vente est convertie en facture, la transaction est considérée comme étant conclue et nous ne devrions plus avoir à la modifier; ...
Comment subdiviser une Vente?
Il peut parfois arriver qu'on doive créer une Facture pour seulement une partie d'une Vente et non la totalité de celle-ci. Dans GEM-BOOKS, nous parlerons ...
Comment générer un rapport de Distances et Revenus ?
Sous le menu Rapports du module Courriers, cliquer sur le menu Distances et Revenus. Voici les choix qui s'offrent à vous :
Choisissez la plage horaire que vous désirez consulter ...
Comment filtrer la liste des ventes ou des commandes?
Comme dans tous les modules présents dans GEM-BOOKS, les filtres vous permettent d'isoler des fiches selon un ou plusieurs critères. Le bouton qui filtre les ...
Comment fonctionne l'accès bancaire?
Qu'est-ce que le jumelage bancaire?
Imaginons qu’une PME de produits naturels effectue plusieurs dizaines de transactions durant le mois de janvier. Elle achète des fournitures auprès ...
Comment créer un Fournisseur? Partie I – Onglet INFO
Pourquoi créer un Fournisseur ?
La fiche Fournisseur sert à la création d’un Achat. Avant de pouvoir inscrire un nouvel Achat auprès d’un Fournisseur, il faudra d’abord ...
Comment créer un crédit partiel?
Il arrive parfois que vous ayez besoin de renverser une pertie seulement d'une Vente, de façon à émettre un crédit partiel applicable à la Facture originale créée antérieurement ...
Comment paramétrer et imprimer des chèques?
GEM-BOOKS supporte les chèques au format Lettre (8.5 x 11) et Légal (8.5 x 14). Nos modèles sont compatibles avec les modèles de Sage 50 ...
Comment créer un bon de livraison?
Afin de générer un bon de livraison, il faut préalablement avoir facturé la vente concernée.Lorsque la vente sera facturée, un nouveau bouton "Bon de livraison" ...
Comment lier un fournisseur de géolocalisation comme Geotab?
Lorsqu'un chauffeur utilise l'application GEM-BOOKS incluse sur son téléphone, il envoie des informations de Géolocalisation aux différentes étapes franchies. Pour plus d'information sur ses déplacements, ...
Comment créer une formation (standard) ?
Étapes pour créer une formation sur le logiciel Actif :
Tout d’abord, se connecter en tant qu’administrateur dans le logiciel Actif.
Cliquez sur l'onglet "Formations" du tableau ...
Comment configurer mes méthodes de paiement?
Avant de pouvoir prendre les paiements de vos clients avec le module Points de vente, il vous faudra paramétrer les méthodes de paiement que vous ...
Comment générer une paie pour un ou tous mes employés?
Avant d'effectuer une paie, il faut vous assurer d'avoir bien configuré ceux-ci, voir la FAQ suivante pour la procédure : Comment configurer Actif pour produire les ...
Comment vendre une carte cadeau?
Pour vendre une carte cadeau à un client, cliquez sur Ventes au haut de l'écran (voir image ci-dessous).
Cliquez dans le champ Client, commencez à taper ...
Configuration de mes numéros de taxes
À la création de votre compte GEM-BOOKS, vous avez choisis si vous chargiez les taxes. Si pour une raison ou une autre vous ne vous ...
Comment configurer des véhicules?
La configuration des véhicules n'est pas obligatoire, mais si vous désirez en configurer, voici la procédure. Premièrement, afin de configurer des véhicules, il vous fait ...
Comment produire des dépôts directs?
Si vous n'avez pas au préalable configuré les dépôts directs, veuillez consulter la FAQ suivante : Comment configurer les dépôts directs avec Actif?
Produire des dépôts ...
Comment consulter et payer les commissions?
Avant de consulter les commissions, il faut au préalable en avoir appliqué sur les ventes, voir la FAQ suivante :Comment configurer une vente pour payer ...
Comment ajouter un dépôt sur une vente ?
Tant qu'une vente n'a pas été facturée, vous avez la possibilité d'ajouter un dépôt lié à celle-ci. Dans le bas de la fenêtre, cliquer sur ...
Comment produire une paie de vacances?
Pour générer une paie de vacances pour un employé, il vous faut au préalable avoir compris comment créer une paie standard sur Actif, car le principe ...
Comment ajouter un attribut dans une fiche?
Voici la marche à suivre pour ajouter des champs personnalisés (que l'on appelle des attributs sur GEM-BOOKS) dans une fiche d'achat, bon de travail, client, ...
Comment puis-je accepter des paiements par carte de crédit?
Dans GEM-BOOKS, vous pouvez configurer un processeur de paiement afin d'accepter des paiements par carte de crédit. GEM-BOOKS utilise votre fournisseur de paiement existant. Il ...
Comment générer un bon de commande?
Afin de générer un bon de commande, il vous faut tout d'abord créer un Achat. Pour ce faire, cliquer sur le menu Achats, et ensuite, ...
Comment réceptionner votre marchandise?
Lorsque vous êtes prêt à réceptionner votre marchandise suite à une livraison, ouvrez l'achat dans le menu du même nom, et cliquer sur le bouton dans ...
Comment fonctionnent les périodes comptables?
Notez bien : les termes « exercice », « année financière » et « exercice financier » désignent tous la durée, généralement d'une année, au ...
Comment calculer la rémunération d’un jour férié?
Le logiciel calcul automatiquement les heures à payer lorsqu'un férié est présent dans une paye. Ce calcul vous est proposé, mais vous pouvez changer celui-ci ...
Comment effectuer des remises gouvernementales?
Comment effectuer des remises gouvernementales?
Choisissez votre type de remise
Remplir le rapport des remises
Faire le paiment partiel d'une remise
Comment effectuer des remises gouvernementales?
Dans le menu de ...
Comment effacer une fiche?
Les éléments importants, notamment les informations relatives aux clients, aux fournisseurs, aux employés, aux produits et aux services ne peuvent être supprimés. Cependant, vous pouvez désactiver ...
Comment retrouver une fiche désactivée?
Comment trouver une fiche désactivée
Liens vers des FAQ connexes
Comment retrouver une fiche désactivée
Les fiches inactives, ou désactivées, sont cachées dans les listes. Pour les rendre ...
Comment changer le code d'une fiche?
Attention! Le code de chaque fiche doit être unique, même si cette dernière est inactive. Il se pourrait que vous n'arriviez pas à créer une fiche avec ...
Comment produire des relevés électroniques (au format XML)?
Avant de générer vos feuillets d'impôts, assurez-vous d'avoir en main votre Numéro identification employeur provincial, votre Numéro de préparateur provincial et votre Numéro séquentiel pour ...
Comment ordonner les commandes d'une route ?
Lorsque vous avez plusieurs commandes assignées dans une route, vous avez la possibilité d'ordonner les commandes selon les adresses et plus précisemment selon les codes ...
Comment relier votre boutique en ligne Shopify?
Cet article vous explique comment relier GEM-BOOKS à votre boutique Shopify pour synchroniser vos produits et vos ventes.
Note : Vous devez être l'administrateur du compte ...
Courriels automatisés d'abonnement de vos clients
Avant de configurer ces types de courriels automatiques, il vous faut au préalable avoir bien compris comment fonctionne le système d'abonnement, expliqué dans la FAQ ...
Comment utiliser les échelons?
Les échelons sont utilisés afin de classifier les employés dans des catégories à partir du nombre d'heures qu'ils ont faites dans le module horaire. Afin ...
Comment retrouver mes transactions favorites?
Les transactions favorites servent a retrouver rapidement certaines transactions. Lorsque vous avez une transaction que vous répéterez souvent ou lorsqu'une transaction vous sert de modèle, ...
Comment importer ses données de Dynacom?
1. Ouvrir votre Dynacom2. Connecter vous avec un compte ayant tous les droits3. Génération et exportation des données en .xls
Même principe pour tous les rapports, ...
CCQ - Comment produire une paye CCQ?
Le même fonctionnement s'applique pour produire une paye CCQ que pour une paye standard. À l'exception des nouvelles déductions et revenus liées à la CCQ ...
Comment exporter mes clients de DTMax/Taxprep?
Marquez vos clients (mettre en jaune avec F5).
Dans le menu Dossier, Sauvegarder sous..., Sauvegarder les informations de la liste des clients.
Clients marqués et Exporter vers ...
Comment utiliser la méthode rapide pour les taxes à remettre ?
Pour plus d'informations sur la méthode rapide des taxes à remettre et savoir si elle convient pour votre entreprise, rendez-vous sur ce lien : https://www.revenuquebec.ca/fr/entreprises/taxes/tpstvh-et-tvq/declaration-de-la-tps-et-de-la-tvq/methode-rapide-de-calcul-des-montants-de-la-tps-et-de-la-tvq-a-remettre/
Afin ...
Comment gérer la surcharge de carburant
Dans un Booking, vous pouvez ajouter une surcharge de carburant à votre client en dollars ou en pourcentage du montant du prix de vente.
Pour que ...
Comment imprimer des étiquettes ?
Dans le menu Inventaire > Produits et services, il est possible d'imprimer des étiquettes pour celui-ci à l'aide du bouton suivant au bas de la ...
Combien de décimales puis-je utiliser?
Pour utiliser plus d'une décimale dans le champ quantité, activez cette option dans le menu Paramètres, Configurations et dans l'onglet Générales.
√ Autoriser les décimales dans ...
Courriels d'avis clients ?
Les courriels d'avis clients servent à envoyer des courriels demandant à vos clients de vous laisser un avis sur Google ou Facebook. Pour configurer ceci, il ...
Comment inscrire un prépaiement?
Il arrive qu'un fournisseur désire se faire payer avant même de vous avoir émis une facture.
Commençons par une nouvelle transaction sur laquelle vous allez inscrire ...
Comment fonctionne les numéros de séries?
1. Ajout à l'inventaire
Afin d'avoir un meilleur suivi de votre inventaire, vous pouvez (optionnellement) entrez vos numéros de séries lors de vos ajouts à l'inventaire ...
Comment masquer les profits sur une vente?
C'est un rôle. Le truc est de dupliquer le rôle Administrateur (Rôle système), de le renommer pour quelque chose comme "Administrateur sauf Profits" et de ...
Comment gérer mes statuts de couleurs?
Pour les Ventes et bientôt les Achats, il est possible de déterminer vos propres couleurs dans la liste.
Dans le menu Ventes, Paramètres, Statuts vous pourrez ...
Comment fonctionne les jours fériés?
Dans les catégories d'employés, vous pouvez configurer un compte comptable pour les paies qui contient des jours fériés :
Lorsque vous allez faire une paye dans ...
Comment fusionner deux fiches clients?
Avant d'ajouter un nouveau client, il est conseillé de faire une recherche rapide pour voir s'il n'existe pas déjà. Pour une raison ou une autre, ...
Comment appliquer des frais d'administrations?
Les frais d'administrations sont des frais supplémentaires chargés à vos clients dans le cas ou ils sont en retard de paiement. Ces frais sont affichés ...
Comment fonctionne les paiements en lot?
Les paiements en lot servent à effectuer plusieurs paiements à vos fournisseurs, selon certains paramètres, par exemple, si certains de vos factures à payer sont ...
Comment fonctionne les paiements en lot?
Les paiements en lot servent à effectuer plusieurs paiements à vos fournisseurs, selon certains paramètres, par exemple, si certains de vos factures à payer sont ...
Création d'une fiche Client
Dans la partie gauche de votre page, vous trouverez le menu principal.
En cliquant sur le menu "Client", vous obtenez une liste déroulante vous offrant les ...
Comment fonctionnent les codes à barres?
Un lecteur de codes à barre n’est ni plus ni moins qu’un clavier "qui tape rapidement". La preuve en est que si vous numérisez le ...
Comptes GL actifs et inactifs
Lorsque vous importez une charte de comptes, les comptes déjà configurés dans GEM-BOOKS deviendront inactifs, et les comptes importés deviendront actifs. Assurez-vous donc que tous ...
Configuration des GL par défaut
Il est important que la configuration des GL par défaut soit faite. Pour ce faire:
allez dans le menu “Paramètres / Configuration”,
Cliquez dans l’onglet “Comptabilité”
Ajoutez les ...
Comment et pourquoi accorder à un client un accès?
Cet article est de nature comptable. Le module de comptabilité et de tenue de livres de GEM-BOOKS se trouve sur GEM-CAR. Référez-vous à l'article du ...
Configuration pour payer des commissions aux vendeurs
Afin de configurer vos commissions, il vous faudra d'abord choisir quelle méthode vous désirez utiliser.
Il existe deux méthodes ; configuration par clients ou configuration par ressources ...
Création de facture
Cet article est de nature comptable. Le module de comptabilité et de tenue de livres de GEM-BOOKS se trouve sur GEM-CAR. Référez-vous à l'article du ...
Création d’un crédit pour un client
Quand la facture existe déjà dans vos ventes, le plus simple est de la renverser à l'aide du bouton du même nom au bas de ...
Configuration de vos destinataires
Maintenant que votre banque est bien configurée, il vous faut avoir des destinataires afin de générer des dépôts directs. GEM-CAR permet d'envoyer des dépôts directs ...
Champ en lecture seule, non modifiable de couleur pastel
Certains champs apparaissent avec des couleurs atténuées, c'est-à-dire en mode "consultation seulement".
Dans GEM-BOOKS, l'accès en écriture que détient un utilisateur pour les divers champs est ...