FAQ Overview

Dans un premier temps, vous aurez décidé si vous souhaitez importer les données de votre ancien logiciel comptable ou partir à neuf.

Si vous souhaitez importer les données de votre ancien logiciel comptable, GEM-BOOKS met à votre disposition plusieurs outils d'importation. Si votre ancien logiciel est l'un des suivants : Sage50, Acomba, Avantages, veuillez communiquer avec votre représentant, sinon, voici un lien vers la FAQ qui vous explique comment importer les données de votre ancien logiciel comptable.

Note : Bien que GEM-BOOKS importe toutes les données de Sage 50 et d'Acomba, certaines organisations voudront quand même repartir à zéro avec une charte de comptes remise au goût du jour.

• Comment importer ses données de Sage 50 (Simple Comptable)?
• Comment importer ses données d'Acomba?
• Importer une charte de comptes à partir d'un tableur.
• Comment importer vos données d'un autre logiciel comptable?

Si vous souhaitez partir à neuf, vous devrez entrer les soldes de départ dans vos comptes (si nécessaire). Mais d'abord, assurez-vous d'avoir votre charte de comptes bien structurée.

• Comment structurer son plan comptable ?
• NE, NEQ, numéros de TPS/TVQ, numéros de compte, etc.  Comment s’y retrouver?

Voici un lien vers la FAQ qui vous explique comment configurer vos soldes de départ : À quoi sert un bilan d'ouverture?

Pour bien débuter dans GEM-BOOKS, voici quelques points à vérifier. Au moment de créer votre accès sur GEM-BOOKS, tout ce que vous avez entré dans l'assistant de configuration initial est paramétrable, voici ce que vous pouvez ajuster manuellement après coup.

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Dans le menu de gauche, rendez-vous dans le menu Paramètres, Configurations et dans l'onglet Globales.

On entre généralement le nom usuel de l'entreprise et on utilise l'autre nom pour l'entreprise pour le 1234-5678 Québec inc ou le 1234-5678 Canada inc.

Vos numéros d'entreprise provincial et fédéral que vous pouvez retrouver sur le site des gouvernements du Québec et du Canada. Note : Celui du Québec se nomme aussi le numéro d'entreprise du Québec (NEQ).

La date de création de l'entreprise représente le début de votre année financière. Elle représente aussi la limite de départ des transactions de votre entreprise. Par exemple, si votre année financière ne concorde pas avec une année fiscale, comme le 1er novembre, vous pouvez indiquer 1er novembre 2021 même si votre entreprise a été créée le 1er novembre 2018. Vous ne pourrez seulement pas faire de transactions datées avant le 1er novembre 2018.

Dans le cas où vous êtes sur GEM-BOOKS à cause de notre module Paies des employés CCQ ou le module Projets, car vous êtes dans le monde de la construction, vous pouvez entrer votre numéro RBQ que vous trouverez sur le site de la Régie du bâtiment du Québec au Registre des détenteurs de licence.

Un mot à propos du format de dates. Vous pouvez taper directement une date ou en copier-coller une dans les champs calendriers tant que vous utilisez le format international aaaa-mm-jj.

Vous choisissez le type de pavé numérique qui sert à numériser les signatures.

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Par défaut, vous n'aurez qu'une "succursale". Dans le bas de la page de l'onglet Globales des Paramètres > Configurations. Cliquez sur la succursale pour l'ouvrir et vérifiez que les renseignements sont bien inscrits. Ce sont ces renseignements qui apparaîtront sur vos documents générés par GEM-BOOKS.

C'est dans l'onglet numérotation que vous pourrez ajuster les numéros de départ de vos devis et factures. Attention, si vous spécifiez un numéro, vous ne pourrez plus le changer pour une valeur inférieure.

Note: Il est à noter que le champ Préfixes des factures pour les clients internes est dédié à des cas bien précis. Merci de ne pas le prendre en considération.

Dans l'onglet Personnalisation des documents, profitez-en pour entrer vos modes de paiements, vos coordonnées bancaires pour les paiements et autres dans Texte à afficher au bas des factures. Plus de détails dans l'article Comment personnaliser une facture, soumission ou bon de commande?

Nul besoin de téléverser à nouveau vos logos. En fait, il est même conseillé de les supprimer dans l'onglet du même nom si vous n'avez qu'une seule succursale.

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Nous vous avons créé une charte de comptes générique. Par exemple, si vous avez choisi le module de paie des employés, vous aurez des comptes comme CNESST à payer. D'ailleurs, c'est une excellente idée de configurer vos comptes dans le menu Paramètres de chaque module. Par exemple, dans Comptabilité > Paramètres > Configurations, assurez-vous que vous avez des comptes de la charte de comptes pour chacun.

Finalement, faites valider votre charte de comptes par le comptable qui fermera l'année. On veut éviter que ce dernier nous dise en fin d'année : "avoir su plus tôt, je t'aurais fait mettre telle dépense dans tel autre compte".

Voir à ce sujet ces articles

1. Comment personnaliser sa charte de comptes?
2. Comment importer une charte de comptes?

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Dans le menu de gauche, rendez-vous dans la section  Paramètres > Configurations > Personnalisation.

Vous pourrez téléverser le logo que vous désirez voir apparaître sur vos documents générés par GEM-BOOKS; logo général - 300px X 100px (Doc. Système) et facultativement le logo du menu [195px x 92px] et l'arrière-plan de l'écran de connexion.

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Importez vos factures clients (recevables) et vos factures fournisseurs (payables)

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Vous n'avez rien à configurer pour les taxes sinon Comment configurer mes numéros de taxes si ce n'est pas fait lors de l'installation? Même si vous vendez dans une autre province ou que les services sont rendus ici pour une compagnie basée dans un autre pays, vous aurez toujours le loisir de les ajuster : À quoi sert le bouton "Préciser" que l'on retrouve sur chaque ligne d'une Vente?

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En terminant, nous vous conseillons de vérifier les configurations du Module pour la tenue de livres et la comptabilité pour y attribuer les comptes par défaut du système. Les configurations sont accessibles via le menu Paramètres > Configuration. Il est important de s'assurer que les comptes comptables sont les bons dans chaque paramètre, surtout si vous avez importé une nouvelle charte de comptes. De plus, vous pouvez changer les termes par défaut des fournisseurs et des clients à cet endroit.

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Voilà! Vous êtes fin prêt à créer vos fournisseurs, vos clients et à commencer à faire des transactions ainsi que des nouvelles ventes.

Ceci est la première étape du processus Vente, Soumission (facultative), Facture. Débutons donc par la création d'une vente, sans laquelle nous ne pouvons pas générer de soumission ni de facture.

Sur l'écran d'accueil, il vous suffit d'aller dans le menu, à gauche de l'écran, et de cliquer sur le menu "VENTES" pour faire apparaître un sous-menu offrant les différentes sections disponibles à l'intérieur de ce module. Cliquez ensuite sur "VENTES", en premier dans la liste.

Ceci vous amènera la liste des ventes déjà existantes.

Pour ajouter une nouvelle vente à cette liste, cliquez sur le bouton rouge en bas à droite + NOUVEAU. Une fenêtre de vente vide vous apparaitra et vous permettra de spécifier un client.

Vous remarquerez que vous n'avez pas accès aux champs # Vente , # Facture et # Soumission qui se trouvent en haut, à gauche de la fiche, puisque GEM-BOOKS se charge de générer automatiquement pour vous une numérotation séquentielle.

Référez-vous à l'article Comment modifier la numérotation séquentielle des Ventes, Soumissions et Factures?

Débutez par identifier le client. Vous pouvez le chercher en tapant quelques lettres dans la rubrique ou le sélectionner à partir de votre liste de clients à l'aide de la petite loupe.

Commencez maintenant en identifiant le client à qui vous faites la vente, en complétant le champ "Client". Il y a 3 façons possibles de le faire, selon qu'il s'agisse d'un client déjà existant ou alors d'un nouveau client. Les 2 premiers cas ci-dessous vous indiquent la marche à suivre dans le cas d'une vente à un client déjà existant alors que le troisième vous présente le cas d'une vente à un nouveau client.

Client déjà existant, première méthode

Vous pouvez tout simplement taper dans le champ "Client" une partie quelconque du nom de votre client, et GEM-BOOKS le trouvera pour vous. Pas besoin de vous rappeler sous quel nom précis le client existe dans votre base de données. Ainsi dans cet exemple, le nom du client à qui la vente sera assignée est "Les Porcelaines Le Cadeau Parfait ltée". Tapez simplement le mot porcelaine dans le champ "Client" et le résultat va apparaître.

Vous n'avez plus qu'à cliquer sur la suggestion correspondant au nom du client.

Client déjà existant, deuxième méthode

Vous pouvez aussi cliquer sur l'icône de la loupe se trouvant à droite du champ "Client" et sélectionner celui-ci dans la liste qui vous sera présentée. Il est aussi possible d'utiliser la zone de recherche, en haut, à droite.

Nouveau client, inexistant dans votre base de données

Dans le cas où il s'agit d'un nouveau client, vous devrez lui créer une fiche à la volée en cliquant sur le + rouge qui apparaît à droite, dans le champ "Client".

Vous remarquerez qu'il y a le champ "CC", carte de crédit, qui est sur la fiche du client. Toutes les informations sur cette possibilité se retrouvent dans cette fiche, Comment puis-je accepter des paiements par carte de crédit?

 Indications relatives aux coordonnées de facturation

Cette section vous indique les coordonnées qui seront prises en considération au moment de l'émission de la facture. Elles proviennent de la fiche Client identifiée dans le champ "Client" ou dans le champ Facturé à, selon l'éventualité qui s'applique.

Vous pouvez modifier manuellement les renseignements contenus dans cette section au besoin. Vous n'avez qu'à entrer les informations que vous voulez voir apparaître dans chacun des champs appropriés.

Notez que les nouveaux renseignements que vous y indiquerez seront pertinents à cette vente seulement et ne remplaceront pas ceux figurant déjà dans la fiche Client déjà existante. Toutefois, si vous désirez que les changements soient permanents, les changements devront être modifiés dans la fiche Client.

Indications relatives aux coordonnées de livraison

Cette section vous indique les coordonnées de l'emplacement où la livraison des marchandises devra être effectuée. Elles proviennent par défaut de la fiche client identifiée dans le champ "Client".  Originalement, cette section vous apparaît sous sa forme contractée, telle que vous la voyez ci-dessus...

Pour la faire apparaître, cliquez sur le lien "Coordonnées de livraison". La section des coordonnées de facturation se refermera automatiquement pour permettre à celle des coordonnées de livraison de s'afficher sous sa forme développée.

Vous pourrez à ce moment modifier manuellement les renseignements contenus dans cette section au besoin. Vous n'avez qu'à entrer les informations que vous voulez voir apparaître dans chacun des champs appropriés.

Notez que les nouveaux renseignements que vous y indiquerez seront pertinents à cette vente seulement et ne remplaceront pas ceux figurant dans la fiche Client déjà existante. Si vous désirez que les changements soient permanents, il faudra procéder aux modifications dans la fiche Client.

Le champ "Création" vous indique la date à laquelle vous avez initialement créé la vente. Ce champ ne vous est pas accessible puisque l'inscription est automatisée.

Le champ   vous indique pour sa part la date qui apparaîtra sur la facture, lorsque celle-ci sera émise. Si vous connaissez déjà la date à laquelle la vente sera facturée au client, vous pouvez l'indiquer dès maintenant et elle sera utilisée quand la facture sera créée.

Si le contenu du champ est laissé vide,  GEM-BOOKS attendra le moment où vous allez facturer votre client pour cette vente afin de déterminer la date qui va apparaître sur la facture.

•  Par défaut, au moment de créer la facture,  GEM-BOOKS utilisera la date du jour si le champ Facturation est vide.

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• Par contre, si vous indiquez une date spécifique dans le champ Facturation au moment de créer la facture, GEM-BOOKS fera apparaître cette date sur la facture générée. La date de facturation entrée manuellement dans le champ Facturation peut être ultérieure ou antérieure à la date du jour. Dans le cas où vous choisissez d'utiliser une date de facturation antérieure à la date du jour, la date spécifiée ne pourra pas appartenir à une période comptable déjà fermée.

Note : Dans tous les cas, il est important de vous rappeler que la date apparaissant sur la facture sera celle dont  GEM-BOOKS tiendra compte dans l'établissement du rapport à usage comptable intitulé Âge des comptes à recevoir.

Conséquemment, les 6 champs consécutifs suivants :  , , ,  ,   et  , de même que l'icône  ,  qui se retrouvent tous dans la section de droite de votre fiche "Vente", feront l'objet d'une autre FAQ, qui traitera spécifiquement de leur utilisation.

La prochaine étape que nous visiterons maintenant portera donc sur l'ajout de quelques items à la vente en cours.

Afin d'ajouter des items à votre vente, deux méthodes possibles s'offrent à vous. Elles sont tout aussi simples l'une que l'autre... voyons ci-dessous en quoi elles consistent :

Première méthode pour l'ajout d'un item à une vente.

Cette méthode, que nous utiliserons maintenant, vous sera particulièrement utile si vous ne connaissez pas intuitivement les termes utilisés dans le descriptif de votre item, et qui figure dans la fiche des divers Produits et services offerts à votre clientèle.

Dans ce premier exemple, l'item que vous souhaitez ajouter à la vente est un petit verre avec un dessin, mais vous ignorez totalement quelle est la description correspondant à ce produit dans la base de donneés des Produits et services dans GEM-BOOKS. 

Pour rechercher l'article souhaité, il vous suffit simplement de cliquer sur l'icône  que vous trouverez facilement au centre, dans la partie de droite de la fiche "Vente". Ceci aura pour effet de vous amener à l'écran la liste complète de tous les Produits et services qui sont répertoriés dans votre base de données. Voici donc un aperçu de ce que vous aurez à l'écran...

 Une fois que vous aurez parcouru la liste et des Produits et services  en utilisant les boutons à cet effet situés en bas, à droite de votre écran  ,et que vous aurez trouvé l'item que vous cherchez, vous cliquez dessus afin de faire apparaître la ligne choisie en surbrillance...

 Il ne vous reste ensuite qu'à cliquer sur  que vous trouvez au bas, à gauche de l'écran, et l'item sélectionné sera automatiquement ajouté à votre vente.

 Vous pouvez répéter la procédure ci-dessus et ainsi ajouter autant d'items que vous le souhaitez à votre vente, jusqu'à ce que celle-ci soit complétée.

Deuxième méthode pour l'ajout d'un item à une vente.

Il vous est également possible d'jouter des Produits et services à votre vente en entrant  un ou plusieurs mots qui font partie de la description de votre produit dans le champs de recherche   qui se retrouve à la droite de votre écran et situé immédiatement à la droite du logo utilisé dans la première méthode d'ajout de Produits et services à votre vente.

Dans le cas présent, nous supposerons que votre client souhaite acheter 125 cartes professionnelles régulières pour l'acheteur , puis 1 000 cartes régulières pour un représentant de l'entreprise et finalement, 440 cartes de luxe pour le président.  Nous inscrirons donc simplement "carte" dans le champ de recherche et laisserons GEM-BOOKS nous proposer une liste de tous les items de la base de données des Produits et services dans lesquels se retrouve ce mot ...

Pour inscrire dans votre vente l'un ou l'autre des items proposés, vous allez simplement vous déplacer dans la liste des choix offerts de sorte à mettre en surbrillance celui qui correspond à votre choix et cliquer dessus. L'item ainsi sélectionné sera automatiquement ajouté à la vente.

Vous répéterez ceci autant de fois que nécessaire pour que tous les produits et services requis aient été inscrits. Dans notre exemple, voici ce que la section des Produits et services de votre fiche "Vente" affichera à l'écran une fois que vous y aurez successivement inscrit chacun des 3 items voulus...

 Vous avez presque terminé la création de votre vente. Voici à quoi elle ressemble.

Nous verrons maintenant quelle est l'utilité de chacun des 3 autres onglets  que nous retrouvons dans une fiche "Vente". Voici donc à quoi sont dédiés chacun des onglets NOTES puis DOCUMENTS, et finalement VENDEURS, que nous retrouvons à gauche, au haut de celle-ci.

Nous débuterons avec l'onglet NOTES

Voici un aperçu de cet onglet, qui nous permet l'ajout de notes inhérentes à cette fiche "Vente".

Les notes inscrites dans le premier champ de cet onglet seront visibles sur tous les documents subséquents, c'est-à-dire toutes les soumissions et toutes les factures qui seront générées par GEM-BOOKS à partir de cette fiche "Vente".

Vous pouvez y inscrire toute instruction ou information pertinente à cette vente et que vous souhaitez voir apparaître sur les soumissions et les factures créées depuis cette fiche uniquement, telles des remarques importantes ou des instructions relatives à la livraison, etc.

Vous en voyez un exemple ci-dessous.

En contrepartie, les notes que vous inscrirez dans le deuxième champ de cet onglet seront visibles à l'écran seulement, pour tout utilisateur disposant des droits lui permettant de visualiser la fiche "Vente". Ces notes ne seront visibles sur aucune soumission ni aucune facture produite depuis cette même fiche.

Vous trouverez ci-dessous un exemple des notes privées pouvant se retrouver sur une fiche "Vente"...

Nous poursuivrons maintenant avec l'onglet DOCUMENTS.

Voici un aperçu de cet onglet, où nous pourrons éventuellement retrouver tous les documents inhérents à cette fiche "Vente".. Notez que puisqu'aucune soumission ni aucune facture n'a été créée depuis cette fiche "Vente" jusqu'à maintenant, rien n'y apparaît.

Voici maintenant un aperçu du même onglet, nous permettant de voir quels sont tous les documents inhérents à cette fiche "Vente". 

(Notez que pour les besoins de l'exemple, nous avons tiré la capture d'écran depuis une autre fiche "Vente", pour laquelle des soumissions ont précédemment été générées, de même que la facture).

Tous les documents de cette liste sont disponibles pour... 

• Visualisation : le bouton  à la droite de celui-ci vous permet de le télécharger au format .pdf
• Impression : le bouton  à la droite de celui-ci vous permet de l'imprimer
• Envoi : le bouton  à la droite de celui-ci vous permet de l'acheminer par courriel
• Suppression : le bouton  à la droite de celui-ci vous permet de le supprimer
     (prenez note que cette option est uniquement disponible pour les soumissions, puisque dans GEM-BOOKS, aucune facture ne peut être supprimée après sa création.)

ATTENTION: La suppression étant définitive et irréversible,  GEM-BOOKS vous demandera de confirmer votre demande de suppression en vous amenant la boîte de dialogue suivante à l'écran...



Si vous cliquez sur  vous confirmerez que vous autorisez GEM-BOOKS à poursuivre et ainsi procéder à la suppression du document en question de façon totalement irrévocable.

Finalement, nous terminerons avec l'onglet "Vendeurs".

C'est dans cet onglet que nous consignerons toute l'information relative au calcul de toute commission payable sur cette vente.

Nous indiquerons à quel vendeur la vente est associée et aussi quelles sont les modalités applicables et GEM-BOOKS utilisera cette information pour le calcul de toute commission payable en vertu de cette vente.

Dans le cas d'une vente partagée (pour laquelle plus d'un vendeur est redevable d'une commission), tous les vendeurs concernés devront être inscrits à partir de cet onglet de la fiche "Vente".

 Voici donc comment vous apparaît l'onglet "Vendeurs" de notre fiche "Vente" à l'écran...

Nous y inscrirons que Louis Guérin aura droit à une commission fixe au montant de $ 25,00 payable en devise CAD pour cette vente, alors que Camille Savignac aura droit pour sa part à une commission calculée au pourcentage, selon un taux établi à 7,25 %, et payable en devise USD.

Dans un premier temps, ajoutons les modalités déterminant le calcul de la commission qui sera payable à Louis Guérin au terme de cette vente.

Vous ajoutez cette commission payable en cliquant sur le logo  situé en haut, à gauche de la fiche, ce qui vous fera apparaître à l'écran la boîte de dialogue suivante...

En cliquant sur les flèches à l'extrémité droite du champ  , on nous offrira la liste des personnes auxquelles une commission peut possiblement être payable pour cette vente. Notez que dans le cas présent, le nom de Roger Point Point était sélectionné par défaut, puisque la session en cours a été ouverte sous son nom d'utilisateur.

Nous déplacerons maintenant le curseur afin de le positionner sur le nom de Louis Guérin, et confirmerons la sélection en cliquant...

Par défaut, le champ  indique que la commission payable sera un montant fixe. Ceci correspondant au type de commission payable à Louis Guérin pour cette vente; nous passerons donc immédiatement au champ suivant.

Nous indiquerons maintenant dans les champs et   que la somme de $ 25,00 CAD sera payable à Louis Guérin au terme de la Vente. Le champ  est optionnel et permet de créer une condition dans le calcul de la commission payable. Par exemple, dans le cas spécifique où le vendeur désigné plus haut aurait droit à une commission uniquement sur la catégorie de Produits et services qui serait identifiée dans ce champ. Si aucune restriction de ce tyne n'est applicable, ce champ devra demeurer vide.

Une fois que toutes les informations relatives au paiement de la commission à Louis Guérin seront entrées, voici ce que vous montrera la boîte de dialogue...

 Il ne vous reste maintenant qu'à confirmer l'inscription des données en cliquant sur le bouton 

Procédons ensuite en indiquant les modalités qui définissent le calcul de la commission qui sera payable à Camille Savignac au terme de cette vente, en respectant les mêmes étapes que pour Louis Guérin précédemment.

Nous définirons d'abord que Camille Savignac est le vendeur à qui la commission sera payable... 

Nous établirons ensuite qu'il s'agit d'une commission de Type pourcentage...

Et que la commission sera calculée selon un taux établi à 7,25 %...

Puis nous indiquerons que la commission sera payable en devise USD... 

Notre boîte de dialogue nous affichera donc ceci...

Nous terminerons en cliquant sur le bouton Enregistrer pour confirmer l'inscription des données pour Camille.

Au terme de la démarche, notre onglet "Vendeurs" nous informera quant aux commissions payables sur cette vente et permettra ainsi à GEM-BOOKS de faire les calculs nécessaires afin que chacun d'eux reçoive son dû au terme de la transaction, c'est-à-dire une fois que les paiements du client auront été encaissés.

Ceci termine la création de votre fiche "Vente". À ce stade-ci, vous êtes maintenant prêt à créer une soumission ou encore directement passer à la création de la facture, puisque l'étape de la soumission est à 100 % optionnelle. 

À cet effet, vous souhaiterez possiblement consulter les articles suivants de notre FAQ

Comment créer une Soumission dans GEM-BOOKS ?

Comment créer une Facture dans GEM-BOOKS ?

Dans ce cas spécifique, vous pourriez trouver utile de consulter les articles suivants de notre FAQ

Comment éditer une Vente déjà créée et existante dans GEM-BOOKS ?

Comment éditer une Soumission déjà créée et existante dans GEM-BOOKS ?

Avant de pouvoir générer des dépôts directs à partir de GEM-BOOKS, il vous faut premièrement configurer les paramètres de votre institution financière. Ces configurations vous permettront de payer vos fournisseurs directement par dépôts directs, mais aussi vos employés si vous avez le module "Paie des employés". À noter que vous n'avez pas besoin du service de paie de votre institution financière pour profiter des dépôts directs. Pour ce faire, vous devez choisir un des comptes comptables de la charte de comptes afin de lier celui-ci à votre institution financière.

Dans la fiche de ce compte, assurez-vous que l'option Ce compte est utilisé pour les paiements/encaissements soit cochée. Ensuite, une nouvelle option Demander de générer des dépôts directs lors des paiements sera affichée. Après l'avoir cochée, vous verrez apparaitre un nouvel onglet DÉPÔTS DIRECTS. Cliquez sur celui-ci afin de configurer les paramètres de votre institution financière.

Dans le but de vous faciliter la tâche, vous pouvez choisir dans le champ Choisissez votre banque le nom de votre banque, ce qui préremplira certains champs du formulaire. Si votre banque ne s'y trouve pas, vous pouvez choisir l'option Autre qui vous permettra d'entrer les configurations manuellement. (*À noter qu'il est possible que votre banque ne soit pas supportée si celle-ci n'utilise pas le format standard) 

Commencez par entrer votre numéro de transit, institution et compte. Ces informations se trouvent sur vos chèques ou spécimen de chèque dans le même ordre que présenté dans le formulaire. Ensuite, il vous faut inscrire la centrale ACP de votre banque, cette information est automatiquement inscrite si vous avez choisi votre banque dans le haut du formulaire. Afin d'utiliser le service de dépôt direct de votre banque, il vous faut vous avoir inscrit à leurs services. Après votre inscription, ils vous fourniront un numéro d'identification à la centrale ACP que vous inscrirez dans les champs du même nom. Si vous utilisez le même numéro pour la paie, vous pouvez l'inscrire dans les multiples champs à ce sujet.

Le champ nom auprès de votre banque (abrégé) et nom auprès de votre banque (complet) sert à indiquer le nom qui sera affiché lors des dépôts directs (généralement le nom de votre entreprise).

Le nom du fichier n'est pas obligatoire, utilisez-le seulement si votre banque exige que le fichier de dépôt direct soit nommé d'un nom particulier, ce qui n'est habituellement pas le cas. Il y a aussi une option disponible si le module de Paies est activé sur votre système afin d'entrer des informations différentes pour les dépôts directs générés par le module de Paies.

Le champ Dernier numéro généré par le système indique le dernier numéro de dépôt direct qui a été généré par le système. Par défaut, il sera à 0, car il n'y a pas encore eu de dépôt direct généré. Par la suite, cette valeur s'incrémentera de 1 pour chaque dépôt généré.

Configuration de vos destinataires

Maintenant que votre banque est bien configurée, il vous faut avoir des destinataires afin de générer des dépôts directs. GEM-BOOKS permet d'envoyer des dépôts directs vers des fournisseurs, ou bien des ressources humaines à condition que le module de Paie soit activé. Pour les fournisseurs, sous l'onglet "Termes", vous pouvez inscrire les informations de spécimen de chèque de celui-ci (Transit/Institution/Folio). Pour les ressources humaines, les trois mêmes champs sont présents sous l'onglet 'Info'.

Vos dépôts directs sont désormais configurés et prêts à être utilisés.

Attention à ne pas inverser les numéros, ou de mettre des numéros erronés, car le paiement ne fonctionnera pas!

Configuration des destinataires

Maintenant que votre banque est bien configurée, il vous faut avoir des destinataires afin de générer des dépôts directs. GEM-CAR permet d'envoyer des dépôts directs vers des fournisseurs, ou bien des ressources humaines à condition que le module de Paies soit activé. Pour les fournisseurs, sous l'onglet Termes, vous pouvez inscrire les informations de spécimen de chèque de celui-ci (Transit/Institution/Folio). Pour les ressources humaines, les trois mêmes champs sont présents sous l'onglet 'Info'.

Vos dépôts directs sont désormais configurés et prêts à être utilisés.

Afin d'en savoir plus et pour produire des dépôts directs, référez-vous à la FAQ suivante : Comment produire des dépôts directs?

La charte de comptes est en fait la liste des comptes comptables pour faire des transactions. Quand vous regardez vos rapports financiers tels que le bilan, l'état des résultats et la balance de vérifications, vous voulez avoir l'état de vos revenus, vos dépenses, etc. La charte de comptes est le squelette ou la fondation de votre entreprise. On la travaille habituellement au début et on n'y touche presque plus ensuite. Votre comptable est la meilleure personne pour vous aider à définir votre charte de comptes. Faites-là valider par le comptable qui fermera l'année. On veut éviter que ce dernier nous dise en fin d'année: "avoir su plus tôt, je t'aurais fait mettre telle dépense dans tel autre compte".

Un certain nombre de comptes sont inclus dans votre logiciel. À vous de renommer le code si ce dernier ne correspond pas à celui de votre comptabilité ou encore, changer le nom pour l'adapter à votre situation propre, si le système vous le permet.

À la création d'un nouveau GEM-BOOKS, nous incluons une charte de comptes type. Il vous est possible de la modifier en vous basant sur la liste des comptes que votre comptable vous aura proposée. Exemple: Vous désirez identifier clairement la banque avec laquelle vos transactions sont effectuées, Banque Nationale, Caisse Desjardins, etc. Pour se faire, rendez-vous dans la section "Comptabilité" et cliquez sur "charte de comptes". Tant que vous n'avez pas fait de transactions, vous pouvez exporter votre charte de comptes en Excel, la changer ou la faire modifier par votre comptable et la réimporter dans GEM-BOOKS. Voir: Comment importer une charte de comptess?

Avant de renommer un compte ou de le rendre inactif, référez-vous à cet article: Comment supprimer un client, un fournisseur ou effacer une vente?

Imaginons vos dépenses: Vous voulez savoir votre dépense de téléphone, de bureau, de salaire, etc. Chacune de ces dépenses correspond à un compte de votre charte de comptes. Voici un exemple pratique, pour savoir combien vous coûtent vos fournitures de bureaux, vous avec le choix des comptes suivants: Achat de crayons, achat d’effaces, achat de trombones, etc., ou simplement le compte Fourniture de bureau.

Plus de détails sur les soldes d'ouvertures: À quoi sert un bilan d'ouverture?

Définition sommaire des termes:

ACTIF C'est un bien qui a une valeur à un moment donné. Par exemple, votre voiture, votre compte de banque, vos comptes à recevoir, votre logiciel comptable... Norme: Le code de ce compte doit commencer par 1, et est normalement DÉBITEUR

PASSIF C'est ce que l'on doit. Par exemple, une marge de crédit, une dette, etc. Norme: Le code de ce compte doit commencer par 2, et est normalement CRÉDITEUR

CAPITAL Quant au capital, c'est ce que l'on vaut. Par exemple, un bénéfice, du capital action, etc. Si nous vendons tous nos actifs et payons tous nos passifs, le capital est ce qui nous reste. Vous retrouverez donc l'équation suivante: ACTIF=PASSIF+CAPITAL Norme: Le code de ce compte doit commencer par 3, et est normalement CRÉDITEUR

REVENU Comprend tous les postes de ventes diverses. Norme: Le code de ce compte doit commencer par 4, et est normalement CRÉDITEUR

DÉPENSES Les dépenses se dispensent de description, c'est ce qu'il y a de plus facile à faire dans une entreprise. Norme: Le code de ce compte doit commencer par 5, et est normalement DÉBITEUR. Tout compte de votre charte est soit normalement créditeur, soit normalement débiteur. C'est simplement une convention comptable. Il ne faut pas essayer de trouver une explication logique si vous n'êtes pas familier avec cette convention.

COÛT DES MARCHANDISES VENDUES (CMV) Si le compte de dépense que vous créez est une dépense reliée directement à votre coût de vos marchandises vendues, indiquez « coût des marchandises vendues » comme type de compte. De cette façon, sous les revenus, vous verrez le coût de vos marchandises vendues et le profit brut.

• DÉBIT Les comptes d'actifs et de dépenses sont normalement débiteurs. 
• CRÉDIT Les comptes de passifs, de revenus et de capital sont normalement créditeurs.

COURT TERME Normalement réalisable dans l'année qui suit (Ex: Compte de banque)

LONG TERME Normalement réalisable dans plus d'un an (Ex: Mobilier). Toujours par convention, mettre les comptes à court terme avant ceux à long terme.

COMPTE DE BANQUE Dans le cas où votre compte est un compte de banque sur lequel vous tirez des chèques

TAXABLE Cocher si le compte affecte normalement la TVQ et la TPS. (Un champ supplémentaire apparaîtra. Si le pourcentage taxable de ce compte n'est pas de 100%, veuillez inscrire le pourcentage ici. Les taxes seront donc appliquées selon le pourcentage inscrit ici.)

Configuration d’un code de grand livre de frais de représentation avec des taxes à 50%.

En résumé :

• Cochez l'option "Taxable?" afin que les taxes soient automatiquement appliquées sur les transactions effectuées avec ce compte,
• Utilisez le pourcentages pour appliquer la bonne répartition; Ex frais de représentation à 50%,
• Exclus de la case 101 du rapport de taxes.

Pour les Types de comptes, voici vos choix.

Modifiez les types de compte via le menu de gauche sous Comptabilité > Charte des comptes”.

Pour visualiser la présentation et l'utilité des types des comptes, allez dans le menu Comptabilité > Rapport  > Bilan et cliquez sur “Envoyer” pour visualiser.

Pour chaque code de GL, vous pouvez associer un « Types de comptes » dont les type seront présentés et détaillés dans la fenêtre ci-dessous

Dans l'exemple, les comptes 1010 et 1020 sont des Compte de sous-groupe, ils sont écrits avec un retrait. Le compte 1040 est plutôt un compte Total de sous-groupe, il indique la somme des comptes de sous-groupes au-dessus de lui. Ce type de compte n’est pas utilisable dans une transaction.

Compte de sous-groupe
Les comptes 1010 et 1020 sont des « Compte de sous-groupe », ils sont écrits avec un retrait en bleu. Ils sont utilisables dans une transaction compable.

Total de sous-groupe
Le compte 1040 est plutôt un compte « Total de sous-groupe », il indique la somme des comptes de sous-groupes au-dessus de lui et affiche le total. Ce type de compte n’est pas utilisable dans une transaction.

Dans l’exemple ci-dessous:

Compte d’entête
Il sert titre à groupe de comptes et est en gras. Ce type de compte n’est pas utilisable dans une transaction compable.

Le mot Taxes en gras est un compte de type En-tête du groupe. Ce type de compte n’est pas utilisable dans une transaction. Les comptes 2210 et 2240 sont des Comptes de groupes, soit des comptes normaux, mais puisqu’ils sont précédés d’un compte de type En-tête de groupe, ils sont placés en retrait. Enfin, le compte 2260 est un compte de type Total de groupe, il affiche le total du groupe. Ce type de compte n’est pas utilisable dans une transaction.

Vous remarquerez un dernier compte, codifié 999999, soit d'ajustement ou transitoire. C'est votre choix d'avoir un tel compte, mais je vous suggère d'avoir un compte dont la fonction n'est pas bien définie. Lorsque vous serez devant une transaction dont vous ne savez pas quel compte affecter, utilisez temporairement ce compte, le temps de demander à votre comptable ce que vous auriez dû faire. Un compte d'ajustement sert aussi comme compte temporaire lors de l'importation initiale. Nous suggérons d'utiliser le compte de "Ajustements" que nous codons avec les lettres AJ lors de l'importation.

Petite note pour les comptes de bénéfices.

• Bénéfices non répartis
• Bénéfices en cours
• Bénéfice net

Celui qui est configuré dans GEM-BOOKS est le compte qui vous servira à cumuler les bénéfices d'opération, bref, celui qui accumulera vos profits. Nous suggérons d'utiliser le compte de Bénéfices en cours que nous codons avec les lettres BF lors de l'importation.

IMPORTANT: Dès que votre charte de comptes sera à votre goût (et à celui du comptable), définissez immédiatement après les comptes comptables principaux dans le menu Comptabilité, Paramètres, Configurations. Même chose si vous avez des modules activés comme la paie des employés paie des employés CCQ.

Exemple de comptes usuels - Marge de crédit

Lorsque vous commencez à utiliser GEM-BOOKS pour faire votre tenue de livres, vous devez demander un rapport de balance de vérification sur votre ancien logiciel et entrer ces données dans GEM-BOOKS afin de commencer avec les mêmes chiffres. 

L'importation de vos soldes de départ se fera donc en deux étapes :

1- Les soldes de départ des comptes (Charte des comptes)
2- Les soldes de départs des clients/fournisseurs (Transactions)

Pour la première étape, vous pouvez entrer les soldes de départs de chaque compte comptable dans la fiche de ceux-ci. Les comptes sont accessible à partir du menu Comptabilité, Charte des comptes.

Sur votre ancien logiciel, imprimez une balance de vérification. Ensuite, pour chaque compte, entrez le montant dans le champ Solde de départ du compte.

Si le solde est au crédit, veuillez inscrire un montant négatif, si le solde est au débit, veuillez inscrire un montant positif. Répétez l'opération pour chacun de vos comptes, excepté les comptes recevables et payables. Ces 2 comptes seront traités à la la prochaine étape.

Pour la deuxième étape, il vous faudra entrer un solde de départ pour chacun de vos fournisseurs et clients.

Pour ce faire, il suffit de créer une nouvelle transaction de type facture pour le client concerné et au lieu d'utiliser un compte de revenus (ou de dépenses dans le cas d'un fournisseur), choisissez le compte d'ajustements qui par défaut est le compte 9999.

Vous pouvez imprimer un âge des comptes (officiel) à partir de votre ancien logiciel afin de voir tous les transactions en cours qu'il vous faut entrer dans Actif.

La transaction finale ressemblera à ceci : 

- Le compte recevable (ou payable) avec le solde d'ouverture du client (ou fournisseur) reflétant le total des montants dû.
- Le compte d'ajustements avec la balance du solde.

Lorsque vous aurez complété ces deux étapes, votre comptabilité sera au même niveau d'un point de vue comptable que sur votre ancien logiciel.

De nos jours, un mot de passe ne suffit plus tout le temps afin de sécuriser votre compte et vos données. Votre téléphone mobile devient donc une clef pour confirmer que c'est bien vous qui avez entré votre mot de passe. Si quelqu'un réussit à saisir votre mot de passe, faut-il quand même que vous acceptiez la demande de connexion à l'aide de votre mobile. C'est ce que l'on appelle l'authentification à double facteurs.

GEM-BOOKS a décidé d'emboiter le pas, d'ajouter la double authentification et ce, dans le but de rendre plus sécure toutes les données de la plateforme. Pour ce faire, allez dans le menu de gauche, Paramètres > Configurations onglet Globales et sélectionnez ensuite l'option Rendre la double authentification (SMS) obligatoire à chaque connexion.

Une fois cette option activée, GEM-BOOKS incitera les utilisateurs qui se branchent à ajouter leur numéro de téléphone cellulaire dans leur fiche de ressource humaine.

Dès qu'un numéro de cellulaire est ajouté à votre profil, lors de votre prochaine connexion, vous recevrez sur votre cellulaire un message SMS contenant un code que vous devrez entrer sur la page Web suivante.

Le numéro de téléphone +1 (226) 241-6154 est le numéro à qui a été envoyé le code de sécurité. Il contient 6 chiffres que vous devez entrer dans la fenêtre de validation suivante.

Note : Cette double authentification ne sera nécessaire que si vous vous connectez à partir d'un autre appareil ou si vous videz l'historique de votre navigateur.

Pour l'administrateur qui vous invitera, il verra votre numéro de téléphone cellulaire tel qu'entré dans votre fiche de ressource humaine.

Activation de la double authentification

Afin de mieux sécuriser vos données, il est conseillé de demander une double authentification à vos utilisateurs.

Étape 1 - Renseigner le numéro de téléphone des utilisateurs:

Pour cela, il faut d'abord renseigner le champ "Téléphone cellulaire" de chacun de vos utilisateurs de GEM-BOOKS.

1- Ouvrez votre GEM-BOOKS en mode Administrateur (avec un compte administrateur)

2- En haut, à droite, cliquez sur l'icône de votre compte, et aller sur "Gestion de votre compte"

3- Allez ensuite sur l'onglet "Utilisateurs"

4- Cliquez sur l'utilisateur à qui vous désirez renseigner son numéro de téléphone.

5- Renseignez le numéro de téléphone dans la case "Téléphone cellulaire (nécessaire pour la double authentification)"

N'oubliez pas d'enregistrer!

Étape 2 - Activer la double authentification sur GEM-BOOKS:

Pour activer la double authentification dans GEM-BOOKS, il vous suffit de cocher une case! Pour cela :

1- Allez sur "Paramètres" et "Configurations", sur votre menu (à gauche)

2- Cochez la case "Rendre la double authentification (SMS) obligatoire à chaque connexion".

Bien sûr, n'oubliez pas d'enregistrer en cliquant sur le bouton Vert.

Maintenant, vous pouvez faire une double authentification pour vous connecter à GEM-BOOKS.

NOTE : Cette procédure force la double authentification à chaque fois que vous essayez de vous connecter.

Outre les modules gratuits, la plupart des entreprises auront besoin d'un abonnement à un ou à plusieurs modules complémentaires comme la tenue de livres et la comptabilité et les paies.

En deux mots, rendez-vous dans votre menu Avatar en haut à droite, dans la gestion de votre compte. Sous l'onglet modules complémentaires, cochez ou décochez les modules. Si vous ne voyez pas cet onglet, branchez-vous avec l'administrateur du compte (l'usager qui paye le compte).

Voici comment personnaliser votre expérience de travail avec en y ajoutant chacun des modules complémentaires dont vous et votre entreprise avez besoin. Tous les modules vous sont offerts sous forme d'abonnement mensuel, et c'est vous qui définissez quels modules constituent les outils que vous souhaiterez utiliser pour gérer efficacement votre entreprise et conséquemment, en accroître la productivité et la rentabilité.  Chaque module vient avec une période d'essais de 30 jours.

Dans votre menu avatar en haut à droite (là où vous trouverez votre nom) vous pouvez gérer votre compte GEM-BOOKS. Dans notre exemple, Roger Point Point occupe les fonctions de super-administrateur et par conséquent, dispose des droits d'accès nécessaires, lui permettant ainsi de pouvoir gérer le compte GEM-BOOKS de l'entreprise.

Dans la Gestion de mon compte, vous verrez apparaître le tableau suivant :

Inscrivez les informations de votre carte bancaire dans le bouton jaune. Note: Nous offrons aussi le paiement préautorisé, communiquez avec votre représentant pour activer ce mode de paiement.

C'est dans l'onglet Modules complémentaires où vous pourrez aisément effectuer la sélection des modules pour lesquels vous souhaitez souscrire un abonnement. Vous trouverez  sous le nom du module une brève description des fonctions que l'activation de celui-ci mettra à votre disposition.

Si le module ne vous convient pas, vous devrez le désactiver manuellement.

Cliquez sur Enregistrer pour activer ou désactiver le ou les modules sélectionnés.

Facturation

C'est sous cet onglet où vous pourrez consulter les factures liées à votre abonnement. Par défaut, uniquement l'administrateur du compte a accès à ses informations, mais vous pouvez déléguer cet accès à l'aide de l'option suivante : 

Utilisateurs

Une liste des utilisateurs et clients invités à la plateforme.

Une soumission est un document récapitulatif qui vous présente la vente que vous avez créée précédemment. C'est comme visionner votre panier d'achats au terme de votre magasinage, mais avant de passer à la caisse.

Certains clients voudront recevoir une soumission afin de pouvoir examiner, vérifier, valider et/ou approuver la vente avant d'en autoriser la facturation.  Notez que dans GEM-BOOKS, cette étape du processus est totalement optionnelle et ne constitue pas un prérequis pour pouvoir passer à l'étape de la facturation.  Dans le déroulement du processus de votre transaction, vous pouvez choisir de créer une facture immédiatement après avoir complété votre vente, sans qu'aucune soumission n'ait été créée au préalable. 

Dans cet article, nous vous guiderons afin de vous permettre de créer une soumission, une fois que votre fiche Vente a été complétée.

Pour les besoins, nous présumerons que la fiche Vente a été préalablement complétée.
Nous utiliserons la fiche Vente numéro 1000242, qui a été créée précédemment.
Dans un premier temps, retrouvons-la dans la liste des ventes.

Dans le Menu, cliquez sur la section VENTES du module VENTES... 

GEM-BOOKS nous fera maintenant apparaître la liste des Ventes.

Retrouvons la Vente 1000242 dans la liste, puis ramenons cette fiche à l'écran en cliquant dessus.

À sa demande, nous souhaitons maintenant présenter au client un aperçu de ce qui lui sera ultérieurement facturé, c'est pourquoi nous lui présenterons une soumission. 

 Rien de plus simple ! Localisez le bouton  au bas de l'écran, à droite, puis cliquez dessus.

GEM-BOOKS va immédiatement créér la soumission que vous souhaitez présenter à votre client  et ira la déposer à votre disposition, dans l'onglet DOCUMENTS de votre fiche Vente.

Voici un aperçu de la soumission que vous venez tout juste de créer.
(l'apparence est en fonction du modèle choisi et défini dans la configuration)

Votre soumission est accessible pour visualisation, en cliquant sur le nom du document , pour téléchargement  , sauvegarde  , impression  et également pour envoi par courriel  .

C'est également ici que GEM-BOOKS vous offre la possibilité de supprimer la soumission , si celle-ci ne vous est plus utile.

Rappel très important : la suppression de tout document est une opération qui est irréversible dans  GEM-BOOKS. Le document ainsi supprimé ne pourra en aucune façon être recouvré suite à sa suppression.  Il est parfois préférable de conserver un document qui ne servira peut-être plus jamais, plutôt que courir le risque de vous retrouver un jour dans une situation où vous auriez impérativement besoin de produire un document qui aurait  préalablement été supprimé.

Avant de procéder à l'effacement irrévocable de quelque document que ce soit, GEM-BOOKS vous demandera toujours de confirmer votre demande de suppression en vous faisant apparaître cette boîte de dialogue.

À la création de votre compte GEM-BOOKS, vous avez choisis si vous chargiez les taxes. Si pour une raison ou une autre vous ne vous les avez pas activé, rendez-vous dans les Paramêtres, Configurations et dans l'onglet Devises/Taxes. Spécifier la règle de taxe "Taxes Canada" dans le menu local intitulé "Règle de taxes par défaut".

Vous n'avez rien à configurer pour les taxes sinon de spécifier vos numéros de taxes. Même si vous vendez dans une autre province ou que les services sont rendus ici pour une compagnie basée dans un autre pays, vous aurez toujours le loisir de les ajuster : À quoi sert le bouton "Préciser" que l'on retrouve sur chaque ligne d'une Vente?

Il n'est plus nécessaire de modifier les configurations de taxes après cette étape. Lorsque vous générez une soumission à partir d'une vente, vous devriez voir vos numéros de taxes à côté du total en bas. Par contre, si vous avez fait une erreur et que vous souhaitez modifier vos configurations, voici la procédure.

Spécifier vos numéros de taxes (Vos identifiants gouvernementaux)

Cliquez sur le menu Paramètres, Configuration et rendez-vous dans l'onglet Devises/Taxes.

Si vous voulez spécifier vos numéros de taxes, cliquez sur la règle de taxes "Taxes Canada". Si vous avez le module Transporteur, courtier ou courrier, vous devrez refaire la même chose dans "Taxes Canada - Transport de marchandises" et "Taxes Canada - Transport de marchandises au Québec".

Note : Si vous voulez vendre des produits hors taxes, inutile d'ajouter une règle de taxe. Spécifier simplement la règle de taxe «aucune» à utiliser dans une catégorie ou manuellement lors d'une vente dans l'onglet "Comptabilité" du bouton "Préciser".

Dans cette section, toutes les taxes sont spécifiées par province. Vous pouvez donc cliquer sur chacune d'entre elles pour y insérer vos numéros de taxes. Il est important d'insérer vos numéros dans chaque province, car si vous facturez un client dans une province où le numéro de taxe n'y est pas inscrit, celui-ci n'apparaîtra pas sur la facture.

Finalement, le plus important est de spécifier les comptes comptable de votre charte de compte par ici :

Truc : Vous pouvez masquer la colonne codes de taxes sur la facture à l'aide de l'option "Masquer le code des taxes dans les documents des ventes" dans le menu Ventes, Paramètres, Configurations.

Nous avons des outils permettant d'aspirer les données de Sage 50 et d'Acomba. Si vous utilisez un de ses deux logiciels, référez-vous aux articles suivants :

• Comment importer ses données de Sage 50 (Simple Comptable)?
• Comment importer ses données d'Acomba?

Pour tous les autres, il est possible d'importer votre charte de comptes et de spécifier vos soldes de départ en cours d'année financière. Nous pouvons aussi importer vos recevables et vos payables ainsi que la liste de vos clients, fournisseurs, ressources humaines, produits et services de votre ancien logiciel.

Petit truc, exportez d'abord les données de GEM-BOOKS, modifiez-les dans un tableur (Excel) et réimportez-les!

 Dans l'ordre :

• Importez votre charte de comptes pour ensuite la modifier et la personnaliser.
• Créez vos ressources humaines et donner un accès
• Importez vos clients, voir plus bas
• Importez vos fournisseurs, voir plus bas
• Importez vos Produits et Services, voir plus bas
• Importez vos recevable et payables

Si vous êtes connecté sur GEM-BOOKS avec un utilisateur qui a le droit "Importation de données" sur son rôle, vous aurez accès au menu Paramètres, Importez vos données.

Pour chaque onglet, un fichier modèle (au format Excel) vous est fourni afin d'importer vos données. Il vous suffit donc de cliquer sur le bouton   afin de télécharger le Excel, et ensuite de remplir le Excel avec les instructions de celui-ci. Si vous désirez télécharger le fichier modèle contenant les données actuelles du système, vous pouvez utiliser le bouton . Cela est particulièrement pratique lorsque vous désirez faire une mise à jour de certaines valeurs à partir du fichier Excel. Lorsque vous téléverserez le fichier, les données vont se mettre à jour dans le système.

Lorsque vous avez terminé de remplir le fichier, vous pouvez le réinsérer dans le système en cliquant sur le bouton . Par la suite, un écran démontrant l'ensemble des données qui seront importées vous sera présenté, il vous suffira de confirmer pour que l'importation démarre. Vous pouvez répéter cette étape pour chaque onglet que vous désirez importer vos données dans GEM-BOOKS.

Attention : Si vous importez vos données à partir du logiciel Sage 50 ou Acomba, veuillez communiquer avec un membre de notre équipe. Nous disposons d'un outil qui importe vos données automatiquement.

Avant de commencer, assurez-vous de n'avoir aucune transaction

L'importation et la création de votre charte de comptes doit être faite dès vos premiers pas dans GEM-BOOKS. Votre compte ne doit comporter aucune transaction lors de l'importation d'une charte de comptes.

Si vous avez fait des transactions, mais que vous désirez importer une charte de comptes, trois options s'offrent à vous :

1. N'importez pas de charte de comptes. Configurez plutôt votre charte de compte manuellement.
2. Supprimez vos quelques transactions une à une.
3. Contactez votre représentant ou écrivez à l'adresse [email protected] et nous le ferons pour vous.

Importer une charte de comptes à partir d'un fichier Excel

Pour importer une charte de comptes à partir d'un fichier Excel, vous devez d'abord exporter notre gabarit que vous pourrez modifier par la suite.

Pour commencer, dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres, Exportez vos données. Une fenêtre intitulée Exportation apparaîtra. Cliquez sur l'onglet Comptes et ensuite sur le bouton bleu Exportez vos données (voir image ci-dessous).

Voici ce à quoi une charte de compte complète peut ressembler :

Code - Inscrivez le numéro du compte. Il s'agit généralement d'un numéro à quatre ou à six chiffres.

Nom - Inscrivez le nom du compte. Assurez vous que ce nom soit descriptif. Par exemple, s'il s'agit du compte pour les remises fédérales, nommez le « Remises fédérales ».

Type - Inscrivez dans la case le code qui correspond au type de compte :

AC = Actifs à court terme
AL = Actifs à long terme
PC = Passifs à court terme
PL = Passifs à long terme
C = Capital
R = Revenus
AR = Autres revenus
D = Dépenses
AD = Autres dépenses

Par exemple, s'il s'agit d'un compte de revenus, inscrivez la lettre R. S'il s'agit d'un compte pour les passifs à long terme, inscrivez PL. 

Crédit/Débit - Inscrivez dans la case s'il s'agit d'un compte débit ou crédit :

C = Crédit
D = Débit

S'il s'agit d'un compte crédit, inscrivez C. S'il s'agit d'un compte débit, inscrivez D.

Taxable - Inscrivez dans la case s'il s'agit d'un compte taxable ou non :

S'il est taxable, inscrivez Oui. S'il n'est pas taxable, inscrivez Non.

Devises - Inscrivez dans la case s'il s'agit d'un compte en devise canadienne ou américaine :

CAD = Devise canadienne
USD = Devise américaine

S'il s'agit d'un compte en devise canadienne, inscrivez CAD. S'il s'agit d'un compte en devise américaine, inscrivez USD.

Solde de départ - Inscrivez le solde de départ du compte

Plus de détails sur les soldes d'ouvertures : À quoi sert un bilan d'ouverture?

Si le solde est au crédit, inscrivez un montant négatif. Si le solde est au débit, inscrivez un montant positif. La somme de la colonne Soldes de départ doit donner zéro.

Configurations des comptes principaux

B = Banque par défaut, Habituellement 1020
BF = Bénéfices en cours, Habituellement 3150 (Bénéfice net)
R = Revenu principal par défaut, Habituellement 4200
A = Achat principal par défaut, Habituellement 5200
C = Compte À recevoir Clients / Recevable, Habituellement 1200 (Sera à 0$ lors de l'importation*)
P = Compte À payer Fournisseurs / Payable, Habituellement 2100 (Sera à 0$ lors de l'importation*)
EC = Escompte client Pmt anticipé et remise sur ventes, Habituellement 4240
EP = Escompte fournisseur Pmt anticipé et remise sur achats, Habituellement 5240
TPSP = TPS perçue sur les ventes (À payer), Habituellement 2310
TVQP = TVQ perçue sur les ventes (À payer), Habituellement 2340
TPSR = TPS payée sur les achats (À recevoir), Habituellement 2315
TVQR = TVQ payée sur les achats (À recevoir), Habituellement 2345
AJ = Compte d’ajustements

Par exemple, s'il s'agit de votre compte de banque par défaut, inscrivez la lettre B. Si un compte n'existe pas, vous devrez le créer même si vous ne vous en servirez jamais.

Groupe 

HG = En-tête de groupe
SG = Compte de sous-groupe
TSG = Total de sous-groupe
CG = Compte de groupe
TG = Total de groupe

Les codes de comptes doivent être uniques

Attention! Si vous importez une charte de comptes qui contient un code de compte déjà existant dans Actif, le compte dans Actif sera remplacé par le compte dans la charte.

Par exemple, vous ajoutez à votre charte en format Excel un compte de TPS Payée dont le code est 1007. Cependant, vous ne vous êtes pas rendu compte que vous avez déjà un compte de TVQ Payée configuré dans Actif dont le code est 1007. Au moment d'importer votre charte, le compte de TVQ Payée serait remplacé par le compte de TPS Payée, car ils ont le même code.

Comptes actifs et inactifs

Lorsque vous importez une charte de comptes, les comptes déjà configurés dans Actif deviendront innactifs, et les comptes importés deviendroit actifs. Assurez-vous donc que tous vos comptes soient compris dans la charte de comptes que vous importez.

Par exemple, vous avez déjà configuré votre compte de la Petite Caisse (1002)  dans Actif, mais vous voulez importer une charte de comptes. Si la charte de comptes que vous importez ne comprend pas le compte 1002 - Petite Caisse, ce compte deviendra inactif dans le logiciel.

*Les comptes principaux de type C, Compte À recevoir Clients et P, Compte À payer Fournisseur, doivent avoir un solde de départ à zéro. Le truc est d'additionner les montants de ses deux comptes et de l'ajouter au compte de type AJ, Compte d’ajustements. De cette façon, votre balance de vérification balancera après l'importation. Il ne vous restera qu'à importer vos recevables et vos payables à l'aide de l'onglet Factures. Là, où les lignes de type Client totaliseront le montant que vous aviez dans le compte de type C et celles de Fournisseur totaliseront le montant de P.

Truc : Dans Excel, assurez-vous de faire la somme de la colonne "Solde de départ/Start balance". Si vous arrivez à zéro, vous pouvez procéder à l'importation, sinon, il vous reste du travail à faire. (N'oubliez pas de supprimer ce total avant de l'importer).

Activer un compte inactif

Pour activer un compte inactif, cliquez sur Comptabilité > Charte des comptes. Ensuite, cliquez sur l'icône bleu des listes dans le coin supérieur droit de l'écran (voir image ci-dessous).

Dans la boîte de dialogue des listes, sélectionnez le statut Inactif et cliquez sur le bouton vert "Filtrer" (voir image ci-dessous).

Parmi la liste des comptes inactifs, cliquez sur le compte que vous désirez activer. Sur la page des informations du compte, sélectionnez "Oui" sous le menu intitulé Actif. Ensuite cliquez sur le bouton vert "Enregistrer" (voir image ci-dessous). 

Finalement, il est toujours judicieux d'être prévoyant et de faire valider sa charte de comptes par le ou la comptable externe qui ferme votre année en lui fournissant votre état des résultats. (Pour lui faciliter la tâche, invitez votre comptable à se joindre à GEM-BOOKS!)

Aussi, n'hésitez pas à faire appel à l'un de nos professionnels de la comptabilité certifiés.

Il peut aussi être utile de vérifier que votre comptabilité est configurée correctement en suivant la FAQ : Quel sont les éléments à vérifier et comment configurer l'application pour commencer à utiliser le Module pour la tenue de livres et la comptabilité?

Tout d'abord, merci de nous envoyer la concordance entre vos comptes et nos comptes principaux. Vous n'avez qu'à remplacer les #### par le numéro de votre charte de compte à vous.

Note :

• Si un compte est inexistant, il faudra le créer dans votre charte de comptes
  Par défaut, signifie que l’ordinateur va choisir ce compte au lieu d’un autre. Par contre, ça ne veut pas dire que les autres ne seront pas disponibles, car tous vos autres comptes seront aussi importés.

Remplacez-les #### par vos numéros de comptes de votre charte de compte actuel.

####    Banque par défaut, Habituellement 1020
####    Bénéfices en cours, Habituellement 3150 (Bénéfice net)
####    Revenu principal par défaut, Habituellement 4200
####    Achat principal par défaut, Habituellement 5200
####    Compte À recevoir Clients / Recevable, Habituellement 1200
####    Compte À payer Fournisseurs / Payable, Habituellement 2100
####    Escompte client Pmt anticipé et remise sur ventes, Habituellement 4240
####    Escompte fournisseur Pmt anticipé et remise sur achats, Habituellement 5240
####    TPS perçue sur les ventes (À payer), Habituellement 2310
####    TVQ perçue sur les ventes (À payer), Habituellement 2340
####    TPS payée sur les achats (À recevoir), Habituellement 2315
####    TVQ payée sur les achats (À recevoir), Habituellement 2345
####    Compte d'ajustements
####    Compte pour les commissions (Facultatifs)
####    Comptes pour les coûts d'acquisition de client (Facultatifs)
####    Comptes pour les coûts variables (Facultatifs)

Nous utiliserons ses informations pour faire correspondre vos comptes avec ceux de GEM-BOOKS lors de l'importation dans notre outil interne.

Une fois la liste des comptes principaux complétée, vous pouvez communiquer avec votre représentant afin d'effectuer les exportations de vos fichiers Acomba vers Excel.

1. Ouvrir votre Acomba
2. Connecter vous avec un compte ayant tous les droits
3. Génération des rapports

Acomba X : Pour chaque rapport généré, exporter au format en .xls

Autre (Acomba <= 9)
Pour chaque rapport généré :

Attendre que le rapport ait terminé de se générer, vous le saurez quand le symbole d'Arrêt en rouge deviendra grisé.

Cliquez sur le bouton en haut de cette fenêtre "Mode Papier/Chiffres"

Faites un clic droit de la souris dans le rapport et faire "Sélectionner tout"

Refaire un autre clique droit dans le rapport et faites "Copier vers le tableur". Cela ouvrira Excel, créez un nouveau tableur vide et coller le contenu à partir de la cellule A1. (Attention de ne pas vous trouver "dans" la cellule A1, autrement dit, après avoir collé, vous devriez avoir une valeure dans la cellule B1 aussi). Enregistrez ensuite le fichier au format .xls.

Voici les rapports à sortir :

Clients
Onglet "Clients" -> Bouton "Rapports des clients" -> Onglet "Liste Clients" (Options : "Inclure : Tous", Type : "Complète")
Nom du fichier suggéré : Clients.xls

Fournisseurs
Onglet "Fournisseurs" -> Bouton "Rapports des fournisseurs" -> Onglet "Liste Fournisseurs" (Options : "Tous", Type : "Complète")
Nom du fichier suggéré : Fournisseurs.xls

Charte de comptes
Onglet "Comptabilité" -> Bouton "Liste des comptes" (Options : "Sommaire", "Comptes, Tous")
Nom du fichier suggéré : Charte de comptes.xls

Transactions
Onglet "Comptabilité" -> Bouton "Rapport des transactions" (Type : "Détaillée", "Inclure Chèque, Dépôt, Écritures", Périodes : "Toutes")
*Si le rapport est trop gros, vous pouvez le sortir en plusieurs périodes et faire un fichier par période. Pour savoir combien vous avez de périodes, commencez par exporter la période courante, si le rapport commence par "Liste détaillée des chèques pour la période 7, terminez l'exportation de la période courante et ensuite exportez les périodes 1 à 6.
Nom du fichier suggéré : Transactions.xls

Balance de vérification
Onglet "Comptabilité" -> Bouton "Rapport financiers" -> Onglet "Balance de vérification" (Inclure : "Comptes inactifs", Périodes : "Toutes")
Nom du fichier suggéré : Balance de verification.xls

Âge des comptes recevables
Onglet "Clients" -> Bouton "Rapports des clients" -> Onglet "Âge des comptes" (Options : "Tous", Date : "Aujourd'hui")
Nom du fichier suggéré : Age des comptes recevables.xls

Âge des comptes payables
Onglet "Fournisseurs" -> Bouton "Rapports des fournisseurs" -> Onglet "Âge des comptes" (Options : "Tous", Date : "Aujourd'hui")
Nom du fichier suggéré : Age des comptes payables.xls

État des comptes recevables
Onglet "Clients" -> Bouton "Rapports des clients" -> Onglet "État de comptes" (Options : "Tous", Date : "Aujourd'hui")
Nom du fichier suggéré : Etat de comptes recevables.xls

Produits et services
Onglet "Inventaire", Bouton "Rapports d’inventaire" -> Onglet "Liste d’inventaire" (Options : Inclure Tous les produits, Tous et cocher toutes les cases"
Nom du fichier suggéré : Stocks.xls

Assurez-vous que vos fichiers possèdent des en-têtes de colonnes. Sinon, téléchargez les gabarits dans la section Fichiers attachés au bas de cet article ou demandez à [email protected].

Faites-nous parvenir les fichiers .xls que vous avez générés.

Référence interne

1. Clients.xlsx
2. Fournisseurs.xlsx
3. Charte de comptes.xlsx
4. Transactions.xlsx
5. Balance de vérifications.xlsx
6. Âge des comptes recevables.xlsx
7. Âge des comptes payables.xlsx
8. État des comptes recevables.xlsx
9. Produits et services.xlsx

Que ce soit pour démarrer votre abonnement à la fin de votre période d'essais ou pour changer la carte de crédit inscrite au compte, assurez-vous de vous brancher avec l'usager qui est l'administrateur du compte (celui en vert).

Note : La fonction de l'administrateur du compte (en vert) peut être déléguée à un autre utilisateur en appuyant sur le bouton à gauche de la corbeille. Par contre, seul l'administrateur du compte peux le faire.

Dans son menu avatar en haut à droite, ce dernier aura le menu "Gestion de votre compte". Dans l'onglet Facturation, repérer le bouton "Ajouter une carte pour éviter une interruption de services" ou la section Carte de crédit. À noter que les cartes de crédit de type débits ne sont pas acceptées.

L'onglet Facturation affiche, aussi, l'historique des factures émises.

Si vous possédez une carte de crédit corporative, utilisez le nom de la compagnie et non le nom du titulaire.

Pour plus de détails sur les modules activés qui passeront sur votre carte de crédit, voir l'article : "Comment sélectionner les divers modules pour lesquels vous souhaitez souscrire?"

Comment faire des dépôts directs?

Comment créer des opérations récurrentes?

Conditions pour la stabilité optimale du réseau Internet de votre organisation.

Faire valider l’installation du réseau par le TI responsable.

Vitesse de l’Internet à l’entrée (avant même le routeur)
Minimum de 30 Mbit descendant et 10 Mbit en téléversement recommandé.
Pour les régions mal desservies, penser à StarLink.
Pour les plus grosses organisations
- Vidéotron offre une redondance pour les entreprises
- Certains routeurs permettent de brancher deux fournisseurs en même temps

Batterie UPS réservée pour les équipements réseau. Voir exemple ici.

Routeur Wi-fi sans point mort.
Éviter les Prolongateurs de portée et privilégier les appareils sur courant porteur.
Comparer la vitesse de l’Internet obtenue à l’entrée avec la vitesse à côté du routeur et au point le plus loin de ce dernier (ou de la borne d’accès la plus éloignée). On devrait toujours avoir une vitesse minimale.

Ordinateur, tablette ou téléphone intelligent iOS, Android avec Google Chrome et Mozilla Firefox. La grandeur et la résolution de l'écran HD minimum de 1 280 x 720 pixels. 

Connaissance de base d'un navigateur

Barre d'adresse. C'est à cet endroit que l'on entre une adresse URL complète, par exemple meteomedia.ca. Dans le cas d'une recherche comme le mot "avion", vous pouvez utiliser la barre d'adresse ou Google.

Onglet. Fenêtres à l'intérieur d'une même fenêtre représentées par un onglet tout en haut de la fenêtre. Un onglet peux être fermé sans avoir à fermer la fenêtre. C'est aussi dans un onglet que vous verrez si vous devez attendre que la page soit complètement chargée.

Zoom. Pour revenir, CTRL-0 ou CMD-0 sur macOS

Article en cours de rédaction, pour plus d'information, contacter [email protected].

Identifiez votre version d'Avantage. Une fois votre compagnie ouverte, rendez-vous dans le menu Info et À propos. Prenez en note si vous utilisez Avantages Implication, Expansion ou Progression.

Fermez le logiciel Avantage. Rendez-vous dans votre lecteur c: et ouvrez le dossier Avantage. Ouvrez ensuite le dossier que vous avez identifié plus haut. Dans ce dossier, trouvez le dossier nommé AVA## ou les deux dièses représentent le numéro de votre compagnie.

Zippez le dossier AVA## et faites-le nous parvenir avec le nom d'usager et le mot de passe pour ouvrir votre compagnie ainsi que le nom de la mouture d'Avantage (Implication, Expansion ou Progression).

Le plan comptable ou charte comptes est l’ossature de votre compagnie. Il est important qu'il soit bien structuré.

Nommer et numéroter les comptes
Vous avez identifié et nommé vos comptes de base. Ceci fait, il faut maintenant leur attribuer des numéros. C’est important car ces numéros vous permettront de naviguer parmi les listes des comptes de votre comptabilité.
Le premier chiffre indique la grande catégorie de compte.
Par exemple :

Le regroupement de comptes à prévoir

Lorsque vous produirez votre premier rapport financier, vous serez heureux d’avoir pu regrouper vos comptes pour une présentation logique et bien structurée.

Lorsqu’on regroupe des comptes, on utilise le plus petit numéro de la liste comme référence d’un groupe.

Par exemple, dans l’exemple ci-après, 4000 est le plus petit numéro des « Ventes de biens ».
Il désigne les « ventes de chaussures ». Les numéros qui suivent (4010, 4011, etc.) sont les subdivisions qui vous permettent de juger des ventes de chaque type de chaussures.

Si une section de votre plan comptable est structurée ainsi :
4000 Ventes chaussures
4010 Ventes chaussures couleur
4011 Ventes chaussures rouges
4012 Ventes chaussures jaunes
4013 Ventes chaussures noirs
4014 Ventes chaussures sport
4015 Ventes chaussures de marathon
4016 Ventes chaussures pour alpinisme

Un regroupement à la dizaine serait :
4000 Ventes chaussures
4010 Ventes chaussures de couleur
4020 Ventes chaussures sport

Tandis qu’un regroupement par centaine serait :
4000 Ventes chaussures
4100 Ventes chaussures de couleur
4200 Ventes de chaussures sport

Les comptes à 5 chiffres
Le plan comptable à 5 chiffres est souvent choisi pour les regroupements par succursale et par département. Si le premier chiffre (ici : 4) désigne les « Ventes de biens », le deuxième chiffre identifie les ventes de biens par succursale et le troisième, par département. Très souvent, on souhaite produire un état financier par succursale, par exemple, en plus d’un état financier global.

Si votre plan comptable est constitué de comptes à 5 chiffres, cela donnerait :
41000 Ventes chaussures
41010 Ventes chaussures de couleur
41011 Ventes chaussures rouges
41012 Ventes chaussures jaunes
41013 Ventes chaussures noirs
41020 Ventes chaussures sport
41021 Ventes chaussures de marathon

Exemple de gestion d’un plan comptable pour plusieurs succursales :Numéro à cinq chiffres du compte de comptabilité

Exemple de revenus et dépenses par succursale et département :

La liste des comptes qui apparaît dans les états financiers est présentée en ordre numérique croissant. On nomme « Intervalle » les valeurs entre le plus petit et le plus grand nombre d’une série de 5 chiffres.

Les plans comptables les plus classiques sont utilisés depuis très longtemps par les professionnels de la comptabilité. Généralement, un comptable fournit un plan comptable qui reflète votre réalité d’entreprise.

Les plans comptables les plus classiques sont utilisés depuis très longtemps par les professionnels de la comptabilité. Généralement, un comptable fournit un plan comptable qui reflète votre réalité d’entreprise.

Numéro d'entreprise fédéral  "NE" - Le numéro d’inscription identifie votre entreprise et est unique. Ce numéro restera le même, indépendamment du type et du nombre de comptes que vous possédez.

Le NE est composé de deux éléments:

• un numéro d’inscription (9 chiffres)
• un identificateur de compte de 6 caractères qui est subdivisé en deux éléments   
  • Type de compte (2 caractères)
  • Numéro de compte (chiffres)
    • RC:  impôt sur le revenus des sociétés
    • RP:   Retenue à la sources
    • RT:    TPS/TVH
• Exemple
  • numéro d’inscription 3198873012
  • Identificateur de compte RP 0002

Numéro d’entreprise du Québec (“NEQ”)

Le NEQ, parfois appelé matricule est également un Système de numérotation qui permet de vous identifier auprès des différents ministères et organismes gouvernementaux de la province du Québec

Le NEQ est composé de dix (10) chiffres et vous est attribué lorsque vous immatriculez votre entreprise au registre des entreprises de l’inspecteur général des institutions financières (”IGIF”). L'immatriculation est obligatoire pour toutes entités constituées en société exerçant des activités au Québec. Dès que l’entreprise est immatriculée, elle est automatiquement inscrite au registre de l’IGIF

Provincial

Le numéro d'identification pour le Québec est composé de dix (10) chiffres et est subdivisé en deux éléments

• Type de compte (2 caractères)
• Numéro de compte (chiffres)
  • IC:     Impôt sur le revenus des sociétés
  • RS:    Retenue à la source
  • TQ:   TVQ

  • Si vous êtes une entreprise québécoise, inscrivez votre NEQ.

    • https://www.registreentreprises.gouv.qc.ca/fr/default.aspx
      
    • Allez dans le menu de gauche, sous “ Paramètres / Configurations “,
    • Cliquez sur l’onlet “Générales”,
    • Inscrivez votre numéro d’entreprise NEQ ou canadien.
    • 

Hyperliens de références gouvernementales

Inscription aux fichers de la TPS et de la TVQ

Qui peut obtenir un numéro d'entreprise du Québec (NEQ) et comment l'obtenir

Lorsque vous importez une charte de comptes, les comptes déjà configurés dans GEM-BOOKS deviendront inactifs, et les comptes importés deviendront actifs. Assurez-vous donc que tous vos comptes soient inclus dans la charte de comptes que vous importez.

Par exemple, vous avez déjà configuré votre compte de la Petite Caisse (1002) dans GEM-BOOKS mais vous voulez importer une charte de comptes. Si la charte de comptes que vous importez ne comprend pas le compte 1002 - Petite Caisse, ce compte deviendra inactif dans le logiciel.

*Les comptes principaux de type C, Compte à recevoir Clients et P, Compte à payer Fournisseur, doivent avoir un solde de départ à zéro. Le truc est d'additionner les montants de ses deux comptes et de l'ajouter au compte de type AJ, Compte d’ajustements. De cette façon, votre balance de vérification balancera après l'importation. Il ne vous restera qu'à importer vos recevables et vos payables à l'aide de l'onglet Factures. Là où les lignes de type Client totalisent le montant que vous aviez dans le compte de type C et celles de Fournisseur totalisent le montant de P.

Truc: Dans Excel, assurez-vous de faire la somme de la colonne "Solde de départ/Start balance". Si vous arrivez à zéro, vous pouvez procéder à l'importation, sinon, il vous reste du travail à faire. (N'oubliez pas de supprimer ce total avant de l'importer).

Pour activer un compte inactif, cliquez sur le menu de gauche Comptabilité, Charte des comptes.

Ensuite, cliquez sur le filtre représenté par l'icône bleu des listes dans le coin supérieur droit de l'écran.

Sélectionnez le statut Inactif et cliquez sur le bouton Filtrer en vert.

Parmi la liste des comptes inactifs, cliquez sur le compte que vous désirez activer.

Sur la page des informations du compte, sélectionnez "Oui" sous le menu intitulé Actif. N'oubliez pas d' Enregistrer. 

Finalement, il est toujours judicieux d'être prévoyant et de faire valider sa charte de comptes par le ou la comptable externe qui ferme votre année en lui fournissant votre état des résultats. (Pour lui faciliter la tâche, invitez votre comptable à se joindre à GEM-BOOKS)

Aussi, n'hésitez pas à faire appel à l'un de nos professionnels de la comptabilité certifiés.

Il est important que la configuration des GL par défaut soit faite. Pour ce faire:

• allez dans le menu “Paramètres / Configuration”,

• Cliquez dans l’onglet “Comptabilité”

• Ajoutez les codes de grand livre selon votre charte des comptes
• Sauvegardez

Voici un exemple pour vous guider

Ex : complétez le coût des marchandises vendues avec un code dans les 5000.

Note: pour les comptes pour les coûts d’acquisition de clients, vous pouvez sélectionner plusieurs GL. Les frais de ventes sont généralement dans les 6000.

Vous devez vérifier vos règles de taxes en allant au menu: 

“Paramètres->Configuration->Onglet Devises/Taxes”.

Cette étape est particulièrement importante si vous avez des activités dans d'autres provinces, ou pays que votre province et/ou si vous avez des activités particulières qui nécessitent des configurations spéciales tel que l'hébergement ou la vente de pneus. 

Si à la création de votre compte GEM-BOOKS, vous n'avez pas inscrit vos numéros de taxes, c'est dans cette section qu'il vous faudra le faire.

Configuration des taxes:

La première fois que vous utiliserez GEM-BOOKS, le système vous aidera à configurer vos taxes selon votre province. Il n'est plus nécessaire de modifier les configurations de taxes après cette étape. Lorsque vous générez une soumission à partir d'une vente, vous devriez voir vos numéros de taxes à côté du total en bas. Par contre, si vous avez fait une erreur et que vous souhaitez modifier vos configurations, voici la procédure.

Cliquez sur le menu Paramètres > Configuration et rendez-vous dans l'onglet Taxes.

Si vous voulez spécifier vos numéros de taxes, cliquez sur la règle de taxes "Taxes Canada". Si vous avez le module, Transporteur, courtier ou courrier, vous devrez refaire la même chose dans "Taxes Canada - Transport de marchandises" et "Taxes Canada - Transport de marchandises au Québec".

Note: Si vous voulez vendre des produits hors taxes, inutile d'ajouter une règle de taxe. Spécifier simplement la règle de taxe «aucune» à utiliser dans une catégorie ou manuellement lors d'une vente dans l'onglet "Comptabilité" du bouton "Préciser".

Par contre, une règle de taxe spéciale pourra être créée pour ne pas charger de taxes provinciales.

Dans cette section, toutes les taxes sont spécifiées par province. Vous pouvez donc cliquer sur chacune d'entre elles pour y insérer vos numéros de taxes. Il est important d'insérer vos numéros dans chaque province, car si vous facturez un client dans une province où le numéro de taxe n'y est pas inscrit, celui-ci n'apparaîtra pas sur la facture.

Configuration de vos numéros de taxes:

• Allez dans le menu de gauche, sous “ Paramètres / Configurations “,
• Cliquez sur l’onlet “Devises/ Taxes”,
• Cliquez sur “Taxes Canada” dans les règles de taxes.

• Sélectionnez chaque taxe en cliquant dans la liste. Ex “TPS”,
• Inscrivez votre numéro d’identifiant,
• Enregistrez et fermez.

Note: Si votre volume de ventes dépasse les exemptions par province, n’oubliez pas de de vous enregistrer et d’ajouter votre de numéro de taxes. Ex taxes de la Colombie Britanique.

Pour faire votre bilan d’ouverture dans GEM-BOOKS, vous aurez besoin de votre balance de vérification.

La balance de vérification est une liste de tous les comptes de la charte des comptes avec solde. Elle est établie en vue de vérifier l'exactitude des informations comptables. La balance de vérification comprend donc la liste des comptes dans l'ordre où ils figurent dans la charte des comptes et les soldes de ces comptes, qui sont répartis sur deux colonnes:

• l'une pour les comptes dont le solde est débiteur,
• l'autre pour ceux dont le solde est créditeur.

L'utilité de la balance de vérification

On établit une balance de vérification pour vérifier l'exactitude des montants inscrits dans la charte des comptes. Elle est toutefois très utile car, en plus de prouver l'exactitude arithmétique de la charte des comptes, elle contient toutes les informations requises pour dresser les états financiers.

Important:  Dans une balance de vérification, les débits et les crédits doivent obligatoirement balancer.  

À quoi sert un bilan d'ouverture?

Lorsque vous commencez à utiliser GEM-BOOKS pour faire votre tenue de livres, vous devez demander un rapport de balance de vérification sur votre ancien logiciel et entrer ces données dans GEM-BOOKS afin de commencer avec les mêmes chiffres. 

Assurez-vous que le crédit et le débit balancent, sinon il vous sera impossible de débuter votre expérience avec GEM-BOOKS.

L'importation de vos soldes de départs a été effectuée en deux étapes:

• 1- Les soldes de départ des comptes (Charte des comptes).
• 2- Les soldes de départ des clients/fournisseurs (Transactions).

Il existe deux façons d'importer vos données. Soit directement de Sage 50, Acomba ou Avantages ou par un tableur. Dans cet article, nous verrons comment importer à partir d'un tableur comme Microsoft Excel ou LibreOffice.

Les comptes d'une charte de comptes et les recevables et les payables sont deux importations un peu spéciales. C'est pourquoi nous leur avons dédié un article complet à ce sujet.

• Importer une charte de comptes à partir d'un tableur
• Importez vos factures clients (recevables) et vos factures fournisseurs (payables)

Le tableur est un outil reconnu pour sa flexibilité. En effet, dans une feuille de calcul d'un tableur, vous pouvez avoir une colonne Nom qui précède la colonne Prénom. Certains logiciel exportent la colonne Prénom avant la colonne Nom. Ce n'est qu'un exemple pour illustrer le fait que GEM-BOOKS s'attend à recevoir les données de votre tableur dans un ordre bien précis.

La meilleure façon de savoir comment GEM-BOOKS s'attend à recevoir vos données est de passer par le menu Paramètres, Exporter/Importer. Sélectionnez ensuite l'onglet désiré et cliquez sur le bouton "Télécharger le fichier modèle avec vos données". Un fichier sera automatiquement téléchargé sur votre ordinateur. Ensuite, il vous suffit de reporter vos données dans le format modèle de GEM-BOOKS.

Note : Vous ne pouvez pas insérer ou supprimer des colonnes, ni renommer les entêtes dans le modèle.

Pour importer des données, revenez dans le menu Paramètres, Exporter/Importer. sélectionnez l'onglet correspondant à votre fichier et cliquez sur le bouton "Téléverser le fichier rempli".

Pour importer vos données de Sage50 vers le GEM-BOOKS, deux options s'offrent à vous. 

Première option 

Faites parvenir votre fichier .cab à votre représentant, aussi appelée la Copie du comptable en lui précisant le nom d'utilisateur sysadmin et le mot de passe, et nous ferons l'importation pour vous.

Tout d'abord, merci de nous envoyer la concordance entre vos comptes et nos comptes principaux. Vous n'avez qu'à remplacer les #### par le numéro de votre charte de compte.

Note : Ne pas envoyer votre charte de compte, car elle contient peut-être 3 comptes de banque. Si le premier compte de banque est votre compte de banque US et qu’il est choisi au hasard, les transactions seront importées dans ce mauvais compte. Même chose pour les TPS perçue sur les ventes, TVQ perçue sur les ventes, etc. 

Votre no #### (À créer dans Sage50 si inexistant)

#### Banque par défaut, habituellement 1020
####  Bénéfices en cours, habituellement 3150 (Bénéfice net)
####  Revenu principal par défaut, habituellement 4200
####  Achat principal par défaut, habituellement 5200
####  Compte À recevoir Clients / Recevable, habituellement 1200
####  Compte À payer Fournisseurs / Payable, habituellement 2100
####  Escompte client Pmt anticipé et remise sur ventes, habituellement 4240
####  Escompte fournisseur Pmt anticipé et remise sur achats, habituellement 5240
####  TPS perçue sur les ventes (À payer), habituellement 2310
####  TVQ perçue sur les ventes (À payer), habituellement 2340
####  TPS payée sur les achats (À recevoir), habituellement 2315
####  TVQ payée sur les achats (À recevoir), habituellement 2345
####  Compte d'ajustements
####  Compte pour les commissions (facultatif)
####  Comptes pour les coûts d'acquisition de client (facultatif)
#### Comptes pour les coûts variables (facultatif)

Nous utiliserons ces informations pour faire correspondre vos comptes avec ceux de GEM-BOOKS lors de l'importation dans notre outil interne.

Deuxième option

Vous pouvez également nous faire parvenir les fichiers .xls par courriel et nous ferons l'importation pour vous.

• Ouvrez le logiciel Sage 50.
• Connectez-vous à un compte administrateur (aussi appelé le sysadmin).
• Dans la barre de navigation, cliquez sur Rapports, ensuite Centre des rapports.
• Cliquez sur le bouton Exporter au-dessus de chaque rapport et enregistrez-les au format xls.

Exporter les clients

Dans la colonne de gauche, cliquez sur Clients & ventes ensuite cliquez sur Liste des clients.

Dans "modifier ce rapport", cochez Inclure clients inactifs. Puis, sous Colonnes du rapport, utilisez Paramètres de colonne personnalisés et cliquez sur le bouton Ajouter tout >>

• Nom du fichier par défaut : Clients.xls

Exporter les fournisseurs

Cliquez sur “Fournisseurs & Achats”, puis sur Liste des fournisseurs

Dans Modifier ce rapport, cochez Inclure Fournisseurs inactifs. Puis, sous Colonnes du rapport, utilisez “Paramètres de colonne personnalisés” et cliquez sur le bouton “Ajouter tout”.

• Nom du fichier par défaut : Fourn..xls

Exporter la charte de comptes

Cliquez sur Comptes, puis sur Plan Comptable

• Nom du fichier par défaut : Plan_Com.xls

Exporter les transactions par année

Cliquez sur “Financier”, puis “Toutes les transactions” ou “Toutes les écritures de journal”. Dans “Modifier ce rapport”, choisissez l’exercice courant (Mettre la date de fin la plus loin possible) et recommencez pour l'exercice précédent et parfois pour l'exercice suivant.

Note: en raison des liens entre les factures et les encaissements dans le logiciel Sage 50, nous vous suggérons d'importer uniquement les données de l'exercice courant, et de conserver vos archives des exercices précédents dans Sage 50.

• Nom du fichier par défaut (ajoutez l’année pour différencier les deux) : TouteÉJrnl.xls ou TouteTrans.xls

Exporter la balance de vérifications (Solde)

Cliquez sur Financier, puis Balance de vérification (Standard). Sous Modifier ce rapport, sélectionnez la date la plus éloignée possible.

• Nom du fichier par défaut: Balance.xls

Exporter les transactions des clients

Cliquez sur Clients & ventes, puis Sommaire de chronologie des clients. Dans Modifier ce rapport, sélectionnez la date la plus éloignée possible.

• Nom du fichier par défaut: ClientSom.xls

Exportez les transactions des fournisseurs

Fournisseurs & achats, puis Sommaire de chronologie des fournisseurs. Sous Modifier ce rapport, sélectionnez la date la plus éloignée possible.

• Nom du fichier par défaut: FourSom.xls

Exportez l'âge des comptes des clients

Cliquez sur Clients & ventes, puis Détails de chronologie des clients. Sous Modifier ce rapport, sélectionnez la date la plus éloignée possible.

• Nom du fichier par défaut : ClientDT.xls ou ClArrDtl.xls

Exporter l'âge des comptes des fournisseurs

Cliquez sur Fournisseurs & achats, puis sur Détail de chronologie des fournisseurs ou Détails fourn. chronologie retard. Sous Modifier ce rapport, sélectionnez la date la plus éloignée possible.

Exporter les stocks et services

Cliquez sur Stocks et services, puis Liste des stocks et services.

Sous Modifier ce rapport, cochez Inclure articles inactifs. Ensuite sous Colonnes du rapport, utilisez Paramètres de colonne personnalisées et cliquez sur le bouton Ajouter tout >>

• Nom du fichier par défaut : Stocks.xls

Vérifiez l'intégrité des fichiers

Suivez les instructions suivantes:

1. Est-ce que la balance de vérification porte bien son nom? (Elle doit balancer) 

Ouvrez le fichier Balance.xls et assurez-vous que le total des colonnes débits et crédits soit identique au sou près.

2. Le client sommaire et détaillé et le fournisseur sommaire et détaillé ont les mêmes totaux.

Comparez les fichiers ClientSom.xls et ClientDt.xls. Les totaux des colonnes "Total impayé:" doivent correspondre. Idem pour FourSom.xls et FournDet.xls.

3. Dans le fichier Balance.xls, identifiez les comptes "Compte À recevoir Clients / Recevable, Habituellement 1200" et "Compte À payer Fournisseurs / Payable, Habituellement 2100" tel que déterminé à l'étape 1 "Merci de renseigner les comptes principaux".

La colonne Total impayé ClientSom.xls et FourSom.xls doivent avoir les mêmes montants dans les comptes clients et fournisseurs que dans la balance de vérification.

Si vous utilisez un Mac, "Enregistrez une copie" de chaque document Excel en format xls.

L'outil d'importation à un délai alloué à la tâche d'importation. Si l'importation reste dans ce délai, un panneau vert vous indiquera quoi vérifier après l'importation réussie. Si le délai est dépassé, rendez-vous dans les transactions et faites des "rafraichir" toutes les minutes jusqu'à ce que votre total de transaction ne change plus.

Note: Si un de ces critères n'est pas respecté, nous ne pouvons garantir une importation sans pépin dans GEM-BOOKS. Nous vous recommandons de demander à votre comptable externe (celui qui vous aide à fermer l'année) de faire les écritures de régulation nécessaires. Il nous fera plaisir de recommencer l'importation du nouveau fichier point CAB que vous nous retournerez.

Référence interne

• Clients.xls
• Fourn..xls
• Plan_com.xls
• TouteTrans2021.xls
• Balance.xls
• ClientSom.xls
• FourSom.xls
• ClientDt.xls
• FournDet.xls
• Stocks.xls

Pour la première étape, vous pouvez entrer les soldes de départ de chaque compte comptable dans la fiche de ceux-ci. Les comptes sont accessibles à partir du menu "Comptabilité->Charte des comptes.

Sur votre ancien logiciel, imprimez une balance de vérification. Ensuite, pour chaque compte, valider le montant dans le champ "Solde de départ" du compte.

Si le solde est au crédit, veuillez inscrire un montant négatif, si le solde est au débit, veuillez inscrire un montant positif. Répétez l'opération pour chacun de vos comptes, excepté les comptes recevables et payables. Ces 2 comptes seront traités à la prochaine étape.

Il vous faudra entrer un solde de départ pour chacun de vos fournisseurs et clients.

Pour ce faire, il suffit de créer une nouvelle transaction de type facture pour le client concerné et au lieu d'utiliser un compte de revenus (ou de dépenses dans le cas d'un fournisseur), choisissez le compte d'ajustements qui par défaut est le compte 9999.

Vous pouvez imprimer un âge des comptes (officiel) à partir de votre ancien logiciel afin de voir toutes les transactions en cours qu'il vous faut entrer dans GEM-BOOKS.

La transaction finale ressemblera à ceci :

- Le compte recevable (ou payable) avec le solde d'ouverture du client (ou fournisseur) reflétant le total des montants dû.

• Le compte d'ajustements avec la balance du solde.

Voici un exemple de transaction:

Lorsque vous aurez complété ces deux étapes, votre comptabilité sera au même niveau d'un point de vue comptable que sur votre ancien logiciel.

Autrement dit, si vous faites la tenue de livres pour plus d’une compagnie, devez-vous créer des sociétés différentes? La réponse courte est oui. À la base, chaque société est indépendante dans GEM-BOOKS. Vous pouvez cependant décider que la première compagnie vous sera facturée et que la seconde sera facturée directement à votre réseau ou au siège social.

La location d’un accès à un service en ligne représente un changement en comparaison aux anciens logiciels installés sur des ordinateurs. C’est comparez la location de DVD dans un club vidéo et un service de diffusion en ligne.

Heureusement, GEM-BOOKS vous permet de basculer rapidement entre vos sociétés ou compagnies dont vous faites la comptabilité ou la gestion. Plusieurs de nos clients ont un menu avec 2, 5 ou même plusieurs centaines de compagnies actives.

Multi-succursales:

Nous avons un principe de succursales qui partage la même charte de comptes, les mêmes numéros de taxes, etc. Ça permet de séparer les factures et l’inventaire entre succursales tout en gardant le même rapport de taxes et l’âge des comptes global. 

Multi-compagnies:

Certaines entreprises ont une société de gestion. La tenue de livres de cette dernière sera indépendante de la compagnie d’opération, mais elle n’aura fort probablement pas besoin des mêmes modules que l’autre.

En terminant, les avantages de laisser votre client se brancher à la plateforme sont nombreux. Il peut gérer lui-même ses prospects et ses clients, faire ses soumissions et ses factures et même prendre en photo les reçus que vous comptabiliserez plus tard. 

En ce qui a trait à la facturation, si vous désirez que l’accès à la compagnie de vos clients/ filiales/franchises soit facturé à une maison mère, communiquez avec nous pour activer la facturation à un tiers.

Création d’une deuxième compagnie et liaison

Si vous faites de la tenue de livres ou de la gestion pour une ou plusieurs compagnies, voici comment ouvrir un accès pour les autres compagnies, tout en restant en contrôle de la tenue de livres.

Premièrement, nous tenons pour acquis que vous avez déjà votre accès à GEM-BOOKS. Vous n’avez pas besoin d’avoir commencé à vous en servir, mais vous avez votre code, un courriel et un mot de passe.

Rendez-vous sur le lien https://Actif.club/Essai et remplissez le formulaire avec les informations de votre client à l’exception du courriel. Utilisez le courriel de votre accès.

Vous recevrez le courriel de création de mot de passe quelques minutes plus tard. (Vérifier votre dossier Pourriels). Choisissez un mot de passe pour votre client différent du vôtre. Ce mot de passe deviendra celui de votre client.

Branchez-vous à son compte avec l’ID généré dans le courriel; par exemple cie_acme_inc. et le mot de passe de votre client.

Créez votre nouvelle fiche de Ressources Humaines en prenant soin d’utiliser le même code* et le même courriel que votre accès. *Les majuscules et les minuscules sont prises en compte.

Finalement, invitez-le à vous joindre à la plateforme avec la petite clef, tel que décrit dans la section de droit d’accès. Note : vous pouvez garder le rôle administrateur.

Quand vous recevrez le courriel d’invitation, utilisez le même mot de passe que votre accès.

Avant de fermer la session pour aller créer votre mot de passe, remplacez votre courriel par celui du client dans sa fiche Ressources Humaines.

Branchez-vous à GEM-BOOKS avec votre courriel et vous pourrez maintenant choisir et basculer entre vos différentes compagnies. Quand GEM-BOOKS détecte la même adresse de courriel, le même code et le même mot de passe, il vous présente les compagnies dans lesquelles vous êtes impliqués.

Finalement, si vous désirez être facturé pour l'accès de votre client, vous pourrez le spécifier dans l'onglet Compte de la gestion de votre compte.

Lorsque nous avons conçu GEM-BOOKS nous sommes partis du principe que l'accès à un surplus d'informations peut s'avérer tout aussi nuisible qu'une lacune à pouvoir y accéder.

Le menu qui apparaît est élaboré en fonction des besoins individuels de chaque utilisateur. C'est donc pourquoi le contenu du menu qui s'affiche à la gauche de l'écran diffère d'un utilisateur à un autre.

Puisque le profil de chacun des utilisateurs définit de façon précise dans GEM-BOOKS quelle est l'information pertinente à l'exercice des fonctions inhérentes à son poste, il nous semblait évident que le menu qui s'affiche reflète exactement les autorisations et restrictions auxquelles l'utilisateur est assujetti. Cette règle s'applique tout autant pour l'utilisateur interne qui est un employé de l'entreprise que pour l'utilisateur externe, par exemple le comptable externe de l'entreprise ou les contacts chez un fournisseur ou un client.

Ainsi, le menu de chaque utilisateur ne lui présente que ce à quoi ses fonctions définissent qu'il peut avoir besoin d'accéder, aussi bien au niveau des divers modules visibles dans le menu que des sections sous-jacentes à chacun de ceux-ci.

Cette façon de gérer et définir les accès propres à chaque utilisateur explique pourquoi Roger Point Point, qui est administrateur de l'entreprise, verra apparaître ce menu exhaustif.

Tandis que Jocelyne Robertson, Camille Savignac et Diane Roy qui sont respectivement employée, comptable externe de l'entreprise et représentante (vendeuse), verront les menus suivants s'afficher sur leurs écrans respectifs.

Le menu s'affichant à la gauche de l'écran de chacun des utilisateurs de GEM-BOOKS lui présente tout ce à quoi il peut avoir besoin d'accéder dans l'exercice de ses fonctions au quotidien, rien de superflu, mais rien de manquant non plus.  Afin de minimiser les problèmes parfois rencontrés lorsqu'une ressource externe doit travailler avec des copies de vos données (fichiers corrompus, endommagés, données stoppées à un moment figé dans le temps), la solution réside dans le fait de pouvoir accorder un accès à celles-ci en temps réel.

Plus besoin de tout imprimer. Votre comptable ou votre vérificateur externe peut accéder à toutes vos données, en temps réel, en utilisant leur propre accès à vos données, dans GEM-BOOKS.

GEM-BOOKS vous permet d'autoriser l'accès à vos données par une ressource externe, votre comptable ou un vérificateur, par exemple, au même titre que vous y accédez vous-mêmes.

Vous pouvez accorder un accès à chacune de vos ressources humaines, peu importe que la personne travaille à l'intérieur ou à l'extérieur de votre entreprise. Par opposition, si vous faites une paye à un employé et que vous lui envoyez son talon de paie par courriel, vous n'avez pas besoin de l'inviter à se brancher à la plateforme. Il ne comptera pas dans les licences.

Donc, qu'il s'agisse d'un employé travaillant au bureau, un représentant sur la route, un livreur, ou encore votre comptable externe ou un vérificateur, il vous est possible de lui accorder un accès, dans la mesure où cette personne correspond à une fiche existante parmi vos ressources humaines.

Non seulement le même utilisateur ne peut pas être branché en même temps sur deux appareils, le fait d'avoir un accès par usagé vous permet de contrôler les rôles et permissions. De plus, vous saurez dans l'historique qui a fait quelle action.

Il existe dans GEM-BOOKS deux méthodes vous permettant de créer un accès à la plateforme pour une ressource humaine et d'en informer la personne; nous vous expliquerons ci-dessous chacune d'elles.

Nous utiliserons cette méthode afin de créer un accès à GEM-BOOKS pour notre vérificateur, monsieur Marcel LeFouineur.

Nous avons préalablement créé sa fiche en tant que ressource humaine de l'entreprise.

Maintenant, nous irons ouvrir le module Gestion de votre compte.

Il est accessible en tout temps, au haut de l'écran, à droite. Cliquez sur le nom de l'utilisateur connecté, dans la mesure où celui-ci dispose des droits nécessaires pour effectuer des modifications au compte de votre entreprise.

Vous cliquez d'abord sur le nom de l'utilisateur.

Ensuite sur la section Gestion de mon compte, tout en haut.

La fenêtre contextuelle suivante vous sera alors présentée à l'écran, nous présentant l'onglet INFORMATIONS du module de Gestion de Compte.

Rendons-nous maintenant sur l'onglet UTILISATEURS de ce tableau qui nous présente la liste de tous les utilisateurs autorisés à accéder aux données de l'entreprise. Ces utilisateurs peuvent tout aussi bien être des ressources humaines à l'interne, des pigistes, des ressources humaines externes, des contacts de clients ou de fournisseurs.

Puisque nous souhaitons accorder un accès à GEM-BOOKS à notre nouveau vérificateur externe, Marcel LeFouineur, nous cliquons sur le logo  que nous retrouvons en haut, à gauche, dans cette fenêtre, ce qui nous fera apparaître la fenêtre suivante.

Nous irons indiquer dans le premier champ que nous souhaitons ajouter un utilisateur correspondant au type ressource humaine.

GEM-BOOKS nous invitera ensuite à compléter deux champs supplémentaires définissant à quelle ressource humaine vous souhaitez accorder un accès, de même que le rôle (type d'utilisateur) qui sera assigné à ce nouvel utilisateur.

Dans le premier champ, vous commencez à entrer le nom de la personne et vous pourrez la sélectionner aussitôt que GEM-BOOKS vous propose une liste des personnes possibles et que le nom voulu y apparaît.

Pour le champ suivant, vous sélectionnerez dans la liste déroulante offerte le type d'accès que vous souhaitez accorder à Marcel LeFouineur.

Dans le cas présent, nous accorderons au vérificateur externe les mêmes droits et privilèges que ceux accordés au comptable externe.

Pour le reste des étapes, c’est comme dans la première option.

Vous pouvez utiliser 1, 2, 3 et jusqu'à 4 décimales dans le champ prix. Par exemple, si vous vendez au pieds du fil Ethernet et que vous avez payé la boite de 1000 pieds 55,90$, votre coûtant au pieds sera de 0,0559$.

√  Utiliser 4 décimales au lieu de 2 dans les champs de prix.

Gestion pour les quantités

Pour utiliser plus d'une décimale dans le champ quantité, activez cette option dans le menu Paramètres, Configurations et dans l'onglet Générales.

Vous pouvez utiliser 1, 2, 3 et jusqu'à 4 décimales dans le champ prix. Par exemple, si vous vendez au pieds du fil Ethernet et que vous avez payé la boite de 1000 pieds 55,90$, votre coûtant au pieds sera de 0,0559$.

√ Utiliser 4 décimales au lieu de 2 dans les champs de prix

Cet article est de nature comptable. Le module de comptabilité et de tenue de livres de GEM-BOOKS se trouve sur GEM-CAR. Référez-vous à l'article du même nom de la FAQ de GEM-CAR en cliquant ici pour ouvrir un nouvel onglet.

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Une catégorie vous permet de regrouper des Produits et Services qui ont un ou plusieurs points en commun.

Lorsque vous appliquez des modifications à une catégorie, tous les Produits et Services qu'elle contient seront modifiés en conséquence. Par exemple, vous pouvez choisir de ne pas appliquer de taxes à une catégorie. Par conséquent, cette modification s'appliquerait automatiquement à tous les produits et services de la catégorie.

Chaque produit et service doit appartenir à une catégorie.

1. Pour créer une nouvelle catégorie, dans le Menu principal de gauche, cliquez sur Inventaire > Catégories > +Nouveau.
   

2. Attribuez un Code, un Nom et sélectionnez un compte de ventes et d'achats. Ajoutez une marge de profit (pourcentage de majoration souhaité) et la ou les règles fiscales qui s'appliquent. Voir Modifier la métrique de marge pour vos pièces pour plus de détails.
   

Note: Si vous souhaitez apporter des modifications à un produit ou un service, cliquez sur Inventaire > Produits et services et sélectionnez le produit ou le service. Sachez que les modifications que vous effectuez dans l'onglet Prix ou Options s'appliqueront également à tous les produits et services associés à la catégorie à laquelle le Produit ou Service est associé.

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Pour plus d'informations sur la méthode rapide des taxes à remettre et savoir si elle convient pour votre entreprise, rendez-vous sur ce lien :

• https://www.revenuquebec.ca/fr/entreprises/taxes/tpstvh-et-tvq/declaration-de-la-tps-et-de-la-tvq/methode-rapide-de-calcul-des-montants-de-la-tps-et-de-la-tvq-a-remettre/

Afin d'utiliser la méthode de calcul rapide des taxes, il suffit de vous rendre dans vos paramètres. Menu Paramètres > Configurations > Devises/Taxes. Mettre le champ Méthode de calcul des taxes à remettre à Méthode rapide.

Ensuite, lors de vos rapports de taxes ou de vos remises gouvernementales, les montants qui seront affichés seront calculés selon la méthode rapide.

Maintenant que votre banque est bien configurée, il vous faut avoir des destinataires afin de générer des dépôts directs. GEM-CAR permet d'envoyer des dépôts directs vers des fournisseurs, ou bien des ressources humaines à condition que le module de Paies soit activé. Pour les fournisseurs, sous l'onglet Termes, vous pouvez inscrire les informations de spécimen de chèque de celui-ci (Transit/Institution/Folio). Pour les ressources humaines, les trois mêmes champs sont présents sous l'onglet 'Info'.

Vos dépôts directs sont désormais configurés et prêts à être utilisés.

Mise en garde : il pourrait être judicieux de communiquer avec votre professionnel de la comptabilité avant de modifier une période fermée. Par exemple, si vous avez déjà envoyé vos rapports de TPS et de TVQ au gouvernement, modifier une période pourrait fausser vos données.

Lorsqu'une période est fermée, il est impossible de modifier les données de cette période. Toutefois, vous pouvez rouvrir la période pour la modifier en cliquant sur l'icône de la petite poubelle dans la liste des périodes fermées. 

Si vous ouvrez une période qui n'est pas la période la plus récente, vous ouvrirez toutes les périodes qui la suivent. Par exemple : si j'ouvre la période du d'octobre 2020, mais que j'ai déjà fermé la période du mois de novembre 2020, la période du mois de novembre sera aussi ouverte.

Par exemple, imaginons que je ferme mes périodes mensuellement et que j'ai déjà fermé la période du 31 janvier 2020, mais je me rends compte que j'ai des modifications à apporter à la comptabilité du mois de janvier 2020. Je peux tout simplement cliquer sur l'icône de la poubelle (voir image ci-dessous) pour rouvrir la période. La période fermée numéro 1803 disparaîtra alors de ma liste des périodes fermées. Je peux maintenant apporter les modifications nécessaires à la comptabilité du mois de janvier 2020. 

Lorsque j'ai fini d'apporter des modifications à cette période, je dois la fermer à nouveau en suivant les étapes normales de fermeture de périodes énoncées ci-dessus.

Dans la “Gestion de mon compte sous Info", vous verrez apparaître le tableau suivant :

La facturation à l'abonnement de GEM-BOOKS se retrouve dans cet onglet.À partir d'ici, vous pouvez observer vos factures à venir, ainsi que votre historique de renouvelllement. 

Afin d'éviter une interruption de services, veuillez inscrire votre carte bancaire en selectionnant l'encadré "Ajouter une carte bancaire" .

Note: Noubliez pas d'enregistrer dans le bas de votre page à gauche. 

Voici quelques informations au sujet du menu et de son utilisation.

Pour un menu plus étroit, il est possible de rétrécir ou d'élargir le menu de gauche. Cliquez sur le menu "Hamburger", représenté par le symbole des trois lignes parallèles horizontales, pour alterner entre les deux modes.

La plupart des menus contiennent des items se rapportant à ce dernier, une liste, des rapports et des paramètres de configurations.

En cliquant sur le menu Clients par exemple, vous verrez le nom de la section se répéter tout juste en dessous. Il s'agit de la liste. Dans ce cas, GEM-BOOKS vous afficheras la liste de vos clients et prospects.

Toujours dans le sous-menu, vous retrouverez une section Rapports et des Paramètres de configurations.

Truc : L'article de menu Accueil à une fonction bien particulière; en plus de vous présenter votre tableau de bord, il referme aussi le fil d'ariane qui apparaît au bas de votre écran chaque fois que vous visitez une page.

Les items de menu que vous verrez dans votre accès dépendent des modules que vous avez activé et payer ainsi que de vos rôles et permissions.

Une option peux vous être utile à ce sujet dans les Paramètres > Configurations et dans l'onglet Globales.

• Masquer les menus non disponibles (seulement visible par l'administrateur du système)

Sur chacune de vos fiches client, fournisseur, ressources humaines, produit, etc. vous trouverez un champ Code. Dans certaines organisation, vous utilisez déjà un code unique pour identifier rapidement un fournisseur, un client ou autres. Si cette rubrique vous laisse perplexe, sachez qu'elle est obligatoire et alphanumérique. Vous pouvez laisser GEM-BOOKS choisir un chiffre incrémental.

Note : Si vous inscrivez 1000 pour un code, le prochain enregistrement sera automatiquement incrémenté de 1 et le code 1001 sera suggéré. Sachez que vous ne pourrez plus revenir en arrière pour spécifier 900 par exemple.

Il peux arriver qu'un code vous soit refusé car "il n'est pas unique", pourtant, si vous regardez votre liste, ce code n'est pas utilisé. Ce n'est pas entièrement vrai, car un enregistrement inactif porte probablement ce code.

Quelques options peuvent vous être utile à ce sujet dans les Paramètres > Configurations et dans l'onglet Globales.

• Forcer des majuscules dans les champs codes (Ex : Clients, Fournisseurs, Ressources humaines)
• Générer automatiquement les codes dans les fiches de ressources humaines
• Générer automatiquement les codes dans les fiches de clients
• Générer automatiquement les codes dans les fiches de fournisseurs

Pour changer vous-même le code allez dans les Paramètres > Configurations Globales, et décochez la case : "Générer automatiquement les codes dans les fiches [...]"

Note : Si l'option "Générer automatiquement les codes dans la fiche client" est désactivée, le système prendra automatiquement le numéro de téléphone comme code client, si aucun code client n'est entré.

GEM-BOOKS se sert du code comme d'une clef lors de l'importation de données Excel. C'est à dire que si vous importez un code qui n'existe pas, une fiche pour ce dernier sera créé. À l'inverse, si un code existe, GEM-BOOKS mettra à jour la fiche selon les nouvelles informations importées.

Afin de préserver l'intégrité de l'historique de vos transactions et de vos écritures,  c'est intentionnellement que la plateforme n'offre pas la possibilité d'effacer une fiche, quelle qu'elle soit. Toutes les fiches créées sont sauvegardées dans la base de données et y resteront, tant et aussi longtemps que l'entreprise demeurera opérationnelle.

Peu importe qu'il s'agisse d'une fiche client, fournisseur, compte, produit ou autre, le système est bâti pour interdire l'effacement des diverses fiches constituant la base de données. GEM-BOOKS est plutôt conçu de sorte à vous offrir l'alternative de modifier le statut de chaque fiche , en permettant d'en faire basculer le statut d'Inactif à Actif ou vice-versa.

Voici comment cette option vous permettant de modifier le statut d'une fiche vous est présentée visuellement sur les divers écrans .

Étape 1

Vous devez tout d'abord repérer le champ "Statut" dans une fiche; ce champ se présente visuellement ainsi.

Étape 2

Vous pouvez maintenant modifier le statut de cette fiche et alterner entre Actif ou bien Inactif simplement en cliquant sur les flèches  à droite et en modifiant la sélection.  Actif vous présentera alors les 2 statuts que vous pouvez appliquer à la fiche, vous n'avez qu'à indiquer votre choix. Dans l'illustration ci-dessous, l'utilisateur verra que l'indicateur pour cette fiche est actuellement positionné sur Actif comme l'indique le crochet à la gauche du mot.

Étape 3

Pour modifier le statut de cette fiche, qui indique actuellement Actif et le faire passer à Inactif, rien de plus simple. Vous devez tout simplement positionner la bande bleue sur "Inactif"  et puis cliquer. Voilà, c'est fait ! La fiche porte maintenant le statut "Inactif", tel que le champ l'indique désormais visuellement à l'écran.. 

Lorsque l’un de vos clients,  fournisseur, comptes ou même une ressourcehumaine ne fait plus partie de vos opérations courantes, vous souhaiterez donc que ces fiches soient considérées comme étant inactives. Vous n'avez plus à effacer ces fiches qui font désormais partie de l'historique passé des opérations de l'entreprise. Modifiez tout simplement le statut de la fiche appropriée en conséquence.  Les données seront toujours enregistrées et ces enregistrements conservés mais n'apparaîtront pas dans les listes à l’écran ni dans les rapports imprimés, dans la mesure où vous indiquerez dans les filtres que vous ne souhaitez voir que les enregistrements portant le statut "Actif".

Voilà une autre démonstration du souci qu'ont eu les concepteurs et développeurs de vous rendre la vie la plus simple possible, en vous permettant de mettre la puissance du logiciel à votre service. Conserver absolument tout, mais en vous laissant travailler uniquement avec les données actuelles et pertinentes, au quotidien.

N'est-ce pas rassurant et sécurisant de savoir qu'absolument tout demeure enregistré et accessible, mais que vous travaillez uniquement avec ce qui vous est utile maintenant ?

Si vous utilisez la devise USD, notez ce qui suit : ce logiciel travaille normalement avec le dollar canadien (CAD), mais accepte aussi la devise américaine (USD).

Pour les onglets des clients, fournisseurs et la charte de comptes, le logiciel vous demandera la devise normale qui se rapporte à cet enregistrement. Cela ne vous oblige en rien à utiliser cette devise pour toutes les transactions.

Dans le cas de la charte de comptes, il est suggéré d’ouvrir des comptes de dépenses et de revenus distincts pour chacune des devises.

Dans la section Paramètres / Configurations, onglet Devises/Taxes), entrez le taux d’échange, par exemple : 1.40, soit 1 USD = 1.40 CAD. Ce taux sera figé à l'instant où vous fermerez votre période, par exemple : janvier, février, etc.

REVENUS ET DÉPENSES « OK AVEC US » Actif convertit vos revenus et dépenses de US à CDN au taux que vous inscrivez. Ces rapports convertis ne sont pas des rapports officiels, simplement administratifs.

Il existe cependant un problème : nous vous l’expliquerons à l’aide de deux exemples :

Au 1er juin, vous avez simplement 100$ US dans votre compte de banque. Au 1er juillet, vous avez toujours ce même $100 dans votre compte de banque, sans avoir fait aucune transaction pendant le mois, sauf que vous avez changé le taux de 1.40 à 1.50. Donc 1er juin 100$ US x 1.40 = 140$ CDN 1er juil.    100$ US x 1.50 = 150$ CDN. Vous avez donc fait un gain durant cette période, sans avoir fait de transactions.

Comme le gain doit être reporté dans votre état des résultats, nous avons créé un espace AJUSTEMENT US, qui vous permet d’inscrire les profits ou pertes générés par ce genre de situation.

Un autre exemple, vous avez transféré ce $100 dans votre compte de banque CDN. Vous avez donc déclaré un revenu d’échange, puis vous avez obtenu 140$ CDN pour votre 100$ US. Seulement, Actif vous affiche les revenus suivants : REVENUS Vente 100$ US x 1.40 =  140$ CDN Échange  40$ CDN     Total  180$ CDN.  Actif montre vos ventes converties de US à CDN, puis vos revenus d’échange. Il utilise la case AJUSTEMENT US pour ajuster le tout afin de ne pas surévaluer votre profit. Généralement, vous verrez une correspondance entre REVENU D’ÉCHANGE et AJUSTEMENT US.

Il arrive pour différentes raisons que vous ayez besoin d'exporter vos données en format Excel. Il y a trois façons d'exporter vos données de GEM-BOOKS.

La première est celle que vous avez probablement déjà utilisée lors de vos arrivées sur GEM-BOOKS; "Importez vos données" et Exportez vos données" du menu Paramètres. Ce menu a deux avantages : il permet d'exporter toutes les données des grandes sections et surtout de les réimporter pour mettre à jour les changements effectués dans Excel...

Menu Sauvegarde, voir cet article : https://faq.gem-books.com/index.php?solution_id=1080

Finalement, sur plusieurs écrans à travers la plateforme, vous retrouverez une icône jaune avec le logo de Microsoft Excel. Cette icône vous permet d'exporter les informations affichées sur le rapport. Dans le cas des listes, si la colonne désirée n'est pas affichée sur le rapport, elle ne s'exportera pas dans Excel. Vous devez l'afficher d'abord en suivant les instructions de cet article.

GEM-BOOKS enverra le fichier à votre navigateur qui le téléchargera sur votre ordinateur, généralement dans votre dossier de téléchargements.

Certains champs apparaissent grisés, c'est à-dire en mode "consultation seulement".

Dans GEM-BOOKS, l'accès en écriture que détient un utilisateur pour les divers champs est contrôlé par les droits qui lui sont accordés par l'administrateur système. Ces droits varient d'un utilisateur à un autre et sont définis en considération de nombreux facteurs, mais principalement et particulièrement par la nature du poste que celui-ci occupe au sein de l'entreprise, aussi bien à l'interne qu'à l'externe.

L'administrateur système peut à son gré configurer le profil de chacun des utilisateurs dans GEM-BOOKS, de sorte à pouvoir définir précisément ce que chacun d'eux est autorisé à voir apparaître dans chacune des fenêtres à travers tous les divers modules, et également déterminer si l'utilisateur est autorisé à modifier les informations contenues dans chacun des champs ou bien s'il est en mode "consultation seulement".

Si vous avez besoin  de pouvoir modifier le contenu de certains champs que vous voyez présentement, mais pour lesquels la restriction "consultation seulement" est en application, veuillez en faire la demande à votre administrateur système, qui pourra modifier les droits et restrictions définis dans votre profil d'utilisateur. 

L'administrateur système pourra également vous permettre l'accès à certaines autres informations dont vous pourriez besoin, avec ou sans droits de modification, mais qui vous sont actuellement inaccessibles à cause de restrictions présentes dans votre profil d'utilisateur... faites-en la demande à votre supérieur ou à [email protected]

La balance de vérification est une liste de tous les comptes de la charte des comptes avec solde. Elle est établie en vue de vérifier l'exactitude des informations comptables. La balance de vérification comprend donc la liste des comptes dans l'ordre où ils figurent dans la charte des comptes et les soldes de ces comptes, qui sont répartis sur deux colonnes : 

• l'une pour les comptes dont le solde est débiteur et.
• l'autre pour ceux dont le solde est créditeur.

L'utilité de la balance de vérification

On établit une balance de vérification pour vérifier l'exactitude des montants inscrits dans la charte des comptes. Elle est toutefois très utile car, en plus de prouver l'exactitude arithmétique de la charte des comptes, elle contient toutes les informations requises pour dresser les états financiers.

Important

Dans une balance de vérification, les débits et les crédits doivent obligatoirement balancer.  

Bien que vos données d'entreprise soient en sécurité sur les serveurs de GEM-BOOKS, vous souhaiterez peut-être en télécharger une copie additionnelle, que vous pourrez conserver localement.

Quand vous enregistrez une fiche, que vous passez une transaction ou toute autre action sur GEM-BOOKS, l’information est répliquée sur plusieurs serveurs instantanément. Il y a en toujours au moins 3 et ils sont situés au Canada. C’est ce que l’on appelle la redondance.

Les données sont aussi sauvegardées sur un autre serveur indépendant à intervalle régulier. Nous suivons les directives de l’organisme PCI-DSS qui émet ce genre de consignes. Une sorte de norme ISO pour serveurs. C’est eux qui par exemple dictent que nous devons avoir au moins 3 serveurs redondants qui ne doivent pas être situés dans le même centre de données. En fait, notre centre de données est AWS; le service d’hébergement d’Amazon.

Voici la marche à suivre afin de générer la copie de sauvegarde que vous désirez et que celle-ci soit automatiquement acheminée par courriel à l'administrateur du compte. L'administrateur du compte est l'usager en vert dans le menu avatar en haut à droite, dans la Gestion de votre compte et dans l'onglet Utilisateurs.

Sélectionnez le menu de gauche Paramètres, Sauvegarde.

Un fichier compressé, en format ZIP, renfermant plusieurs fichiers en format Excel, vous sera envoyé. Téléchargez-le rapidement, car le lien expire en quelques heures.

Note : Vous devez être branché à GEM-BOOKS avec le navigateur par défaut avant de cliquer sur le lien du courriel.

GEM-BOOKS vous propose une recherche qui obéit au critère "commence par". Donc, si vous inscrivez «Red» (sans les guillemets) dans le champ recherche, toutes les entrées qui commencent par «Red» seront listées sans égard à la casse. Toutefois, si le mot «Red» est à l'intérieur d'une expression telle «River Red Rover», il ne sortira pas dans les résultats de ladite recherche.

Toutefois, l'astérisque *, ou majuscule 8, est un caractère de remplacement que vous pouvez utiliser pour élargir vos recherches. Ce symbole inséré dans le champ de recherche, tel «*agathe», permet de trouver Saint-Agathe, Sainte-Agathe ou St-Agathe.

Note: Le trait d'union "-" n'est pas pris en charge dans la recherche. Il peut simplement etre remplacé par un éspace " ".

Bonne recherche!

Si vous n'avez pas de succursales, rendez-vous dans le menu Paramètres, Configurations et dans l'onglet Personnalisation. Téléverser votre logo dans les sections Logo général (Documents générés par le système) [proportion suggérée 300px x 100px] et Logo menu [proportion suggérée 195px x 92px]

Pour un changement de logo, nous vous suggérons de supprimer l'ancien et d'Enregistrer avant de replacer le nouveau logo. Même si vous n'avez pas de deuxième succursale, vous devrez quand même aller supprimer l'ancien logo dans la succursale principale (tout le monde en a au moins une).

• Si vous utilisez les succursales

Vous pouvez changer votre logo dans la section suivante: Paramètres, Configurations, onglet Générales. Cliquez sur la succursale et onglet Logo.

Il apparaîtra maintenant en haut à gauche et sur vos documents officiels comme les soumissions et les factures.

Cette procédure est expliquée dans une vidéo : https://www.youtube.com/watch?v=HBJNm4w11Xo

Dès que vous accédez à GEM-BOOKS, vous voyez apparaître au haut de l'écran d'accueil, à droite du menu, des gadgets (widgets en anglais) vous permettant d'accéder en un clic à certains des modules auxquels vos droits d'utilisateur vous donnent accès. Chacun de ces gadget est lié au module correspondant que vous trouverez dans le menu de gauche.

Si vous le souhaitez, il vous est possible de personnaliser votre écran d'accueil, et de sélectionner les gadgets que vous souhaitez voir apparaître et masquer ceux que vous ne voulez pas.

Pour définir quels seront les gadgets qui seront affichés, il vous suffit de cliquer sur l'icône montrant une petite roue dentelée, située sur le tableau de bord immédiatement à droite du mot Accueil, et ensuite de cliquer sur les éléments que vous souhaitez afficher ou masquer.

Dans l'exemple ci-dessus, les widgets des modules Clients, Ventes, Bons de travail et Routes apparaissent par défaut sur l'écran d'accueil de Roger Point Point. Si vous souhaitez voir apparaître uniquement les widgets des modules Ventes et Bons de travail, voici comment procéder.

1. Cliquez sur l'icône montrant une petite roue dentelée et voici ce que vous verrez à l'écran.

NOTE : Vous remarquerez que le menu, à gauche, est de couleur atténuée. Ceci signifie que puisque le menu est toujours visible par défaut, vous ne pouvez pas choisir de le voir apparaître ou non; il n'est donc pas disponible pour être sélectionné. Seules les sections avec des couleurs vives peuvent être sélectionnées afin de définir si elles apparaîtront ou non sur l'écran d'accueil.

2. Cliquez maintenant successivement sur les wigets des modules Clients et Routes. Ils vont désormais apparaître avec des couleurs atténuées, tel que vous le voyez ci-dessous. Ceci signifie que ces 2 widgets n'apparaîtont plus par défaut sur l'écran d'accueil de Roger Point Point, une fois que la modification aura été acceptée.

Pour accepter les modifications apportées et ainsi les mettre en application, il ne vous reste plus qu'à cliquer à nouveau sur l'icône   , et l'écran d'accueil de Roger Point Point ressemblera désormais à ceci :

NOTE : De la même façon, non seulement cette procédure vous permet de personnaliser les widgets qui apparaissent dans le haut de l'écran d'accueil, mais elle s'applique également pour toutes les sections apparaissant avec des couleurs vives sur cet écran, dès que vous avez  cliqué sur l'icone montrant une petite roue dentelée une première fois.  Chacune des sections de l'écran d'accueil sera visible ou non, selon votre choix, il n'y a qu'à cliquer dessus afin d'alterner de l'apparence avec des couleurs vives à celle avec des couleurs atténuées, et vice-versa. Afin de confirmer et appliquer vos changements, la procédure est toujours la même;  il vous faut simplement cliquer sur l'icône montrant une petite roue dentelée une deuxième fois.

Cette procédure vous permet donc de personnaliser l'écran d'accueil, et d'y retrouver uniquement ce que vous désirez voir. Vous pouvez la répéter aussi souvent que le besoin de modifier l'apparence de l'écran d'accueil d'un utilisateur se présentera. Ceci vous permet de faire avec GEM-BOOKS une expérience de travail personnalisable et adaptée à vos besoins spécifiques.

Si vous n'arrivez plus à vous brancher à la plateforme, passez par la page Web officielle de GEM-BOOKS au https://www.gem-books.com et cliquez sur le bouton rouge CONNEXION en haut à droite. Une fois connectés, vous pourrez ensuite supprimer et recréer votre favori en le pointant sur https://app.gem-books.com pour un accès rapide.

Nous vous recommandons d'utiliser Google Chrome ou Mozilla Firefox pour des résultats optimaux. Nous vous suggérons même d'installer les deux sur votre ordinateur. De cette façon, si l'un ne fonctionne pas pour une raison ou pour une autre, vous pourrez toujours vous rabattre sur l'autre.

GEM-BOOKS est par le fait même tributaire de la santé du navigateur. Il est parfois nécessaire de vider les données de navigation de votre navigateur :

Google Chrome - https://support.google.com/chrome/answer/2392709

Mozilla Firefox - https://support.mozilla.org/fr/kb/effacer-cookies-donnees-site

Fermer votre navigateur ou encore mieux, redémarrer votre navigateur avant de vous rebrancher. Pour la première connexion après cette opération, passez par le bouton CONNEXION rouge en haut à droite sur le site principal : https://www.gem-books.com (Pour les curieux, cette action va recréer le bon témoin de navigation (cookies).

Mot de passe oublié

Pour réinitialiser votre mot de passe, cliquez sur le lien "Mot de passe oublié?" en bas à gauche de la fenêtre de connexion.

Dans l'écran suivant, entrez votre code d'utilisateur et votre adresse courriel. (Si vous n'avez plus votre code d'utilisateur, cliquez sur le lien en bas à gauche).

Vous recevrez un courriel avec un lien pour choisir un nouveau mot de passe.

Si ça ne fonctionne toujours pas, écrivez à [email protected] pour plus d'assistance.

Pour configurer votre modèle de facture, vous devez passer par le menu Paramètres-> Configurations, et ensuite dans l'onglet "Personnalisation".

À partir de là, vous pouvez choisir vos modèles de factures, soumissions, bons de commande, états de compte, bons de livraisons, etc...

Une fois votre modèle de facture choisis, vous pouvez le personnaliser d'avantage par le menu Paramètres > Configurations, et ensuite dans l'onglet "Générales"

Les informations qui seront affichées sur la facture seront prise de la succursale dans l'onglet Personnalisation des documents.

Par exemple, la numérotation et les textes à afficher sur votre factures comme le mode de paiement.

Pour les messages sur la facture, il est aussi possible d'en ajouter un spécifiquement pour un client dans le champ "Terme inscrit sur la facture" dans l'onglet Termes de celui-ci.

Certaines zones peuvent être activées ou désactivées. Elles se trouvent dans l'onglet Ventes/Achats des configurations. (Nous vous suggérons d'en activer un à la fois)

• Afficher le code CUP dans la description des produits dans les ventes
• Afficher la garantie des produits sur les ventes et soumissions
• Utiliser un multiplicateur d'unités dans les ventes
• Masquer les coordonnées de livraison dans la fiche des clients et les ventes
• Masquer le code des taxes dans les documents des ventes
• Masquer l'escompte dans les documents des ventes
• Masquer le code produit dans les documents des ventes
• Inclure un espace pour la signature du client dans la soumission
• Inclure un espace pour la signature du client dans la facture
• Masquer les champs d'affacturages (Facturer à)

Si vous désirez un modèle sur mesure, demandez à votre représentant.

La réponse est : OUI, absolument !

Plusieurs éléments peuvent être dupliqués dans GEM-BOOKS. La présence à l'écran de cette icône    vous indique qu'il vous est possible de dupliquer la fiche sur laquelle vous vous trouvez. Vous retrouverez généralement cette icône dans la partie inférieure gauche de votre écran, elle fait partie du groupe d'icônes.

Vous n'avez qu'à cliquer sur l'icône afin de générer la fiche duplicata. Il ne vous restera ensuite qu'à modifier dans le contenu de la nouvelle fiche les informations qui diffèrent de celles contenues dans la fiche source, notamment le code de celle-ci.

Gardez à l'esprit que même dans les cas où la presque totalité des informations contenues dans la nouvelle fiche générée doit être identique à celles de la fiche source, le Code qui lui est assigné doit demeurer UNIQUE et qu'il doit également exister une quelconque différence entre les informations dans la fiche source et celles contenues dans la nouvelle fiche ainsi créée.

Rappelez-vous... On ne doit pas pouvoir retrouver 2 fiches parfaitement identiques avec 2 codes différents, puisqu'un code doit désigner un client, un fournisseur, un produit, un service un employé, etc... qui soit UNIQUE.

Dans l'exemple suivant, nous allons créer une copie de la fiche d'un client (ESA), et ainsi générer celle d'un nouveau client, voisin de ce dernier. Rendons nous d'abord sur la fiche à copier, et défilons vers le bas pour voir apparaître la section où apparaît l'icone pour dupliquer.

Il ne vous restera plus qu'à apporter toutes les modifications nécessaires dans la nouvelle fiche ainsi créée afin d'en faire une fiche unique, qui renfermera toutes les informations relatives à votre nouveau client.

Note : Dans la nouvelle fiche, On ajoute le suffixe "-COPY" au champ code, ceci afin d'assurer l'impossibilité de créer un doublon au niveau de cette donnée. Il est donc de votre responsabilité d'assigner un nouveau Code à toute nouvelle fiche ainsi créée.

Vous avez créé un double d'un client par erreur? Suivez ce lien pour les fusionner :

Comment fusionner deux fiches clients?

Le contenu du menu qui s'affiche à la gauche de l'écran diffère d'un utilisateur à un autre, puisque le rôle de chacun des utilisateurs définit de façon précise quelle est l'information pertinente à l'exercice des fonctions inhérentes à son poste, il nous semblait évident que le menu qui s'affiche reflète exactement les autorisations et restrictions auxquelles l'utilisateur est assujetti. Cette règle s'applique tout autant pour l'utilisateur interne qui est un employé de l'entreprise que pour l'utilisateur externe, par exemple le comptable externe de l'entreprise ou les contacts chez un fournisseur ou un client.

Ainsi, le menu de chaque utilisateur ne lui présente que ce à quoi ses fonctions définissent qu'il peut avoir besoin d'accéder, aussi bien au niveau des divers modules visibles dans le menu que des sections sous-jacentes à chacun de ceux-ci.

En tant qu'administrateur de l'entreprise, Roger Point Point verra apparaître ce menu exhaustif.

Tandis que Jocelyne Robertson, Camille Savignac et Diane Roy qui sont respectivement employée, comptable externe de l'entreprise et représentante (vendeuse), verront moins d'items sur le menus qui s'affichera à la connexion à GEM-BOOKS.

Le menu s'affichant à la gauche de l'écran de chacun des utilisateurs de GEM-BOOKS lui présente tout ce à quoi il peut avoir besoin d'accéder dans l'exercice de ses fonctions au quotidien, rien de superflu, mais rien de manquant non plus.

L'administrateur peux basculer d'un employé à l'autre pour voir les accès de ce dernier.

Pour comprendre comment manier les rôles, nous vous recommandons l'article : Comment modifier les rôles et permissions des utilisateurs?

D'où viennent les étiquettes? Si vous êtes fleuriste, vous aurez besoin de spécifier si un client commande habituellement des fleurs pour un mariage, un enterrement, un cadeau ou autres. Si vous êtes ébéniste, vous aurez besoin de spécifier l'essence de bois d'un meuble ou d'une planche. Le Logiciel Actif ne peux pas contenir d'emblée les rubriques Mariage et Érable. C'est pourquoi nous avons créé les étiquettes et les attributs. Une étiquette sert donc à qualifier ou caractériser vos fiches. Vous pourriez donc qualifier un client avec les étiquettes "Mariage, Cadeau".

Les étiquettes vous permettent de choisir dans une liste, tandis que les attributs servent plutôt à vous créez vos propres champs. Par exemple, vous ne pourriez pas vous servir d'une étiquette pour un champ "Date d'embauche" par exemple. Comment ajouter un attribut dans une fiche?

Ses étiquettes vous seront utiles dans les filtres et dans MailChimp entre autres.

À titre d'exemple, voici la liste des étiquettes que vous pourriez voir apparaître à l'écran pour consultation, lorsque vous vous trouvez dans le menu Client.
On retrouve dans cette liste le libellé de chaque étiquette ainsi que la section dans lequel cette étiquette pourra s'appliquer.

Il vous est possible de créer de nouvelles étiquettes et les ajouter à cette liste en cliquant sur l'un des logos  que vous retrouvez sur l'écran.

La fenêtre suivante sera alors affichée en superposition...

Vous indiquerez votre nouveau critère de filtration dans le premier champ...

Le 2e champ indique par défaut le "module" dans lequel vous étiez au moment de créer votre nouvelle étiquette...

Vous finaliserez l'ajout de cette nouvelle étiquette en cliquant .

Votre étiquette a maintenant été ajoutée à la liste...

Note : Puisque la même fenêtre servira à l'ajout d'étiquettes dans chacun des modules où on peut en utiliser, GEM-BOOKS vous propose par défaut celui dans lequel vous vous trouviez au moment où vous avez cliqué sur le bouton nouveau.

Plus de détails sur l'utilitée des étiquettes Où définit-on les étiquettes applicables à une fiche (produits, ventes, achats, clients, fournisseurs, projets) dans les divers modules?

Après avoir complété la fiche Vente dans  GEM-BOOKS et après avoir également créé la Soumission, au besoin, la prochaine et dernière étape en vue de finaliser le processus transactionnel est la création de la Facture.

Nous verrons dans cet article de la FAQ comment il est simple, dans  GEM-BOOKS, de créer votre Facture depuis la fiche Vente, une fois que celle-ci est finale et qu'elle reflète parfaitement votre transaction, avec tous les détails inhérents à cette dernière.

 Note : Pour les besoins de cet article de la FAQ, nous utiliserons la fiche
Vente numéro 1000242 que nous avons précédemment créée puis ensuite
éditéee dans  GEM-BOOKS. Rappelons-nous aussi que cette fiche est également celle
à partir de laquelle a été créée la Soumission originale numéro 2000082 - 1,
puis ensuite la Soumission "éditée" numéro 2000082 - 2, suite à l'édition de
la fiche Vente originale.

 Retrouvons donc ci-dessous la fiche Vente numéro 1000242 telle qu'elle a été laissée suite aux modifications qui lui ont été apportées...

Encore une fois,  GEM-BOOKS vous simplifie la vie quand vient le moment de créer la Facture pour la totalité de votre fiche Vente. Il ne vous reste plus maintenant qu'à inscrire la date que vous souhaitez voir apparaître sur la Facture dans le champ "Facturation"  , puis ensuite cliquer sur le bouton  qui se trouve au bas de l'écran, à droite.

 Puisqu'une transaction pour laquelle la Facture a déjà été créée ne devrait normalement plus être éditable à compter du moment de la création de la Facture,  GEM-BOOKS vous demandera maintenant de confirmer votre intention de clore la transaction en vous amenant cette boîte de dialogue à l'écran...

Si vous souhaitez poursuivre et créer la Facture maintenant pour cette Vente, simplement cliquer sur  et  GEM-BOOKS va procéder à la création de votre Facture, en format pdf.

Votre Facture sera immédiatement créée, puis déposée dans l'onglet DOCUMENTS, où vous pourrez aisément la retrouver. 

Dans le cas présent, il s'agit de la Facture numéro 3000126, que l'on peut voir ci-dessous...

Si, au contraire, vous aviez choisi de ne pas procéder immédiatement à la facturation et que vous aviez cliqué sur  dans la boîte de dialogue montrée à l'étape précédente, aucune Facture n'aurait été créée et  GEM-BOOKS vous aurait tout simplement ramené sur votre fiche Vente.

L'onglet Historique (Log) est un onglet que vous retrouverez dans plusieurs fiches, prenons l'exemple de la fiche Client. Ses entrées vous permettent de voir ce qui a été fait comme modifications sur la fiche à quel moment et par quel utilisateur.

Changer le rôle d'un utilisateur

Un rôle est attribué à chaque groupe d'utilisateurs ayant accès à la plateforme. Bien qu'il soit possible de n'avoir qu'un utilisateur pour un rôle, un rôle s'applique normalement à un groupe d'utilisateurs. Par exemple, vous ne crérez pas un rôle nommé Sophie, mais plutôt un rôle Vendeur dans lequel vous ajouterez Sophie. Vous pouvez aussi avoir un rôle "Vendeurs sur la route", différent du rôle "Vendeurs en magasin". Sophie sera dans le premier tandis que Jacques sera dans le second.

L'utilisateur fait partie d'un groupe avec les mêmes permissions que lui.

Chaque rôle détermine ce que l'utilisateur a le droit de consulter, de modifier, d'ajouter ou de supprimer. Votre système vient avec plusieurs rôles prédéterminés, appelés « rôles du système », qui répondent à la majorité des besoins d'une entreprise. Néanmoins, vous pouvez créer et personnaliser vos propres rôles.

Où modifier les rôles des utilisateurs

Dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres, Configurations, puis sur l'onglet Rôles. Une liste des rôles apparaîtra à l'écran (voir image ci-dessous).

Pour modifier un des rôles de la liste, cliquez sur ce dernier. À noter que les rôles du système ne sont pas modifiable, mais vous pouvez les dupliquer pour vous en inspirer. Par exemple, si un vendeur a besoin de plus ou moins de permissions, dupliquez ce dernier et renommez-le quelque chose comme "Vendeurs ma compagnie". N'oubliez pas d'attribuer ce nouveau rôle au vendeur ou aux vendeurs dont vous désirez appliquer ce nouveau rôle fait pour eux.

Veuillez noter que lorsque vous apportez des modifications à un rôle, celles-ci seront automatiquement appliquées aux accès des utilisateurs dont ce rôle est assigné. 

Créer un nouveau rôle

Vous pouvez également créer un nouveau rôle en cliquant sur le bouton rouge + Nouveau situé au haut de la liste. Une fenêtre intitulé Rôles - Nouveau apparaitra à l'écran (voir image ci-dessous).

Nom français : Donnez un nom français au nouveau rôle.
Applicable au(x) type(s) d'utilisateur(s) suivant(s) : Sélectionnez le type d'utilisateur concernés par le rôle (clients, fournisseurs, regroupements, ressources humaines).
Définir ce rôle comme le rôle par défaut lors de la création d'un accès pour ce type d'utilisateur : Cochez cette boîte si vous désirez que ce nouveau rôle devienne le rôle par défaut pour ce type d'utilisateur.

Modifier un rôle existant

Cliquez sur le rôle que vous désirez modifier. Dans la fenêtre qui s'affichera à l'écran, vous pourrez cocher les boîtes correspondant aux accès que vous désirez octroyer à ce rôle (voir image ci-dessous). Plus bas, une section restrictions vous permet de restreindre les accès à certaines sections ou aspects de GEM-BOOKS.

Modifier un rôle du système

Les rôles systèmes ne sont pas modifiables. Cependant, vous pouvez dupliquer un rôle du système et le personnaliser ensuite. Dans la liste des rôles, cliquez sur le rôle du système que vous désirez modifier, puis cliquez sur l'icône Dupliquer au bas de la fenêtre (voir image ci-dessous).

Appliquer le rôle à un utilisateur

Pour modifier le rôle d'un utilisateur, cliquez sur Gestion des utilisateurs dans le menu en haut à droite (voir image ci-dessous). 

Une fenêtre intitulée Gestion de Compte et contenant la liste des utilisateurs ayant accès à la plateforme apparaitra à l'écran (voir image ci-dessous).

Cliquez sur l'utilisateur pour qui vous voulez modifier le rôle. Dans la fenêtre qui s'affiche à l'écran, vous pouvez définir le rôle que vous souhaitez à l'aide du champ Choisir le rôle que vous souhaitez donner à cette personne. Cliquez sur Enregistrer pour sauver vos modifications.

À plusieurs endroits dans GEM-BOOKS, vous avez l'onglet Documents qui vous permet de joindre un fichier, Word, pdf ou une image png ou jpeg à la fiche sur laquelle vous vous trouvez. Par exemple, il serait plus pertinent de mettre un certificat de conformité sur la fiche d'un de vos clients et sur chacune des factures que vous faites à ce dernier.

Vous avez deux façons d'ajouter un document

1. Dans l'onglet Documents, cliquez sur le bouton rouge +Nouveau. Vous pourrez cliquer sur le nuage pour parcourir les documents sur votre ordinateur ou en glisser-déposer un. N'oubliez pas d'Enregistrer à l'aide du bouton vert avant de fermer cette fenêtre.
2. Le bouton carré tout juste à côté du bouton nouveau vous permettra de téléverser plusieurs documents d'un coup. Pratique, non!?

Truc : Nul besoin de taper un titre pour votre document. Au moment de l'enregistrement, le titre sera automatiquement complété par... je vous le donne en mille, le nom du fichier que vous venez de téléverser.

Une fois que vous avez un ou plusieurs documents dans la liste, vous apercevrez un bouton jaune représentant un quadrillé. Ce bouton sert à basculer entre nos 2 modes d'affichages : Standard ou Grille.

Le mode d'affichage Grille permet de consulter les documents et les étiquettes un peu comme nous avons l'habitude de le faire sur un ordinateur de bureau avec des dossiers et des fichiers. Autrement dit, il permet d'associer des étiquettes à des documents pour les regrouper un peu à la façon d'un dossier. Le courriel de Gmail utilise cette technique.

Le mode Grille affiche une barre de navigation. Cette barre vous permet d'ajouter des nouvelles étiquettes (des dossiers) ou encore des nouveaux documents. Vous pouvez glisser des documents sur les étiquettes un peu comme on le ferait dans un dossier. 

Chaque étiquette présente un numéro afin de démontrer le nombre de documents que celui-ci contient (aucun numéro signifie aucun document associé à cet étiquette). En terminant, vous pouvez cliquer sur une étiquette afin de consulter tous les documents qui y sont associés.

Dans GEM-BOOKS, vous pouvez configurer un processeur de paiement afin d'accepter des paiements par carte de crédit. GEM-BOOKS utilise votre fournisseur de paiement existant. Il n'y a pas de frais supplémentaires pour l'utilisation de cette fonction. (Si vous n'avez pas de fournisseur où que ce dernier ne figure pas dans cet article, contactez-nous.)

Une fois le processus terminé, vous pourrez accepter des paiements sur une facture envoyée par courriel.

Configuration

Dans le menu Paramètres > Configurations > onglet API, vous retrouverez la section Comptes de marchands.

Choisissez votre fournisseur de paiement parmi ceux disponibles.

• Authorize.NET
• Bambora
• Chase
• Global Payments
• Moneris
• NetBanx
• PayPal (Pro)
• Paysafe
• Stripe
• Square (non disponible)
• TIL - Partenaires GEM-BOOKS

Complétez le formulaire à l'aide des informations qui vous auront été transmises par votre fournisseur de paiement :

- ID marchand : Votre numéro d'identification unique chez votre fournisseur de paiement
- Clé secrète : La clé secrète pour utiliser votre processeur de paiement à l'externe, normalement dans les paramètres API de votre processeur
- Numéro de compte : Votre numéro de compte unique chez votre fournisseur de paiement (pas obligatoire pour certains processeurs)

Utilisation

Pour vérifier la configuration, rendez-vous sur une vente facturée, un nouveau bouton «CC» devrait maintenant être affiché à côté du bouton. Il vous permet de passer un paiement par carte de crédit manuellement.

Lorsque vous cliquez sur CC, un formulaire apparaîtra afin de vous permettre d'y indiquer les informations de la carte de crédit. Notez que si vous cochez la case "Enregistrer les détails de paiement pour utilisation ultérieure et les renouvellements automatiques", les informations seront enregistrées dans la fiche du client et seront disponibles pour les prochains paiements. (Indisponible pour les comptes PayPal).

Le même écran sera proposé à vos clients lorsque vous envoyez une facture par courriel. Un nouveau bouton sera affiché dans les courriels de facturation que vous enverrez à vos clients ce qui leur permettra d'effectuer le paiement enligne directement à la réception du courriel.

Voici un exemple de courriel qui inclut le bouton :

Un avantage est que les paiements pour les abonnements que vous vendez pourront être prélevés automatiquement à la date d'anniversaire de ceux-ci (sans intervention de votre part ou de la part du client).

Finalement, le ou les administrateurs recevront une notification par courriel dès qu'un paiement a été effectué de cette façon.

Si le paiement est refusé, la raison sera inscrite dans l'onglet journal du client.

Si vous n'avez pas un fort volume, PayPal est une solution intéressante pour accepter les cartes de crédit pour le règlement des factures de vos clients sur GEM-BOOKS. Si vos ventes augmentent, ou si vous croyez que vous avez déjà assez de volume pour passer par un fournisseur de paiement conventionnel, n'hésitez pas à communiquer avec votre représentant pour des références compatibles avec GEM-BOOKS.

Afin de pouvoir configurer Paypal sur GEM-BOOKS, veuillez vous assurer que votre compte Paypal est un compte "Business" (Payments Pro). Si c'est déjà le cas, vous pouvez passer directement à l'étape 1.

Pour cela, vous devez activer l'option Payments Pro de Paypal (frais mensuel).

Voici la procédure afin de l'activer : https://www.paypal.com/ca/business/get-paid/accept-online-payments/payments-pro

Après quelques jours, votre compte sera vérifié et vous pourrez passer à l'étape 1 à ce moment.

Étape 1

Voici la procédure à suivre afin de trouver les informations nécessaires pour configurer GEM-BOOKS. Une fois branché à votre compte Paypal, cliquez sur le menu avatar en haut à droite (votre nom), puis sur "Paramètres du compte"

Cliquez sur le lien "Mettre à jour" vis à vis l'Accès à l'API du menu "Accès au compte".

Dans la section Intégration NVP/SOAP (classique) cliquez sur le lien "Gérer les informations d'authentification API"

Ensuite, assurez-vous que le choix "Request API signature" soit sélectionné, et faite "Agree and submit".

Les 3 informations nécessaires à la configuration sur GEM-BOOKS seront maintenant affichées. Sur votre GEM-BOOKS, rendez-vous dans l'onglet API du menu Paramètres, Configurations. Dans la section Compte marchand, choisissez Paypal puis entrez les informations provenant de votre compte Paypal sur GEM-BOOKS, comme ceci (cliquez sur "Show" sur Paypal pour voir et copier la valeur). Lorsque cela est complété, assurez-vous d'enregistrer les configurations sur GEM-BOOKS, et puis de cliquer sur "Done" dans votre compte Paypal.

Votre Paypal est maintenant configuré sur votre GEM-BOOKS. Pour savoir les avantages que cela procure, veuillez consulter la FAQ suivante : Comment configurer GEM-BOOKS pour accepter des paiements par carte de crédit?.

IMPORTANT : Paypal ne permet pas d'enregistrer la carte de crédit de vos clients afin de faire des paiements récurrents, il est seulement utilisé afin de faire des paiements uniques, par exemple, lors de l'envoi d'une facture par courriel.

Notez bien : les termes « exercice », « année financière » et « exercice financier » désignent tous la durée, généralement d'une année, au terme de laquelle une administration procède à la clôture de ses comptes et à l'établissement de ses états financiers annuels. Les années financières ne se terminent pas nécessairement en décembre. Parfois, elles se terminent le mois où l'entreprise a été créée.

Une année financière est divisée en périodes comptables. Chaque entreprise à sa propre façon de faire. Certains préfèrent fermer leurs périodes tous les mois, d'autres par trimestre et d'autres, une fois par année.

Comment fermer une période comptable

Avant de fermer une période, il est généralement nécessaire de vous assurer que :

• votre conciliation bancaire est complétée;
• votre âge des comptes clients est véridique;
• votre âge des comptes fournisseurs est véridique;
• votre bilan est correct;
• votre état des résultats est correct;
• finalement, la balance de vérification doit balancer jusqu'à la dernière transaction. Autrement dit, vous ne pouvez pas fermer la période de novembre, si décembre ne balance pas.

Pour fermer une période, allez dans le menu de gauche et cliquez sur Comptabilité, Périodes.

1. Pour fermer une période, cliquez sur le bouton Nouveau. Une boîte de dialogue intitulée Fermer une période s'affichera.

2. Entrez le numéro de la période. Ce numéro suit généralement celui de la période antérieure. Contrairement à d'autres logiciels comptables, GEM-BOOKS conserve vos données durant des années. Il est donc judicieux de nommer vos périodes d'une manière qui sera facile à reconnaitre plus tard. Par exemple, « 1801 » pour la période se terminant en janvier 2018.

3. Choisissez la date à laquelle vous voulez fermer la période (correspond souvent au dernier jour du mois).

4. S'il s'agit de la fin de votre année financière, cochez la case Correspond à une fin d'année financière. *Plus d'info à ce sujet plus bas.

5. Cliquez sur Ok pour fermer la période. Elle apparaîtra dans votre liste de périodes fermées. 

Comment modifier une période fermée

Mise en garde : il pourrait être judicieux de communiquer avec votre professionnel de la comptabilité avant de modifier une période fermée. Par exemple, si vous avez déjà envoyé vos rapports de TPS et de TVQ au gouvernement, modifier une période pourrait fausser vos données.

Lorsqu'une période est fermée, il est impossible de modifier les données de cette période. Toutefois, vous pouvez rouvrir la période pour la modifier en cliquant sur l'icône de la petite poubelle dans la liste des périodes fermées. 

Si vous ouvrez une période qui n'est pas la période la plus récente, vous rouvrirez toutes les périodes qui la suivent. Par exemple : si j'ouvre la période de d'octobre 2020, mais que j'avais déjà fermé la période du mois de novembre 2020, la période du mois de novembre sera aussi ouverte.

Par exemple, imaginons que je ferme mes périodes mensuellement et que j'ai déjà fermé la période du 31 janvier 2020, mais je me rends compte que j'ai des modifications à apporter à la comptabilité du mois de janvier 2020. Je peux tout simplement cliquer sur l'icône de la poubelle (voir image ci-dessous) pour rouvrir la période. La période fermée numéro 1803 disparaîtra alors de ma liste des périodes fermées. Je peux maintenant apporter les modifications nécessaires à la comptabilité du mois de janvier 2020. Lorsque j'ai fini d'apporter des modifications à cette période, je dois la fermer à nouveau en suivant les étapes normales de fermeture de périodes énoncées ci-dessus.

*Comment fermer une année financière

Lorsque vous fermez une période, vos données (comme la TPS et la TVQ perçues durant la période en question) sont comptabilisées et sauvegardées. Si je ferme mes périodes tous les mois, je finis mon année financière avec douze périodes.

À la fin d'une année financière, il est nécessaire de la clôturer. Cela signifie que les données des périodes précédentes, donc de mon année, sont comptabilisées et sauvegardées pour que je puisse repartir à zéro et commencer une nouvelle année financière.

Imaginons que nous sommes en 2020, que mon année financière se termine le 31 décembre de chaque année et que je ferme mes périodes de façon mensuelle. Quand je ferme ma dernière période de l'année, je dois aussi fermer mon année financière. Je suis donc les étapes de fermeture de période et je choisis le 31 décembre 2020 comme date. Cependant, cette fois, je coche la case Correspond à une fin d'année avant de cliquer sur OK.

La fermeture de ma période de décembre 2020 apparaîtra avec les autres périodes fermées dans la liste des périodes fermées, et mon année financière sera aussi fermée. Je peux maintenant commencer une nouvelle année financière 2021. Le 31 janvier 2021, je fermerai ma première période de l'année, et ainsi de suite jusqu'en décembre 2021.

Comment modifier une année financière fermée

Il est toujours possible de modifier une année financière fermée! Tout comme une période, vous pouvez cliquer sur l'icône de la petite poubelle à côté de l'année fermée pour la rouvrir. Apportez les modifications nécessaires, et fermez ensuite l'année à nouveau en suivant les étapes de fermeture d'une année.

Vos données ne seront jamais perdues lorsque vous fermez une année financière. Certains logiciels de comptabilité suppriment les données des années financières fermées. GEM-BOOKS ne supprime pas les données de votre année financière fermée. Il est toujours possible de les modifier ou de les consulter plus tard.

Note : Le transfert des bénéfices en cours au compte des bénéfices non répartis ne se font pas automatiquement par cette action. Vous devez faire une transaction pour le BNR.

Les éléments importants, notamment les informations relatives aux clients, aux fournisseurs, aux employés, aux produits et aux services ne peuvent être supprimés. Cependant, vous pouvez désactiver une fiche à n'importe quel moment. Une fois inactive, la fiche disparait de vos listes. 

Comment désactiver une fiche

Rendez vous dans la liste où se trouve la fiche que vous désirez désactiver. Aux fins de cet exemple, nous désactiveront une fiche client.

Dans le menu de gauche, cliquez sur Client > Client. Ensuite, dans la liste, cliquez sur le client dont vous désirez désactiver la fiche.

Dans la fiche du client, changez le statut d'actif à inactif (voir image ci-dessous). Cliquez sur le bouton vert Enregistrer au bas de la page. Cette fiche client est maintenant inactive. Vous ne la verrez donc plus apparaître dans votre liste de clients.

Liens vers des FAQ connexes

Comment retrouver une fiche désactivée?
Comment changer le code d'une fiche?

• Comment trouver une fiche désactivée
• Liens vers des FAQ connexes

Comment retrouver une fiche désactivée

Les fiches inactives, ou désactivées, sont cachées dans les listes. Pour les rendre visibles, cliquez sur l'icône bleue des listes dans le coin supérieur droit (voir image ci-dessous).

Dans le premier menu déroulant intitulé Statut, sélectionnez « Actif » pour ne voir que les fiches actives, « Inactif » pour ne voir que les fiches inactives et « Tous » pour voir toutes les fiches. Cliquez ensuite sur le bouton vert Filter au bas de la page.

Liens vers des FAQ connexes

Comment effacer une fiche?

Attention! Le code de chaque fiche doit être unique, même si cette dernière est inactive. Il se pourrait que vous n'arriviez pas à créer une fiche avec un code si celui-ci existe déjà dans une fiche inactive.

Par exemple, vous voulez créer un produit et lui donner le code 1234. Cependant, le système vous informe que ce code existe déjà. Vous pouvez alors choisir un autre code pour votre nouveau produit, ou modifier le code du produit dont la fiche est inactive. 

Rendez vous dans la liste où se trouve la fiche que vous désirez désactiver. Aux fins de cet exemple, nous désactiveront une fiche de produits et services.

Dans le menu de gauche, cliquez sur Produits et services > Produits et services. Ensuite, dans la liste, cliquez sur le produit ou service dont vous désirez désactiver la fiche. Ceci ouvrira sa fiche.

Sous Code, inscrivez un nouveau code. Cliquez ensuite sur le bouton vert Enregistrer dans le coin inférieur gauche de la page.

Le système de prise de photos de factures a été conçu pour simplifier l'entrée de données de factures de vos fournisseurs, évitant ainsi de devoir les saisir au fur et à mesure. Il permet de prendre une photo de vos factures rapidement, qui auront ensuite le statut de «en attente de traitement». Ainsi, la personne responsable de la tenue de livres aura accès aux photos en attente et pourra facilement les convertir en transactions de dépenses.

Accéder au gadget Photos de factures

Sur la page d'accueil, repérez le gadget Photos de factures. Vous verrez les photos que vous avez prises, mais qui n'ont pas encore été traitées par le service comptable. Pour ajouter une nouvelle photo, cliquer sur le bouton + rouge situé en haut à droite du gadget Photos de factures.

Note : avec le bouton + rouge, il y a une différence entre un ordinateur et un appareil mobile comme une tablette ou un téléphone. Sur l'ordinateur, il est plus probable que vous voudrez téléverser des factures en format pdf que vous aurez reçu par courriel. Tandis que sur un téléphone, la caméra s'ouvre et vous pouvez saisir un reçu de caisse.

Si vous utilisez un ordinateur, vous devrez importer un fichier à partir d'un de vos dossiers. Après avoir sélectionné la photo, celle-ci se retrouvera dans la liste de photos en attente de traitement sur votre page d'accueil et dans le menu Photos de factures.

Si vous utilisez un appareil mobile, lorsque vous cliquez sur le + rouge, vous aurez l'option de prendre une photo avec votre appareil ou d'en sélectionner une parmi votre galerie (voir image ci-dessous). Après avoir sélectionné ou pris la photo, celle-ci se retrouvera dans la liste de photos en attente de traitement sur votre page d'accueil et dans le menu Photos de factures.

Vous pouvez également accéder au module Photos de factures en cliquant sur Fournisseurs > Photos de factures dans le menu de gauche. Pour ajouter des photos à partir de cette page, cliquez sur le bouton rouge + Nouveau (voir photo ci-dessous).

Traiter les photos

Pour transférer vos photos de factures à la comptabilité, cliquez sur l'icône du papier et du crayon en haut à droite dans la boîte du module "Photos de factures" sur la page d'accueil, ou cliquez sur Fournisseurs > Inscrire des factures.

Vous pourrez alors sélectionner les photos à traiter, consulter leurs informations ou les supprimer.

Une fenêtre intitulée “Inscrire des factures” apparaît à l'écran. Vos photos se trouveront à gauche, sous le titre "Photos de factures". Si aucune photo n'est en attente de traitement, la section "Photos de factures" ne sera pas disponible.

Dans la section ”Photos de factures” se trouvent donc les photos qui n'ont pas encore été traitées. Vous y  trouverez divers renseignements, comme la date à laquelle la photo a été prise et le nom de l'utilisateur ayant pris la photo.  Vous pouvez supprimer une photo en cliquant sur le bouton rouge “Supprimer” qui se trouve sous chaque photo.

Pour afficher une photo à l'écran, cliquez sur celle-ci. Vous pourrez ainsi mieux lire les informations qu'elle contient.

Sélectionner les photos à traiter, consulter leurs informations ou les supprimer

Une fenêtre intitulée Inscrire des factures apparaitra à l'écran. Vos photos se trouveront à la gauche, sous le titre Photos de factures (voir image ci-dessous). Si aucune photo n'est en attente de traitement, la section Photos de factures ne sera pas disponible.

Dans la section Photos de factures se trouvent donc les photos qui n'ont pas encore été traitées. Vous y trouverez divers renseignements, comme la date laquelle la photo à été prise et le nom de l'utilisateur ayant pris la photo. Vous pouvez supprimer une photo en cliquant sur le bouton rouge Supprimer qui se trouve sous chaque photo.
Pour afficher une photo à l'écran, cliquez sur celle-ci. Vous pourrez ainsi mieux lire les informations qu'elle contient.

Renseigner les photos

Sélectionnez les photos une à une, et remplissez les champs à droite de l'écran (voir image ci-dessus). Remplissez les champs suivants à partir des informations contenues dans la photo de facture sélectionnée :

• Fournisseur/Référence (facultatif) : Inscrivez le fournisseur comme référence
• Compte de dépenses : Inscrivez le compte de dépenses approprié
• Date : Inscrivez la date de la facture
• # Facture : Inscrivez le numéro de la facture
• Montant (TTC) : Inscrivez le montant de la facture (toutes taxes comprises)
• Règle de taxe : Sélectionnez la régle de taxe
• Inclure le paiement (facultatif) : Spécifier oui ou non
• Compte de paiement (facultatif) : Choisissez le compte de paiement
• Référence du paiement (facultatif) : Inscrivez une référence pour le paiement
• Étiquettes (facultatif)

Lorsque vous avez terminé, cliquer sur le bouton rouge Ajouter à votre droite. Une ligne contenant les informations que vous avez entrées apparaitra et la photo sera supprimé de la liste des photos en attente de traitement (voir photo ci-dessous).

Vous pouvez renseigner autant de photos que vous voulez. Cependant, veuillez noter que tant que vous ne cliquez pas le bouton Traiter, vos transactions ne seront pas sauvegardées.

Envoyer les photos renseignées (transactions) à la comptabilité

Lorsque vous avez terminé d'entrer les données des photos que vous désirez transférer à la comptabilité, cliquer sur le bouton bleu Traiter au bas de l'écran à gauche (voir photo ci-dessus). Cette action créera une transaction pour chaque facture, à partir des données que vous avez saisies. La photo originale de la facture sera attachée à la transaction pour une consultation simple et efficace.

Les photos des factures traitées seront marquées comme terminées, et ne seront donc plus visible dans le module de Photos de factures (sauf si vous filtrez la liste pour voir les photos complétées).

Pour empêcher ou permettre l'accès à ce module, voici les rôles et permissions associés.

Les fondements même d'une base de donnée sur laquelle GEM-BOOKS est bâtie ne vous permet jamais de supprimer un client ou un fournisseur, un compte ou a peu près n'importe quoi. Un système comme GEM-BOOKS fait beaucoup de liens entre les différents éléments du système; pour ne pas perdre ses liens, vous ne pouvez pas supprimer de fiches, mais seulement les mettre inactives. Une fiche inactive existe encore, mais ne sera plus affichée sur le système. 

Pour ce faire, allez dans la fiche et changez le statut pour Inactif.

Comptes comptables

Il faut aussi faire attention de ne pas renommer une fiche pour une autre. Par exemple, si vous renommez le compte comptable Assurances pour Essence, vos dépenses d'assurances continueront d'être inscrites dans le compte Essence. Même principe que si vous renommez la fiche de Pierre pour Julie, les factures que vous avez faite à Pierre seront transférés à Julie.

En résumé, au lieu de renommer une fiche, mettez-là inactive et créez-en une nouvelle.

Supprimer une vente

Au moment de faire nos premières armes avec GEM-BOOKS, il arrive souvent que l'on veuille supprimer une vente. À priori, il n'est pas possible de le faire. Par contre, vous pouvez soit la réutiliser en changeant le client et en supprimant les produits et services, soit en l'ignorant. En effet, une vente qui n'a pas été convertie en facture n'a aucun impact sur votre comptabilité. Même une vente qui a été transformée en soumission peut être réutilisée.

Si vous désirez quand même partir du bon pied en faisant table rase de vos essais, vous pouvez ouvrir un billet à [email protected] et nous demander de supprimer l'ensemble de vos ventes. À noter que ce faisant, les soumissions et les factures seront aussi effacées. N'oubliez pas de nous spécifier la nouvelle numérotation désirée pour vos ventes, soumissions et factures. Note : Nous ne pouvons pas supprimer que quelques ventes.

Par défaut, le système crée la devise CAD et USD dans votre système. Les devises sont modifiables à partir de l'onglet Devises dans le menu Paramètres, Configurations. Une devise comporte les informations suivantes : le nom de la devise, le signe et le taux (*à noter que celui-ci n'est pas mis à jour automatiquement par le logiciel, il vous faut le gérer manuellement). Vous pouvez avoir seulement une seule devise spécifiée comme étant votre devise par défaut, et celle-ci se doit d'avoir un taux de 1.00, car les autres taux seront basés sur celle-ci.

Note : La devise entrante représente l'argent qui entre dans l'entreprise (facture au client), sortant est celle qui sort de l'entreprise (paiement aux fournisseurs)

Les devises sont utilisables à plusieurs endroits dans le logiciel, par exemple, lors d'une vente ou bien d'un achat, ou bien lors de la configuration d'un compte dans la charte de comptes. De plus, vous pouvez configurer vos fournisseurs ou clients afin d'utiliser une devise par défaut autre que la vôtre lors de ventes ou bien d'achats.

La devise utilisée lors des différentes transactions sera reflétée dans plusieurs rapports du système, notamment dans les rapports d'inventaire, qui définira la valeur de la marchandise selon le taux de la devise au moment de l'achat du produit, et dans les rapports comptables comme l'âge des comptes. (*à noter que les conversions dans les rapports comptables sont des estimés, car basés sur le taux de change inscris dans le logiciel. Si vous voulez faire un échange de devise auprès de votre banque, il va vous falloir faire la transaction de transfert d'un compte à l'autre manuellement).

Note pour les transporteurs et les courtiers

Dans l'onglet Transport des Paramètres, configurations, il y a une option pour : Conserver le taux de change après avoir défini un prix dans un booking.

Le calcul de la profitabilité est aussi affecté par la devise quand vous facturez en USD et payez en CAD. Voici l'exemple d'un taux USD au pair.

Vous devez définir votre devise avant de créer un Booking. Autrement dit, vous devrez en créer un nouveau (ou le dupliquer) pour appliquer la nouvelle devise.

Dans GEM-BOOKS, certains champs peuvent être traduits en plusieurs langues. Ces champs sont principalement ceux qui sont utilisés afin de partager de l'information avec vos clients, par exemple, le nom d'un produit, qui va se retrouver sur la facture du client.

Prenons un autre exemple, vous avez indiqué que la langue de correspondance d'un client dans sa fiche comme étant l'Anglais, les produits que vous ajouterez à ses factures seront donc affichés en anglais pour lui.

Voici comment les champs de traductions fonctionnent.

Au-dessus des champs multilingues, vous constaterez qu'une icône de traduction apparait à la droite de celui-ci. Par défaut, le champ que vous remplirez sera inséré dans toutes les langues disponibles, ainsi il n'est pas obligatoire de remplir les traductions, surtout si votre clientèle est essentiellement unilingue.

Lorsque vous cliquez sur cette icône, une fenêtre comme la suivante vous sera affichée. Vous pourrez à cet endroit modifier la valeur du champ selon la langue. À noter qu'une option afin de confirmer la traduction est cliquable, plus d'informations à ce sujet au bas de la présente FAQ. De plus, vous remarquerez que la langue actuelle du système est non modifiable dans cet affichage, car celle-ci est le champ affiché principalement sur la fiche, vous pouvez donc le modifier directement sur la fiche.

Si vous modifiez la langue de votre système à l'aide de l'icône au haut droit de la page, vous remarquerez que les champs de traductions seront affichés dans la langue choisie dans les listes ainsi que sur les fiches et les champs de recherches. De plus, lors d'utilisation de ces champs dans des envois à vos clients (produits, modèles de courriels, etc.), le champ utilisera la traduction de la langue appropriée.

Note : La case à cocher "La traduction a été validée" est à titre indicatif seulement. Si vous travaillez avec des traducteurs, vous voudrez peut-être faire valider vos traductions. Autrement dit, nul besoin de la cocher pour que votre traduction soit effective.

 Dans le menu Paramètres, vous avez accès à un menu Traductions. À cet endroit, vous pouvez gérer l'ensemble des traductions du système d'un seul coup et filtrer la liste par ceux qui n'ont pas été validés (crochet mentionné plus haut) ainsi que par module.

Pour utiliser plus d'une décimale dans le champ quantité, activez cette option dans le menu Paramètres, Configurations et dans l'onglet Générales.

√  Autoriser les décimales dans les champs quantité

Vous pouvez utiliser 1, 2, 3 et jusqu'à 4 décimales dans le champ prix. Par exemple, si vous vendez au pieds du fil Ethernet et que vous avez payé la boite de 1000 pieds 55,90$, votre coutant au pieds sera de 0,0559$

√  Utiliser 4 décimales au lieu de 2 dans les champs de prix

Vous pouvez définir un prix vendant sur chacun de vos produits. Mais comment faire un prix spécial pour certains de vos clients?

Par exemple, vous désirez offrir une réduction de 10$ sur une sélection de produits et services pour tous vos clients de votre chambre de commerce locale. Créez une nouvelle liste de prix dans le menu du même nom qui se trouve dans le menu Produits et services.

Associez-la ensuite aux membres dans leurs fiches clients, onglet Prix.

Dans ce même onglet, vous pourrez aussi définir des Liste de prix personnalisées et des Rabais personnalisés par catégorie de produits ou services. Lorsqu'un produit de cette liste sera ajouté sur la facture de ce client, le montant du produit sera automatiquement ajusté. Par exemple, si le prix régulier du produit est de 50$, il apparaitra sur la facture à 40$.

Si vous désirez montrer au client le spécial que vous lui faites, activez l'option "À l'ajout d'un produit dans une vente, si celui-ci a un montant différent dans une liste de prix, afficher le montant original et le rabais en pourcentage sur la facture" dans les Paramètres, Configurations du module ventes. De cette façon, le montant inscrit sera de 50$, mais il y aura un 20% dans la rubrique Rabais. Pour que votre rabais apparaisse sur la facture imprimée, assurez-vous que la case "Masquer la colonne rabais dans les documents des ventes".

Cette fenêtre ne semble plus utilisée et cela empêche les autres utilisateurs d'y accéder. Travaillez-vous encore sur cette fenêtre?

Bien que plusieurs utilisateurs peuvent être branchés en même temps sur une même compagnie, un seul à la fois peut travailler sur une vente. Pour vous faire penser à libérer la vente sur laquelle vous vous trouvez, le système vous rappelle après un délai d'inactivité de fermer celle-ci.

Dans la partie gauche de votre page, vous trouverez le menu principal.

En cliquant sur le menu "Client", vous obtenez une liste déroulante vous offrant les sélections possibles parmi les diverses sections du module dans lequel vous vous trouvez.

Cliquez sur le sous-menu du même nom pour voir la liste.

Cliquez sur le bouton rouge "+ nouveau" pour créer un nouvel enregistrement. Vous auriez aussi pu dupliquer une fiche existante.

Commencez par le premier onglet INFOS. Cette partie renferme les informations générales du client. La première case contient le "Code" identifiant cette fiche Client. Chaque fiche à un code qui lui est propre, et selon lequel elle est classée dans votre base de données. Le "Code", avec le symbole d'un point d'exclamation, indique qu'il s'agit d'un champ qui doit être obligatoirement rempli.

Le "Code" identifiant une fiche Client doit nécessairement être unique, puisque chaque client doit avoir un code qui lui soit propre et que chaque "Code" doit ne désigner qu'un seul client.

Le champ "Nom" est un champ obligatoire. Il peut être celui d’une société ou d’un particulier dépendamment du mode Entreprise ou Particulier.

NOTE : S’il s’agit d’un particulier, inscrivez les données l'identifiant en utilisant le format prénom suivi du nom.

Note : Si quelqu'un qui utilise la solution ne veut pas créer de fiches Client individuelles pour chacun d'eux, il peut alors utiliser une seule fiche,qu'il appellera "CAISSE" ou "Client générique". Il remplira cette même fiche à chaque fois que c'est nécessaire. Par contre, les clients ainsi définis ne seront pas enregistrés dans la base de données, et il sera par conséquent impossible de tirer de statistiques depuis les ventes effectuées au fil du temps.

 Dans le cas d'une entreprise, vous y inscrirez la raison sociale de cette dernière.

Vous pouvez alterner entre le mode Entreprise et Particulier. La différence majeure entre les deux est que l'entreprise peut, par exemple, avoir des contacts, tandis que le particulier a des champs propres comme le numéro d'assurance sociale, numéro d'assurance maladie et une date de naissance.

Note : Si vos clients sont plus souvent l'un ou l'autre, il y a une option dans les Paramètres >Configuration et dans l'onglet Client; vous permettant de "Sélectionner le mode client par défaut".

Le champ "Statut" détermine si le client est « Actif » ou « Inactif ». À noter que si vous désactivez un client, son accès à la plateforme sera aussi suspendu.

Utilisez le champ "Langue" pour déterminer la langue dans laquelle votre client recevra les communications et les documents générés par GEM-BOOKS. Il ne s'agit pas de la langue d'affichage, mais de la langue de communication.

La Devise sera utilisée lors de vos transactions avec ce Client.

Ensuite viennent deux champs horodateurs, auxquels vous n’avez pas accès, le système les remplit automatiquement selon la date et l'heure du jour.

Complétez l'adresse de facturation du client. Si vous avez autorisé la géolocalisation de votre navigateur, la ville et le code postal doivent s'inscrire automatiquement.

En l'absence d'une adresse de livraison, celle-ci sera sélectionnée. Nul besoin de recopier la même adresse comme adresse de livraison. Naturellement, si l'adresse de livraison diffère de l'adresse de facturation, spécifiez là ici.

Vient maintenant la partie vous informant au sujet des coordonnées téléphoniques et adresse courriel et web. Assurez-vous de saisir les données exactes. Par la suite, en cliquant sur l'une ou l'autre des icônes associées aux numéros de téléphone inscrits dans les champs "Téléphone" ou "Cellulaire", vous pourrez communiquer directement avec votre client.

Il en est de même pour l’adresse courriel ainsi que celle du site web de votre client. Quand vous cliquez sur l'icône de l’enveloppe , vous ouvrez une autre fenêtre pour un envoi de courriel au client. De la même façon, en cliquant sur l'icône de la terre , une nouvelle fenêtre s'ouvrira, vous présentant la page web de votre client, associée aux données inscrites dans le champ "Site web".

Finalement, le courriel, le numéro d'assurance sociale, le numéro d'assurance maladie et la date de naissance. Dans le cas d'une entreprise, vous aurez les numéros d'entreprise provinciale et fédérale.

Deux champs plus particuliers vous serviront dans des cas très précis.

Facturé à

Prenons l'exemple d'un client; l'école aux quatre vents qui sur sa fiche aurait dans le champ "Facturer à", le nom de sa commission scolaire. Si vous faites des travaux à l'école aux quatre vents, c'est la commission scolaire qui sera facturée et non l'école.

Numéro # attribué par le client

Si maintenant la commission scolaire vous a attribué un numéro de fournisseur, entrez-le dans ce champ. Une option dans les paramètres vous permet de l'afficher automatiquement sur vos soumissions et factures. Onglet Ventes/Achats, «Mettre le # attribué par le client dans le # de PO lors de la création d'une vente»

Contacts associés à ce client d'une fiche en mode Entreprise

Dans la section suivante, vous ajoutez les "Contacts associés à ce client". Cela vous permet de spécifier le nom de vos interlocuteurs dans cette société : par exemple le service d’achat, le service de comptabilité, et autres. Les types Opérations principales, Comptabilité principale et Communications reçoivent certaines informations. Par exemple, les contacts de type Comptabilité principal recevront les factures et les états de compte générés par la solution.

Vous verrez alors apparaître en superposition une fenêtre à remplir avec les coordonnées de la personne.

Complétez en cliquant sur "Enregistrer", et vous verrez apparaître votre nouveau contact dans la liste.

Si vous souhaitez mettre à jour les coordonnées d'un contact, simplement cliquer sur son nom dans la liste et la fenêtre superposée vous apparaîtra à nouveau. Vous modifiez alors ce qui doit l'être et vous sauvegardez les nouvelles données en cliquant sur "Enregistrer".

Si toutefois vous souhaitez retirer un contact de la liste, vous n'avez qu'à cliquer sur l'icône qui se trouve à l'extrémité droite de la ligne affichant le nom de celui-ci. Le système vous demandera de confirmer la suppression en vous présentant la boîte de dialogue suivante.

La partie suivante concerne le logo de la société appartenant à votre client. Si vous avez pu vous procurer le logo officiel du client, il vous suffit de cliquer sur Choisir fichier et aller le sélectionner à l’emplacement où la solution pourra retrouver le fichier comportant ce logo dans votre ordinateur.

Note : Les champs obligatoires, identifiés par l'icône , sont à remplir dès la création de la fiche. Quant aux autres champs, vous pouvez les compléter au fur et à mesure, quand vous aurez plus de contacts avec le client, quand vous aurez plus d'informations le concernant et que vous le connaîtrez de manière plus approfondie.

Un lecteur de codes à barre n’est ni plus ni moins qu’un clavier "qui tape rapidement". La preuve en est que si vous numérisez le code à barre d'un récipeint d'antigel dans un éditeur de texte, vous allez voir apparaître très rapidement une série de chiffre correspondant au code sur ce récipent suivis d'un retour de chariot.

Pour utiliser les codes à barres sur une vente par exemple, vous devez au préalable avoir renseigné le champ du même nom dans la fiche du produit. Dans le cas du récipent d'antigel, sont code à barre est le 2023571621.

Sur la fiche de ce produit dans GEM-BOOKS, renseignez ce numéro dans le champ Code CUP (Code universel des produits).

Contrairement à une imprimante qui requiert des pilotes précis pour fonctionner correctement avec notre plateforme, vous pouvez acheter n'importe quel lecteur de codes à barres sur le marché. La question est de savoir si vous désirez avec un fil ou sans fil avec la technologie Bluetooth.

Plusieurs éléments peuvent être dupliqués dans la solution. La présence à l'écran de cette icône vous indique qu'il vous est possible de dupliquer la fiche sur laquelle vous vous trouvez. Vous retrouverez généralement l'icône du presse papier dans la partie inférieure de votre écran, elle fait partie de ce groupe d'icônes.

Vous n'avez qu'à cliquer sur l'icône afin de générer la fiche duplicata. Il ne vous restera ensuite qu'à modifier dans le contenu de la nouvelle fiche les informations qui diffèrent de celles contenues dans la fiche source, notamment le code de celle-ci.

Gardez à l'esprit que même dans les cas où la presque totalité des informations contenues dans la nouvelle fiche générée doit être identique à celles de la fiche source, le Code qui lui est assigné doit demeurer UNIQUE et qu'il doit également exister une quelconque différence entre les informations dans la fiche source et celles contenues dans la nouvelle fiche ainsi créée.

Rappelez-vous... On ne doit pas pouvoir retrouver 2 fiches parfaitement identiques avec 2 codes différents, puisqu'un code doit désigner un client, un fournisseur, un produit, un service un employé, etc... qui soit UNIQUE.

Dans l'exemple suivant, nous allons créer une copie de la fiche d'un client (ESA), et ainsi générer celle d'un nouveau client, voisin de ce dernier. Rendons nous d'abord sur la fiche à copier, et défilons vers le bas pour voir apparaître la section où apparaît l'icône.

Après avoir cliqué sur l'icône, une boîte s'ouvre pour vous permettre de choisir les produits à dupliquer. Pour les sélectionner tous, cliquez sur la case à côté de "Nom". Cliquez sur Confirmer.

Une autre fenêtre de confirmation s'ouvre avec le message suivant: ''Êtes-vous certain de vouloir faire une copie de cette vente?'' Cliquez sur Oui.

Le système va créer la fiche duplicata ci-dessous; il ne reste qu'à apporter toutes les modifications nécessaires dans la nouvelle fiche ainsi créée afin d'en faire une fiche unique, qui renferme toutes les informations relatives à votre nouveau client.

Note: Dans la nouvelle fiche, le système a conservé le même code que dans la fiche d'origine, mais en y ajoutant le suffixe "-COPY", ceci afin d'assurer l'impossibilité de créer un doublon au niveau de cette donnée. Il est donc de votre responsabilité d'assigner un nouveau Code à toute nouvelle fiche ainsi créée.

Cette partie rentre dans les habitudes du client. Certainement, il existe des produits qu’il commande régulièrement chez vous, ou des services dont il a besoin à une période déterminée. Avec les champs de cet onglet, vous pouvez garder l’historique des achats de votre client, et programmer automatiquement les commandes.

En cliquant sur le symbole “ + “,  vous ouvrez une fenêtre  qui vous permet de planifier les commandes de votre client. Si, par exemple, il a l'habitude de commander un entretien de sa pelouse chaque fin du mois, la solution vous notifie à chaque échéance. Le premier onglet INFOS renferme toutes les données d'une récurrence.

Le champ "Méthode de renouvellement" mentionne qu'une commande est à effectuer. Pour que le système lance une alerte au moment de la récurrence, il faudra cocher "Oui" dans le champ "Actif". Si vous cochez "Non", vous ne recevrez plus de notifications concernant cette récurrence, puisque GEM-CAR va désormais la considérer comme non-renouvelable.

L'onglet possède deux champs obligatoires relatifs à la facturation.

et

Les champs de facturation sont obligatoires, car une commande doit être, normalement, suivie d'une facture. D'ailleurs le logiciel vous demande si la commande doit être facturée ou pas. Cela vous permet de faire un suivi de vos factures. A  l'échéance de la date de facturation,  vous recevrez une notification du système.

Un produit ou un service représente une récurrence. Pour ajouter d'autres produits, il faudra cliquer sur le bouton “ + “.

L'onglet NOTES de Récurrents

Il est destiné à vos remarques, commentaires concernant les récurrences du client. C'est toujours dans l'objectif de mieux le connaître à travers ses habitudes. Si vous voulez laisser d'autres remarques qui pourront être utiles, non seulement à vous, mais également à vos collaborateurs, c'est l'endroit idéal.

Cet onglet vous présente l'historique des documents reliés aux ventes déjà conclues avec ce client, mais vous offre aussi la possibilité, à partir de ce point, d’ajouter tous les fichiers qui concernent le client : documents fiscaux, statuts, immatriculation, etc. Pour ajouter un nouvel élément à la liste il suffit de cliquer sur le symbole  “ + “ .

Dans l'onglet PRIX, vous avez la possibilité d'insérer des listes de prix. Vous pouvez y intégrer toutes les listes de vos produits et services, mais il serait plus intéressant de mettre des prix ciblés sur les intérêts du client. Si vous avez accordé des remises, il vous est possible de les insérer dans la partie des "Rabais personnalisés".

L'avant dernier onglet qui est PROJETS vous affiche les projets associés au dossier du client en question. Cela peut être la promotion de fin d'année concernant les produits qui l'intéressent.

Vous allez remarquer qu'une fois enregistrée, votre fiche Client affichera, en bas, à droite, un groupe de boutons qui résument la situation financière du client.

En cliquant sur le bouton de billet  vous pourrez procéder directement à un encaissement.

Le bouton  vous présente un rapport en 3 sections.

En haut, un tableau montrant les transactions de la période courante,   en fonction des termes convenus avec ce client.

Au centre, vous retrouverez l'Âge des comptes.

Le bouton “TOTAL “ ouvre une fenêtre contextuelle qui vous permet de produire un rapport contenant toutes les transactions effectuées avec le client à l'intérieur d'une période dont vous définissez les limites.

 Finalement, le bouton "ÉTAT DE COMPTE”  vous permet de générer l'état du compte du client. Cela vous permet de faire un suivi des factures pour lesquelles il subsiste un solde à ce jour.

En concevant GEM-BOOKS, nous sommes partis du principe que toute transaction de vente avec un client peut se diviser en 3 étapes possibles : la vente, la soumission (étape optionnelle), et finalement l'émission de la facture. Toutes ces étapes sont interreliées, nous vous en expliquons notre conception ci-dessous.

Dans cette section, nous couvrirons uniquement l'aspect théorique de ce sujet. Nous vous expliquerons ici l'évolution du processus derrière une vente, depuis la création de celle-ci, jusqu'à l'émission de la facture, ce qui vient compléter la transaction. 

Voir la référence au bas de cette page concernant l'aspect mise en pratique du concept Vente → Soumission → Facture.

La vente est le point de départ d’une transaction conduisant à une éventuelle facturation. C’est l’étape au cours de laquelle nous allons définir les éléments pris en considération dans l'établissement de la soumission et/ou de la facture émise au client au terme de la transaction.

La vente est donc l'étape préliminaire et obligatoire, conduisant à l'émission d'une soumission et/ou d'une facture. Dans GEM-BOOKS, on ne peut pas générer de soumission ni de facture si une vente n'en est pas à l'origine. C'est pourquoi nous devons nous assurer au cours de cette étape de prendre en considération tous les éléments qui auront un impact sur les étapes subséquentes. Chaque vente se voit attribuer un numéro unique dès le moment de sa création . Ce numéro, qui est automatiquement généré par GEM-BOOKS, se retrouve dans la fiche Vente, dans le champ « # Vente » 

À ce premier stade du processus, il nous faut créer la vente en y inscrivant tous les détails qui s'y rattachent et qui devront être pris en considération ultérieurement au cours du processus transactionnel. Il est donc primordial à cette étape-ci de s'assurer de l'exactitude de tous les éléments qui en font partie : bien identifier qui est le client à qui on fait la vente, quelles sont les coordonnées de facturation, les coordonnées de livraison, le détail des produits et/ou services faisant l'objet de la vente, l'exactitude des quantités vendues, des prix unitaires, des escomptes (s'il y en a), des taxes de vente. Une fois la création de la vente complétée, nous pourrons poursuivre dans le processus. 

La soumission constitue une offre en bonne et due forme présentée à un client et lui présente en détail la vente éventuelle, telle que vous l'avez élaborée, pour fins de validation ou d'approbation. L'émission d'une soumission est une étape intermédiaire et optionnelle entre la construction de la vente et l'émission de la facture. Nous spécifions "optionnelle" puisqu'il est possible dans GEM-BOOKS de générer une facture directement à partir de la vente en omettant totalement l'étape de la soumission dans le processus.

Certains clients souhaitent recevoir une soumission afin de pouvoir valider la vente et ce en vérifiant ce qu'elle présente et avant de vous autoriser à procéder avec l'étape suivante, c'est-à-dire la facturation.

Si des changements doivent être apportés à la vente, il vous sera possible à ce stade-ci de revenir dans la fiche, la modifier au besoin en vertu des demandes formulées par votre client, puis émettre et présenter une nouvelle soumission.

Toute vente déjà créée pourra être révisée et modifiée autant de fois que nécessaire et une nouvelle soumission pourra être générée à chaque modification de la vente, tant et aussi longtemps qu'une facture n'aura pas été émise au client.

Dès le moment où une soumission est créée, GEM-BOOKS lui attribue un numéro unique, que vous retrouverez dans le champ « Soumission »

Si plus d'une soumission est créée pour une même vente, le même numéro de soumission est conservé, mais le numéro du document produit sera incrémenté de 1 à chaque nouvelle soumission émise. Par exemple, le premier document créé à partir de la soumission # 200043 portera ce numéro si une seule version est produite. Si la vente est modifiée par la suite et qu'une nouvelle soumission est générée, les documents générés porteront alors les numéros 2000043-1 pour la première soumission créée, 2000043-2 pour la suivante, et ainsi de suite, jusqu'au moment où une facture sera générée pour cette vente.

Dès le moment où la facture sera créée, la vente ainsi que toutes les soumissions y étant rattachées seront automatiquement verrouillées dans GEM-BOOKS et ne pourront plus être modifiées d'aucune façon. Tout comme c'est le cas pour la vente et pour la soumission, c'est à nouveau GEM-BOOKS qui va automatiquement générer le numéro de la facture qui sera émise au terme du processus de vente. Vous retrouverez ce numéro dans la fiche vente, dans le champ « # Facture »

Note : Ce n'est qu'à partir du moment où la facture est créée que l’inventaire et les transactions comptables de l'entreprise seront affectés en conséquence. Lorsque vous générez une facture, un numéro de facture se crée, ainsi qu’un document PDF que vous pouvez consulter et transmettre. 

À moins que GEM-BOOKS ne reçoive une demande spécifique en ce sens, aucune facture ne pourra être modifiée après son émission, d’autant plus qu’aujourd’hui, la grande majorité de celles-ci ne sont plus imprimées mais envoyées par courriel et sont donc par conséquent déjà rendues publiques.

Afin de refléter des changements demandés par votre client suite à la réception d'une soumission originale, il est possible que vous deviez modifier la soumission.

Puisqu'une soumission est créée en vertu du contenu de la fiche de vente correspondante, elle pourra être "éditée" uniquement en modifiant la fiche de vente à partir de laquelle elle est créée dans GEM-BOOKS.

La procédure est en fait toute simple.

• Vous retournez dans votre fiche vente et vous y apportez tous les changements et correctifs requis.
• Vous créez une nouvelle soumission "corrigée", de la même façon que vous avez précédemment créé la soumission initiale.

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons préalablement modifié notre fiche vente numéro 1000242 afin d'y apporter les changements suivants :

• Changez la quantité originalement commandée du 3e item,
• Retirez le 2e item de la commande originale,
• Ajoutez 2 nouveaux items,
• Inscrivez  un escompte de 10 % applicable sur la vente.

Ramenons donc maintenant à l'écran la fiche 1000242 suite à sa mise à jour

Maintenant, afin d'obtenir votre soumission "éditée", il ne vous reste plus qu'à cliquer de nouveau sur le bouton  et  GEM-BOOKS, se chargera encore une fois du reste.

Voici donc votre soumission "éditée", créée à la suite des changements apportés dans votre fiche vente numéro 1000242...

Cette nouvelle version de votre soumission sera elle aussi déposée dans l'onglet DOCUMENTS  de votre fiche vente. Puisque la version originale de votre soumission portait le numéro 2000082 - 1, le numéro de la Soumission "éditée" ainsi créée sera incrémenté de 1 et s'affichera portant le numéro 2000082 - 2.

Nous la retrouverons désormais dans l'onglet DOCUMENTS de notre fiche vente, avec tous les documents créés depuis celle-ci.

Note : Vous pourrez créer de cette façon autant de soumissions "éditées"que vous le souhaitez. Cette incrémentation se répétera à chaque fois qu'une nouvelle soumission "éditée" sera créée depuis la fiche vente, et chaque nouvelle soumission "éditée" ainsi créée se retrouveraelle aussi dans l'onglet DOCUMENTS de votre fiche.

Il peut arriver que vous souhaitiez modifier l'ordre selon lequel apparaîtra un produit ou service sur une soumission ou sur une facture, après que vous avez complété la vente.

Dans le but d'illustrer cette démarche, nous utiliserons la vente numéro 1000271, qui compte 4 articles. La voici.

Dans GEM-CAR, l'ordre dans lequel les produits et services apparaîtront sur les documents créés ultérieurement (facture et/ou soumission) est par défaut celui dans lequel ils sont ajoutés à votre vente.

Lorsque nous avons créé une première soumission immédiatement après avoir complété la vente, GEM-CAR génére pour nous le document suivant, qui a été placé dans l'onglet DOCUMENTS.

Nous souhaitons maintenant que le 3e article commandé (ligne sélectionnée sur la fiche vente) vienne apparaître comme étant le 1er article lorsque nous allons créer une soumission "éditée" et/ou la facture pour cette vente.

Voici maintenant la procédure à suivre pour effectuer cette modification.

Afin de modifier l'ordre d'apparition d'un produit ou service sur la soumission ou la facture, vous devrez aller dans la fiche du produit ou service en question, dans l'onglet OPTIONS.

Il suffira ensuite de modifier les 2 valeurs suivantes...

Celles-ci servent à déterminer l'ordonnancement dans GEM-CAR lors de la création d'une soumission ou bien d'une facture. Elles affichent "0" par défaut.

Nous allons donc modifier la valeur de ces deux champs de façon à ce que GEM-CAR vienne placer ce produit en 1ere position lors de la création de la soumission et/ou de la facture à venir. Il faut simplement changer la valeur actuelle qui est "0" et inscrire "1" dans chacun des deux champs.

Une fois la modification faite, vous cliquez sur "Enregistrer" afin de sauvegarder les changements effectués.

Nous retournons maintenant à notre vente numéro 1000271, et nous allons créer la soumission "éditée" en cliquant simplement sur “SOUMISSION” . GEM-CAR va créer la soumission numéro 2000088 - 2, que nous retrouverons également dans l'onglet DOCUMENTS.

Vous remarquez que la Mallette élégante, 100% cuir, 15" @ 19" vous apparaît désormais à la première ligne de la soumission "éditée".

Maintenant, si nous créons la facture, voici le document qui sera généré par GEM-CAR.

À nouveau, vous remarquerez que la Mallette élégante, 100% cuir, 15" @ 19" vous apparaît à la première ligne.

Vous savez désormais comment vous pouvez déterminer l'ordre d'apparition des produits et services sur les soumissions et les factures.

Souvenez-vous simplement que GEM-CAR respectera toujours l'ordre suivant :

En premier lieu, tous les items pour lesquels vous aurez assigné une valeur différente de "0" dans les 2 champs de l'onglet OPTIONS que l'on a vus précédemment, ordonnancés selon l'ordre indiqué par cette valeur.

Et ensuite, tous les autres items, ayant toujours une valeur égale à "0" dans ces 2 champs, ordonnancés en fonction de l'ordre selon lequel ils ont été ajoutés à votre vente.

Note : Si vous avez assigné un ordre d'apparition sur soumission etfacture pour un produit ou service en particulier, GEM-CAR respectera toujours cet ordre ultérieurement.

Conséquemment, la Mallette élégante, 100% cuir, 15" @ 19" pourlaquelle nous avons défini les constantes suivantes dans les champs:

apparaîtra désormais toujours à la première ligne lors de la création d'une soumissionou d'une facture si ce produit ou service fait partie de votre vente.

Puisque la facture de la vente renversée et affichant le crédit accordé renverse et annule totalement la facture originale, il vous sera possible faire en sorte que ces deux factures  n'apparaissent plus sur l'état de compte de votre client lors de l'envoi de celui-ci.

Il vous suffira simplement d'aller associer les deux factures en procédant avec l'encaissement d'une somme de $ 0,00.

 Dans le Menu, vous allez à la section ENCAISSER du module CLIENTS.

Créez un Encaissement

• Sélectionnez maintenant votre client, puis cliquez hors du champ.

Il vous suffit de laisser à zéro le contenu du champ , puis de sélectionner les deux factures pour lesquelles le montant de l'une est exactement à l'inverse du montant de l'autre.

Vous pouvez à ce moment utiliser le champ "Notes" pour y indiquer la raison pour laquelle vous procédez à l'encaissement d'une somme de $ 0,00.

Pour finaliser, il ne vous reste qu'à traiter la transaction.

De cette façon, la nouvelle facture affichant le crédit accordé (solde en " - ") est jumelée à la facture originale et vient s'appliquer à celle-ci, de la même façon que si un paiement était enregistré. Les deux factures ainsi traitées seront donc retirées de l'état de compte de votre client.

Vous devez parfois disposer de certaines données comptables ou de gestion très précises afin de satisfaire certains besoins bien spécifiques tels que : rapports, graphiques, etc...

Il existe une multitude d'endroits dans GEM-BOOKS d'où il vous est possible d'exporter des données, qui seront contenues dans un fichier au format Excel.

Tous les écrans présentant des données pouvant ainsi être exportées vous affichent cette icône “Jaune X”, le plus souvent au bas, parmi un groupe d'icônes.

L'icône vous affichera une infobulle décrivant la fonction lui étant associée lorsque vous la survolez avec le pointeur de votre souris.

Pour procéder à l'exportation des données de la liste que vous êtes en train de consulter vers un fichier en format Excel, simplement cliquer sur l'icône .

Une animation faite de 4 points de suspension sautillants vous indiquant que l'opération d'exportation de vos données et la création du fichier Excel sont en cours apparaîtra en superposition sur l'écran où vous vous trouvez.

Une fois que GEM-BOOKS  aura complété la création du fichier au format Excel renfermant les données exportées, celui-ci sera déposé dans le dossier "téléchargements" de votre ordinateur, où vous pourrez aisément le retrouver par la suite.

Afin de vous permettre de  consulter immédiatement le fichier exporté sans devoir ouvrir le dossier "téléchargements" de votre ordinateur,  GEM-BOOKS fera apparaître au bas de l'écran une barre vous montrant les fichiers d'exportation créés.

Pour consulter n'importe lequel des fichiers figurant dans cette barre, vous n'avez qu'à cliquer sur le nom du fichier, et il sera ouvert dans Excel. À partir de ce point, vous pouvez y apporter toutes les modifications que vous souhaitez et le sauvegarder ensuite sous le nom qui vous conviendra, à l'endroit de votre choix.

Si vous cliquez sur le bouton “TOUT AFFICHER" qui apparaît à l'extrémité droite de cette barre,  un nouvel onglet sera ouvert et la liste complète des fichiers Excel créés lors d'exportations de données vous y sera présentée.

Finalement, si vous cliquez sur le X que vous voyez à l'extrême droite de cette barre au bas de l'écran, celle-ci disparaîtra alors de l'écran. Les fichiers contenant les données exportées demeurent toujours présents et accessibles. Vous pourrez aisément les retrouver en consultant le contenu du dossier "téléchargements" sur votre ordinateur.

Note : Les données du fichier Excel résultant d'une exportation sont figéesdans le temps. Elles sont donc le reflet exact des données de GEM-BOOKS au momentprécis de l'exportation, et ne sont pas mises à jour en fonction de la poursuitedes opérations dans  GEM-BOOKS après la demande d'exportation.

L'onglet Historique est un onglet que vous retrouverez dans plusieurs fiches de votre base de données de GEM-BOOKS, notamment dans la fiche Client, les RH, la fiche Produits et services, la fiche Liste de prix, et plusieurs autres.

Il ne vous appartient pas de le remplir, ne vous préoccupez donc pas de comment vous devriez procéder.

Toutes les informations que l'on retrouve dans cet onglet y sont automatiquement ajoutées par GEM-BOOKS. Ces informations vous permettent de suivre l'évolution d'une fiche, depuis le moment de sa création.

À titre d'exemple, l'onglet Historique (Log) d'une fiche client.

GEM-BOOKS conserve automatiquement l'historique de toutes les modifications apportées à la fiche Client.  Chaque dossier est appelé à évoluer, suivant les commandes, les achats, les récurrences, etc Que ce soit vous-même qui apportiez une modification à une fiche ou bien qu'elle soit faite par un autre utilisateur , vous apprécierez savoir tout ce qui a été édité depuis le moment de la création de votre fiche Client, à quel moment, par quel utilisateur.

Cette partie vous permet d'avoir un aperçu global de l'évolution de votre fiche Client, et éventuellement de faire un contrôle sur ces mouvements. Tous les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires dans  GEM-CAR dans votre entreprise peuvent ajouter une information concernant le Client, lui envoyer un courriel, encaisser un paiement. Toutes ces opérations sont consignées sous l'onglet Historique (Log).

Si le client vous informe qu'on lui a donné un rabais spécial, vous pouvez vérifier qui le lui a accordé, etc...

À l'installation du logiciel GEM-BOOKS, des modèles de courriels par défaut sont automatiquement ajoutés à votre système. Si vous désirez modifier ceux-ci ou bien en ajouter des nouveaux, vous pouvez accéder à la liste des modèles de cette façon : Cliquer sur le menu Communications, puis Modèles de courriels. Vous allez maintenant voir la liste complète des modèles de courriels de votre système. Vous pouvez modifier un modèle existant en cliquant sur la ligne, ou bien en ajouter un nouveau en cliquant sur le "+". Voici à quoi ressemble la fiche d'un modèle de courriel :

Vous pouvez donc commencer par donner un nom au modèle, ainsi que déterminer pour quel type d'envoi celui-ci sera utilisé. Les types d'envois déterminent les modèles de courriels proposés selon le type d'envoi, par exemple, au moment de l'envoi d'une facture à un de vos clients, seulement les modèles de courriels ayant le type Ventes - Factures seront proposés.Il est possible de créer plusieurs modèles pour le même type d'envoi, dans ce cas-ci, lors de l'envoi de courriels, vous pourrez choisir celui que vous désirez utiliser. Si un modèle du type d'envoi effectué à la case Défaut de coché, celui-ci sera présélectionné.

Lors d'un envoi de courriel, voici l'endroit ou vous pouvez sélectionner le modèle de courriel que vous avez créé :

Dans certains des modèles par défaut, vous verrez des valeurs entouré de crochets (EX : {facture}). Ces valeurs sont automatiquement remplacées lors de l'envoi d'un courriel, par exemple, par le numéro de facture que vous êtes présentement en train d'envoyer. Certaines de ces variables sont nécessaires au bon fonctionnement des courriels, par exemple, dans le cas d'un lien pour réinitialiser le mot de passe.

Voici la liste des variables disponibles dans les modèles de courriels :

Ventes - Factures

•  Sujet
• {magasin} = Nom du magasin
• {facture} = Numéro de la facture présentement envoyée
• {client_contact} = Nom du contact sur la vente

Ventes - Soumissions

• Sujet
• {magasin} = Nom du magasin
• {soumission} = Numéro de la soumission présentement envoyée
• {client_contact} = Nom du contact sur la vente

Documents sécurisés - Nouveau Document

• Sujet
• {magasin} = Nom du magasin
• Contenu
• {user} = Nom du destinataire
• {user_code} = Code d'utilisateur du destinataire
• {sender} = Nom de l'expéditeur
• {link} = Lien vers le dossier
• {global_long_name} = Nom du magasin

Clients - Fin de Rappel

• Sujet
• {magasin} = Nom du magasinContenu
• {user} = Nom du destinataire
• {doc_name} = Nom du dossier
• {link} = Lien vers le document
• {global_long_name} = Nom du magasin

Gestion de compte - Création du mot de passe

• Contenu
• {user} = Nom du destinataire
• {usercode} = Code d'utilisateur du destinataire
• {link} = Lien vers la création du mot de passe
• {global_long_name} = Nom du magasin

Booking - Client / Booking - Fournisseur

• {booking} = Numéro du booking envoyé
• {origin_nom} = Nom de l'origine du booking
• {origin_city} = Ville d'origine du booking
• {origin_state} = État/Province d'origine du booking
• {dest_nom} = Nom de la destination du booking
• {dest_city} = Ville de destination du booking
• {dest_state} = État/Province de destination du booking
• {po} = # de PO du booking{items} = Description de la marchandise
• {pickup_date} = Date de ramassage
• {delivery_date} = Date de livraison

Booking - Cueillette / Booking - Livraison

• Contenu
• {type} = Ramassage ou Livraison
• {booking_code} = Numéro du booking envoyé
• {origin_nom} = Nom de l'origine du booking
• {origin_city} = Ville d'origine du booking
• {origin_state} = État/Province d'origine du booking
• {dest_nom} = Nom de la destination du booking
• {dest_city} = Ville de destination du booking
• {dest_state} = État/Province de destination du booking

Booking - Demande de rendez-vous

• Sujet
• {booking} = Numéro du booking envoyé
• {origin_nom} = Nom de l'origine du booking
• {origin_city} = Ville d'origine du booking
• {origin_state} = État/Province d'origine du booking
• {dest_nom} = Nom de la destination du booking
• {dest_city} = Ville de destination du booking
• {dest_state} = État/Province de destination du booking
• {date} = Date du rendez-vous{po} = # de PO du booking
• {client} = Client du booking{type} = Type d'arrêt (Origine, Destination ou Stop)
• {items} = Description de la marchandise

Paye - Relevé

• Sujet
• {paye} = Numéro de la paie

Achats - Bons de commande

• Sujet
• {magasin} = Nom du magasin
• {facture} = Numéro de PO de l'achat
• {commande} = Numéro de commande de l'achat
• {fournisseur_contact} = Nom du contact sur l'achat

Achats - Appel à facturation

• Sujet
• {magasin} = Nom du magasin
• {facture} = Numéro de PO de l'achat
• {commande} = Numéro de commande de l'achat
• {fournisseur_contact} = Nom du contact sur l'achat

Quand l'envoi de courriel cesse de fonctionner, c'est souvent que le mot de passe du compte à changé. Il faut aller le changer dans GEM-BOOKS aussi. Si ça ne fonctionne toujours pas, effacez toutes les rubriques dans votre fiche de ressource humaine dans l'onglet Courriel et dans les paramètres, configurations onglet SMTP pour le compte qui ne fonctionne plus. Après vous être déconnecté, reprenez la configuration de votre courriel.

Dans le haut à droite une fenêtre de recherche obéit au critère "commence par". Donc, si vous inscrivez «Red» (sans les guillemets) dans le champ recherche, toutes les entrées qui commencent par «Red» seront listées sans égard à la casse. Toutefois, si le mot «Red» est à l'intérieur d'une expression telle «River Red Rover», il ne sortira pas dans les résultats de ladite recherche.

Toutefois, l'astérisque “ * ”, est un caractère de remplacement que vous pouvez utiliser pour élargir vos recherches. Ce symbole inséré dans le champ de recherche, tel «*agathe», permet de trouver Saint-Agathe, Sainte-Agathe ou St-Agathe.

Astuce : utilisez-le aussi dans une chaîne comme “ lmt*auto”, le système trouvera

1277353 ONT LMTD/FUTURE AUTO SERVICE & SALES

Les fiches inactives, ou désactivées, sont cachées dans les listes. Pour les rendre visibles, cliquez sur l'icône bleue des listes dans le coin supérieur droit.

Dans le premier menu déroulant intitulé Statut, sélectionnez :

• « Actif » pour ne voir que les fiches actives, 
• « Inactif » pour ne voir que les fiches inactives 
• « Tous » pour voir toutes les fiches.

Cliquez ensuite sur le bouton vert Filter au bas de la page.

Trouvez votre fiche, appuyer sur la case statut et choisissez Actif. 

GEM-BOOKS offre la possibilité d'envoyer le lien vers la facture par courriel pour permettre au client de payer en ligne.

Pour ce faire, configurez le modèle de courriel.

Cliquez sur Communications ­­­­­> Paramètres > Modèles de courriel. 

Créez un modèle et cochez la case ''Utiliser par défaut''.

Cliquez sur Enregistrer.

L'étape suivante consiste à enregistrer un compte marchand, ce qui est nécessaire.

Allez ensuite dans les Paramètres > Configurations > API > Comptes marchands > +Nouveau.

Cochez la case ''Ne pas mettre de bouton de paiement sur les courriels de factures''.

Cliquez sur Enregistrer.

Lorsque le courriel est envoyé, le client reçoit la facture et le lien de paiement.

Pour procéder au paiement, il suffit de cliquer sur le bouton ''Payer en ligne''.

De façon générale et selon les PCGR (Principes Comptables Généralement Reconnus), une Facture déjà existante n'est plus éditable de quelque façon que ce soit après le moment de sa création.

Si on s'en remet à l'obligation de conformité avec les PCGR, la procédure standard à suivre devrait se faire en 2 étapes distinctes :

1.   La création d'un Crédit qui vient intégralement renverser la Facture originalement émise.
2.   La création d'une nouvelle Facture faisant suite à l'édition de la Vente originale ou idéalement, générée suite à la création d'une nouvelle Vente.

Cependant, il peut survenir des situations particulières qui justifient la possibilité de pouvoir "éditer" une Facture.

Cette FAQ vous guidera vers la méthode alternative qui vous permet de pouvoir créer une nouvelle Facture "éditée" suite à la conclusion initiale d'une transaction de vente.  

En principe, une Facture doit être le reflet exact et précis de la fiche Vente à partir de laquelle elle a été créée. Si des circonstances exceptionnelles font en sorte qu'une Facture déjà existante doit être "éditée", c'est toute la transaction qui devra l'être et ce, depuis l'origine de celle-ci, c'est-à-dire en éditant la fiche Vente..

Vous devrez donc  tout d'abord "déverrouiller" la Vente correspondante et c'est là que vous devrez ensuite y apporter toutes les modifications que vous souhaitez voir se reféter sur la Facture "éditée" qui sera ensuite créée.

Pour connaître la procédure à suivre, vous pouvez consulter les deux articles de la FAQ intitulés :

Comment «déverrouiller» une Vente dans Actif ? 
Quand peut-on et doit-on le faire ?

et ensuite

Comment éditer une Vente déjà créée et existante dans Actif ?

Il arrive parfois dans une Vente qu'un ou plusieurs items soient assujettis à un niveau de taxation différent des autres items ou alors pour lesquels vous souhaiteriez faire apparaître une note particulière sur les documents imprimés.

Dans cet article, nous vous indiquerons comment aller modifier les règles de taxation pour un item, de même que comment procéder à l'ajout d'une note spécifique à cet item d'une Vente.

Afin de pouvoir bien illustrer la marche à suivre dans cet article, nous utiliserons la Vente numéro 1000263 que voici :

Le client se trouvant au Québec, tous les items de cette Vente sont actuellement assujettis aux règles de taxation de cette province. La TPS ainsi que la TVQ s'applique donc par défaut sur tous les items inclus dans celle-ci et le total pour chacune des taxes facturées est indiquée au bas de l'écran, à droite.

Préciser des taxes différentes sur une vente

Toutefois, notre Client nous informe que le site d'installation sera situé hors du Québec. Le service sera donc rendu en Ontario tel qu'indiqué dans les Coordonnées de livraison.

Puisque l'installation se fera à Ottawa, les frais facturables pour cette partie de la Vente seront donc assujettis aux règles de taxation de l'Ontario.

Nous souhaiterons donc modifier les règles de taxation pour cet item de la Vente, et aussi inclure une note à cet effet qui sera visible sur la Soumission ainsi que la Facture, pour en informer notre Client. Retrouvons donc dans notre Vente la ligne concernant les frais reliés à l'installation sur place.

Sur chaque ligne de notre Vente, nous retrouvons l'icône Préciser  dans la section de droite.

En cliquant sur cette icône, GEM-BOOKS affichera cette fenêtre en superposition. Par défaut, la fenêtre nous positionne dans l'onglet NOTES. Vous pourrez inscrire un message avisant le client que les règles régissant l'application des taxes de vente sont différentes pour cet item de la Vente. Cette note sera inscrite immédiatement sous cet item lors de la création de la Soumission ainsi que de la Facture.

Nous nous déplacerons ensuite vers l'onglet COMPTABILITÉ, dans lequel nous irons indiquer à GEM-BOOKS que cet item devra être taxé en vertu des règles applicables en Ontario.

La règle pour l'application des taxes au Canada demeurera inchangée alors que dans le champ suivant, nous irons choisir Ontario dans la liste déroulante qui nous est offerte lorsque nous cliquons sur le champ Province/État

Nous remarquerons que suite au changement effectué à la dernière étape, la ligne suivante nous affiche maintenant ceci  alors que nous y retrouvions ceci  avant de procéder à la modification de l'information contenue dans ce champ.

Ensuite, si vous aviez besoin de modifier le compte de revenus dans lequel sera comptabilisé le montant facturé pour cette ligne de la Vente, il vous faudrait procéder en changeant la valeur dans ce champ .

Nous avons donc maintenant ceci à l'écran.

Finalement, les deux onglets suivants qui nous sont présentés dans cette fenêtre (les onglets ATTRIBUTS ainsi que MÉDIAS) n'étant couramment pas utilisés, nous ne nous y attarderons pas.

Il ne reste plus qu'à cliquer sur  afin de sauvegarder les modifications apportées spécifiquement pour cet item de notre Vente. Les paramètres par défaut définis pour ce Client continuent de s'appliquer pour tous les autres items.

Lorsque nous retournons sur l'écran nous affichant notre Vente, nous remarquerons que suite aux changements que nous avons apportés pour l'item «Installation sur place», la répartition des taxes facturées apparaît maintenant.

Maintenant, créons la Soumission. Nous remarquerons que la note que nous avons rédigée lors de cette démarche vient s'insérer précisément entre l'item de la Vente auquel elle se rattache et l'item suivant.

Il nous sera également possible de voir que les 3 taxes facturables apparaissent sur la Soumission.

Le processus transactionnel se concluant avec la création de la Facture, nous verrons que cette dernière reflètera elle aussi fidèlement les changements que nous avons apportés.

La numérotation des divers documents d'une entreprise est importante. Peut-être étiez-vous rendu à un certain numéro avant de passer à GEM-BOOKS? Pour poursuivre cette séquence, voici où la configurer.

Tout d'abord, vous devez activer l'une de ses trois options dans le menu Paramètres, Configurations, dans l'onglet Globales :

1. Générer automatiquement les codes dans les fiches de ressources humaines
2. Générer automatiquement des codes dans les clients
3. Générer automatiquement des codes dans les fournisseurs

Conseil : arrondissez le numéro de facture au prochain 1000, il vous sera alors facile de savoir ce qui était dans l’ancien logiciel et ce qui est maintenant dans votre GEM-BOOKS.

La numérotation sera différente pour chacune de vos succursales. Si vous en avez qu'une seule, voici comment faire: 

• Dans le menu Paramètres, Configurations, dans l'onglet Globales, allez en bas de la page, et choisissez la succursale à configurer en cliquant sur son nom.

La fiche de la succursale vous sera présentée en superposition à l'écran sur lequel nous nous trouvions.

C'est dans l'onglet numérotation où vous pourrez définir votre dernier numéro de vente, de soumission, de facture, d'achats et de bon de commande.

Note : Il est à noter que le champ "Préfixes des factures pour les clients internes" est dédié a des cas bien précis. Merci de ne pas le prendre en considération.

Dans notre exemple, la prochaine facture que vous allez générer portera le numéro 342.

À une certaine époque, certaines organisations ajoutaient un préfixe devant le numéro de facture ou de soumission. Par exemple S3000259 pour une soumission F223000259 pour une facture émise en 2022. Bien que cette pratique ne soit plus nécessaire aujourd'hui, vous pouvez quand même en définir un ici.

Note : Vous ne pourrez jamais indiquer un chiffre inférieur à celui déjà inscrit dans la case. Si vous devez réinitialiser la séquence de numérotation des documents pour une entreprise ou une succursale qui était déjà existantes et en opération et pour laquelle des documents ont été créés avant le moment de la réinitialisation des compteurs, il est  obligatoire que le numéro de départ de la nouvelle séquence soit une valeur numérique supérieure à la dernière valeur existante dans chacun des cas, puisque Actif ne vous permettra pas d'entrer un numéro séquentiel de départ inférieur au dernier numéro utilisé.

Il arrive parfois que vous ayez besoin de renverser une Vente, c'est-à-dire émettre un crédit équivalent à la totalité de la facture originale créée antérieurement pour cette Vente.

Ouvrez d'abord la vente que vous devez renverser. Dans cet exemple, nous souhaitons renverser la Facture numéro 3000108.

Cliquez sur le bouton Renverser en bas à gauche dans le groupe de boutons. Si vous acceptez, la Vente originale sera dupliquée, mais avec les quantités négatives.

Tous les montants facturables figurant sur cette Vente seront par conséquent en négatif, de même que le sous-total, les taxes applicables et le Total. Il ne vous reste plus qu'à Facturer la Vente pour terminer l'opération.

Note : Pour ne créditer qu'un article sur une vente, spécifiez la quantité en négatif. La ligne sera surlignée en rouge.

Émettre un crédit par une transaction

Vous pouvez aussi passer par le menu COMPTABILITÉ, NOUVELLE TRANSACTION.  Sélectionnez la date, inscrivez le numéro de référence, allez dans la case CLIENT, entrez le code client, cliquez ensuite sur PAIEMENT et entrer le montant, soit sur une facture existante, soit dans ATTRIBUÉ UN EXÉDENT AU COMPTE.

Appliquer le crédit à votre client.

À venir

Pour vendre une banque d'heures, il vous faut avoir au moins un produit éligible. Pour se faire, il vous faut modifier un produit et cocher la case "Ce service est accessible aux banques d'heures" sous l'onglet "Options".

Lorsque vous ajouterez ce produit à une vente, une icône rouge en forme de banque apparaîtra dans le champ code de produit. Si vous cliquez sur ce bouton, il changeras pour le vert ce qui indiquera qu'une banque d'heures pour ce client sera créé après la facturation de la vente.

Une fois la vente facturée, vous verrez une nouvelle entrée dans le menu Clients, Banque d'heures.

Note : Si une banque d'heures de ce client et de la même catégorie de produits existe, les heures seront ajoutées à celle-ci.

Créer manuellement une banque d'heure et l'utiliser.

Vous pouvez par la suite générer un rapport de banque d'heures dans la fiche de celui-ci.

GEM-BOOKS permet des abonnements (cet article) et des opérations récurrentes.

Un abonnement, comme votre membership à votre club de tennis est un produit ou un service qui sera répété pour une période définie dans les options de ce produit ou service. Une facture avec un seul produit sera automatiquement émise à l'expiration de votre abonnement.

Afin de définir des abonnements pour vos clients, il vous faut au préalable avoir au moins un produit ou service disponible pour abonnement, plus d'informations à ce sujet sur cette FAQ : Comment fonctionne le module pour la gestion des Produits et Services?

Le produit ou services que vous voulez utiliser pour les abonnements doit avoir l'option "Cet item est accessible à la programmation d'abonnements" cochée dans l'onglet "Option" de la fiche du produit.

Méthode 1 (Préparer l'abonnement dans sa fiche client)

Pour ajouter un abonnement, allez dans le compte du membre, onglet Abonnements.

Note : Bien qu'il soit aussi possible de l'ajouter à partir du menu Ventes sous Abonnements, vous devrez remplir le formulaire . Ce menu est surtout utile pour consulter la liste complète de vos abonnements et pour les modifier au besoin.

• Méthode de renouvellement
• Actif/Inactif
• Client à facturer
• Facturable
• Fréquence : Renouveler tous les mois, 3 mois ou années
• Nombre d'abonnement : Nombre de fois que l'abonnement sera renouvelé, mettre 0 si pas de fin
• Produit ou service : Choisir l'abonnement désiré
• Prix : Mettre le prix de l'abonnement, prix utilisé pour le renouvellement
• Texte à afficher sur la facture : renseignements additionnels à afficher sur la facture. La période s'inscrira automatiquement
• Prochaine facturation : la date du prochain renouvellement
• Ne peut annuler avant
• Début de couverture : la date de début de l'abonnement
• Fin de couverture : la date de fin de l'abonnement

Important : Spécifiez une date de "Prochaine facturation" ultérieure à la "Date de création". Sinon le système n'exécutera pas un abonnement "passé".

Méthode 2 (Sur la vente, au moment de la facturation)

Si vous ajoutez un produit ou un service disponible à l'abonnement sur une vente, une icône comme celle-ci sera affichée sur la ligne du produit :

Cliquez sur cette icône pour activer l'abonnement. L'icône changera au vert pour vous indiquer que l'abonnement s'activera au moment de facturer la vente.

À noter que tous les abonnements de la même date au même client seront regroupés sur la même facture. Pour revenir à mon exemple du début, si mon membership à mon club de tennis tombe le même jour que la location de mon casier, je ne recevrai qu'une seule facture.

Bien comprendre les intervalles de couvertures

Dans mon exemple, la date de «Prochaine facturation» est le 14 mai 2022.

N'oubliez pas que lorsque vous spécifiez cette date, vous devez être le 13 mai 2022 ou avant. En effet, c'est à cette date que le système va s'activer. Si la date est passée, le système ne s'activera pas et votre abonnement ne fonctionnera jamais.

Le 14 mai 2022, le système va générer une vente basée sur la «Méthode de renouvellement» et affichera cet intervalle sur la facture :

À noter que le système a ajouté 1 an aux trois dates avant de générer la vente. Si vous ouvrez l'abonnement le 16 mai 2022, vous obtiendrez ceci :

En guise de conclusion, si vous aviez voulu que l'intervalle de couverture affichée sur la facture soit du 1er juin 2022 au 30 juin 2023, il aurait fallu indiquer 1er juin 2021 au 30 juin 2022 sur le premier écran puisque le système ajoute 1 an avant de créer l'abonnement.

Note : Pour un abonnement mensuel, il est toujours préférable de choisir le premier jour du mois que le dernier; en effet, les mois n'ont pas toujours 30 ou 31 jours (parfois même 29). L'abonnement se fera quand même, mais il ne sera pas aussi précis.

Truc : Les abonnements peuvent facilement générer des factures et les envoyer à vos clients. Il est donc recommandé que vos premiers abonnements soient manuels. Si tout se déroule comme prévu, il sera plus facile de les automatiser que de renverser des factures en doubles générés automatiquement.

Manuel : Méthode de renouvellement sur "Le système vous informera qu'un abonnement est arrivé à terme, mais les étapes suivantes devront être faites manuellement"

Automatique : Méthode de renouvellement sur "Le système va automatiquement créer une vente et une facture avec ce produit ou service et l'envoyer au client par courriel"

En résumé, au moment de la facturation, le système ajoute la différence pour la prochaine période selon le type de fréquence. Si on prend l’exemple d’une facture mensuelle, la période couverte étant le 2023-04-01 au 2023-04-30, et la prochaine facturation le 2023-05-01, cela indique que le client a un abonnement valide jusqu’au 30 avril, et qu’il recevra la prochaine facture pour la prochaine période le 1er mai.
Sur sa facture, il sera inscrit pour la période du 2023-05-01 au 2023-05-31 (en date du 1er mai).

Donc oui, les abonnements sont facturés à l’avance, mais dans l’abonnement, il faut configurer la prochaine date de facturation, et la période courante, donc la période inscrite est antérieure à la prochaine date de facturation.

Il existe des modèles de courriels pour les différentes actions pour les abonnements.

Il est possible de modifier vos factures, soumissions ou bons de commande pour ajouter de l'information additionnelle. C'est aussi sur ses configurations que vous pourrez ajuster les informations qui apparaissent sur la facture en cas de changement d'adresse par exemple.

Comme par exemple pour informer vos clients de conditions de paiement, un changement à venir dans les politiques de votre organisation ou autre. Où simplement pour spécifier les informations de votre organisation/succursale qui apparaîtront sur vos factures.

Ajouter un texte aux factures, soumissions ou bons de commande.

Pour ce faire, cliquez sur le menu Paramètres, Configurations. Sélectionnez votre succursale dans le bas (vous n'en avez souvent qu'une seule).

Dans l'onglet Personnalisation des documents, voici les options qui s'offrent à vous :

1. Texte à afficher au bas des factures
2. Texte à afficher au bas des soumissions
3. Texte à afficher au bas des bons de commande
   

Enregistrez vos modifications.

Personnaliser les factures de clients

Vous pouvez ajouter un texte sur les factures d'un client en particulier. Dans le menu de gauche, cliquez sur Clients et sur le sous-menu du même nom. Dans la liste de vos clients, ouvrez sa fiche.

Dans la fiche du client, cliquez sur l'onglet Termes. Entrez votre message dans la boîte Terme à inscrire sur les factures.

Enregistrez vos modifications.

Pour que le texte se change automatiquement avec les clients anglais, suivre ce lien : https://faq.gem-books.com/index.php?solution_id=1335

• Comment facturer et envoyer des factures en lot à plusieurs clients
• Comment envoyer des factures en lot à un seul client

Comment facturer et envoyer des factures en lot à plusieurs clients

Dans le menu de gauche, cliquez sur Ventes > Ventes. Dans votre liste des ventes, cliquez sur le bouton Facturer et envoyer. Il s'agit d'une icône d'une page avec un crayon. (Voir la photo ci-dessous.) 

Une liste de toutes les ventes non facturées apparaîtra à l'écran. Cochez les ventes que vous désirer facturer et cliquez sur le bouton Facturer pour envoyer les factures aux clients. (Voir image ci-dessous.)

Comment envoyer des factures en lot à un seul client

Si vous avez déjà facturé vos ventes et que vous désirez envoyer un lot de factures à un client, cliquez sur Clients > Clients dans le menu de gauche. Puis, dans la liste des clients, cliquez sur le client à qui vous désirez envoyer des factures. (Voir image ci-dessous.)

La fiche du client apparaîtra à l'écran. Cliquez sur l'onglet Ventes et ensuite sur l'icône bleue représentant une enveloppe. (Voir image ci-dessous.)

Une liste des factures du client apparaîtra. Cochez les factures que vous désirez lui envoyer par courriel et cliquez sur Envoyer. (Voir image ci-dessous.)

Il peut parfois arriver que des changements doivent être apportés à une Vente, ce qui nous permettra par la suite de pouvoir créer plusieurs versions de la Soumission.

Si vous avez facturé votre vente, vous devrez d'abord : Comment déverrouiller une Facture?

Dans l'exemple ci-dessous, nous irons modifier notre fiche Vente numéro 1000242, afin de modifier la commande comme suit ...

• changer la quantité originalement commandée du 3e item,
• retrancher le 2e item,
• ajouter 2 nouveaux items à la commande,
• finalement, y inscrire un escompte de 10 % applicable sur toute la transaction, que vous avez accordé au client en guise d'incitatif dans le but de pouvoir conclure la vente.

Ramenons donc la section inférieure de notre fiche Vente numéro 1000242 à l'écran afin de procéder aux changements nécessaires... 

• 1e étape  →  changer la quantité originalement commandée du 3e item.

 Le client souhaite plutôt commander 250 cartes pour cet employé. Puisque les cartes d'affaires de type standard sont livrables en boîtes de 125, nous changerons donc la quantité commandée pour la faire passer de 1 à 2 en cliquant sur l'icône  se trouvant à la droite de la quantité inscrite pour l'augmenter à 2. Il vous est également possible de taper directement le 2 dans le champ quantité. Une fois le changement complété, la ligne correspondant à cet item de la commande s'affichera ainsi...

•  2 étape  →  retrancher le 2e item de la commande.

 Le client ne souhaite plus acheter cet item. Pour le retirer de la fiche Vente, vous mettez la ligne en surbrillance en cliquant dans l'un des champs, puis vous allez cliquer sur l'icône  à l'extrême droite de la ligne, demandant ainsi la suppression de la ligne entière de la fiche Vente.  GEM-BOOKS vous demandera alors de confirmer la suppression en vous amenant cette boîte de dialogue...

Il ne vous reste qu'à confirmer votre demande de suppression en cliquant sur  et la ligne sera entièrement retirée de la fiche Vente. 

• 3e étape  →  ajouter 2 nouveaux items à la commande.

 Le client souhaite également ajouter 2 items à cette Vente. Nous les ajouterons ici, de la même façon que les items sont normalement ajoutés lors de la création initiale de la fiche Vente.

 Il suffit de cliquer à nouveau sur l'icône  et de procéder à l'ajout des 2 items désirés, soit 2 malettes pour ordinateurs portables, ainsi que 8 gobelets promotionnels.

Dès le moment où vous ajoutez un item à la fiche Vente,  GEM-BOOKS en effectue la sauvegarde et considère donc automatiquement que cet item fait désormais partie de la transaction. C'est pourquoi vous ne trouverez aucun bouton de sauvegarde.

Voici donc à quoi ressemble la section des Produits et services de notre fiche Vente, une fois que nous en avons terminé avec les modifications à ce niveau....

• 4e étape  →  inscription d'un escompte de 10 % applicable à la Vente.

Finalement, vous avez décidé d'offrir à votre client à titre d'incitatif un escompte additionnel de 10 % qui s'appliquera à la totalité de la transaction en cours. Nous irons donc inscrire cet escompte dans notre fiche Vente.

Puisque nous parlons ici d'un escompte devant s'appliquer à toute la Vente. nous irons l'inscrire dans la section des totaux de notre fiche, que nous retrouvons en bas, à droite.

Simplement cliquer dans le champ "Escompte"  et y  inscrire le 10 % que vous offrez.

 GEM-BOOKS calcule instantanément la valeur de l'escompte total et ajuste en conséquence les données de tous les champs dont le contenu est modifié par l'application de cet escompte.

Ceci complète l'édition de notre fiche Vente, qui tient maintenant compte de tous les changements que nous y avons apporté

À ce stade-ci du processus transactionnel, vous en êtes au moment ou vous devrez créer une Soumission "éditée" ou alors passer immédiatement à la création de la Facture.

Afin de vous guider dans les étapes de chacune de ces démarches, nous vous suggérons les articles suivants de notre FAQ

Comment créer une Facture dans GEM-BOOKS ?

Comment éditer une Soumission déjà créée et existante dans GEM-BOOKS ?

Afin de refléter des changements demandés par votre client suite à la réception d'une Soumission originale, il est possible que vous deviez être en mesure de créer une Soumission "éditée".

Puisqu'une Soumission est créée en vertu du contenu de la fiche Vente correspondante, elle pourra être "éditée" uniquement en modifiant la fiche Vente à partir de laquelle elle est créée dans  GEM-BOOKS.

Nous vous indiquerons ici la marche à suivre afin de pouvoir créer et présenter à votre client une Soumission "éditée", après que la fiche Vente ait été modifiée .

La procédure est en fait toute simple...

• Vous retournez dans votre fiche Vente et vous y apportez tous les changements et correctifs qui sont requis.
• Vous créez une nouvelle Soumission "éditée", de la même façon que vous avez précédemment créé la Soumission initiale.

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons préalablement modifié notre fiche Vente numéro 1000242 afin d'y apporter les changements suivants :

• changer la quantité originalement commandéedu 3e item,
• retirer le 2e item de la commande originale,
• ajouter 2 nouveaux items,
• inscrire un escompte de 10 % applicable sur la vente.

Afin de voir en quoi consiste la marche à suivre pour réaliser les modifications qui ont été apportées à cette fiche Vente, veuillez consulter l'article de la FAQ intitué : 

Comment éditer une Vente déjà créée et existante dans GEM-BOOKS ?

Ramenons donc maintenant à l'écran la fiche 1000242 suite à sa mise à jour ...

 Maintenant, afin d'obtenir votre Soumission "éditée", il ne vous reste plus qu'à cliquer de nouveau sur le bouton  et  GEM-BOOKS se chargera encore une fois du reste.

Voici donc votre Soumission "éditée", créée à la suite des changements apportés dans votre fiche Vente numéro 1000242...

Cette nouvelle version de votre Soumission sera elle aussi déposée dans l'onglet DOCUMENTS  de votre fiche Vente. Puisque la version originale de votre Soumission portait le numéro 2000082 - 1, le numéro de la Soumission "éditée" ainsi créée sera incrémenté de 1 et s'affichera portant le numéro 2000082 - 2.

Nous la retrouverons désormais dans l'onglet DOCUMENTS de notre fiche Vente, avec tous les documents créés depuis celle-ci...

 Note : Vous pourrez créer de cette façon autant de Soumissions "éditées"
que vous le souhaitez. Cette incrémentation se répétera à chaque fois 
qu'une nouvelle Soumission "éditée" sera créée depuis la fiche Vente, 
et chaque nouvelle Soumission "éditée" ainsi créée se retrouvera
elle aussi dans l'onglet DOCUMENTS de votre fiche.

 L'étape suivante du processus transactionnel étant la facturation, vous souhaiterrez possiblement consulter l'article suivant de notre FAQ

 Comment créer une Facture dans  GEM-BOOKS ?

GEM-BOOKS permet des abonnements et des opérations récurrentes (cet article).

Pour l'entretien ménager de votre maison par exemple, la compagnie nettoie-net va faire deux factures, donc deux opérations récurrentes. Une par semaine avec trois services; époussetage, nettoyer salle de bains et plancher de la cuisine. Une deuxième mensuelle avec tous les planchers, le dessus des armoires et le réfrigérateur.

À travers plusieurs modules de GEM-BOOKS, vous allez retrouver l'icône du planificateur dans le bas : .

Cela indique que ce module est disponible à la programmation d'opérations récurrentes. Les opérations récurrentes sont des duplications automatiques de différentes entrées dans le système. Par exemple, si vous créer une facture pour un client, et vous désirez que celle-ci soit facturé tous les lundi, vous pouvez cliquer sur cette icône afin de paramétrer une récurrence. Voici à quoi ressemble la fenêtre qui apparait lorsque vous cliquer sur cette icône :

Important : Spécifiez une date de "Prochaine facturation" ultérieure à la "Date de création". Sinon le système n'exécutera pas un abonnement "passé".

Vous allez pouvoir inscrire la période à laquelle vous voulez que les récurrences se génère (vous pouvez laisser les dates vides si vous désirez que cela se fasse sans limite), et la fréquence de la réccurence. Les choix de fréquence sont les suivants : Quotidien, Mensuel et Annuel. Dans le bas du module, il va parfois y avoir des choix concernant le module choisi. Dans l'exemple, vu que l'opération est liée à une vente, le système demandera si on veut que la vente soit seulement créé, créé et facturé, ou bien créé, facturé et envoyé au client.

Après avoir enregistré, vous verrez que l'icône du planificateur est maintenant passé au bleu, ce qui indique que celle-ci a été configuré et qu'elle va se répéter : . Vous pouvez cliquer sur celle-ci est ensuite sur la poubelle si vous désirez retirer l'opération récurrente. Veuillez noter que si vous désirez effectuer des changements à l'opération, c'est toujours la dernière copie du module qui aura la récurrence d'activée.  De plus, vous remarquerez que les ventes qui ont été ajoutés par le planificateur ont le signe de celui-ci d'afficher dans la liste près du numéro : .

Si vous désirez vérifier ou modifier tous les items qui sont actuellement programmés pour des opérations récurrentes, vous pouvez ouvrir le menu Paramètres et Opérations récurrentes.

Dans GEM-BOOKS, vous pouvez rappeler une transaction favorite que vous faites épisodiquement, mais vous pouvez aussi programmer sa répétition à interval régulier. Par exemple, le paiement du loyer le premier de chaque mois.

Prenons cette transaction pour le loyer de juillet que vous nous voulons automatiser pour le mois prochain et les suivants.

Dans le menu Paramètres, Opérations récurrentes faite-en une nouvelle.

Sélectionnez le module "Transactions" pour afficher ses choix.

Sélectionner la transaction à répéter, la fréquence et la date de départ. Dans ce cas, le premier du mois prochain. (Cette date doit être ultérieure à aujourd'hui).

Pas besoin nécessaire de spécifier une date de fin, mais dans ce cas-ci vous pourriez spécifier la fin de votre bail. Cliquez sur enregistrer pour l'activer.

Comment faire des dépôts directs?

En principe, quand une vente est convertie en facture, la transaction est considérée comme étant conclue et nous ne devrions plus avoir à la modifier; encore moins si le client a reçu à reçu sa copie. C'est pourquoi GEM-BOOKS verrouille la vente afin de respecter la conformité avec les PCGR (Principes Comptables Généralement Reconnus).

Si on s'en remet à l'obligation de conformité avec les PCGR, la procédure standard à suivre devrait être de créer un crédit qui vient renverser la facture. Une facture de 100$ aura son équivalent avec un autre no de facture à moins 100$. Les montants s'annulent et la trace de cette annulation reste.

Des situations particulières peuvent justifier la possibilité de pouvoir éditer une facture.

Vous devrez tout d'abord "déverrouiller" la Vente pour y apporter les modifications que vous souhaitez voir se refléter sur la Facture éditée qui sera ensuite reverrouillée.

Note : Il vous sera possible de déverrouiller une vente uniquement au cours de la période comptable pendant laquelle la Facture est créée.

Note : Il ne vous sera pas possible de déverrouiller une vente si un paiement a été appliqué. Truc : Vous pouvez supprimer la transaction de paiement et refaire l'encaissement après la modification.

La vente étant maintenant déverrouillée, vous pouvez y apporter les changements voulus.

Afin de reverrouiller la vente, appuyez sur le bouton rouge Facturer pour reconvertir la vente en facture.

Pour empêcher un utilisateur de débarrer une facture, enlever ce rôle.

Il peut parfois arriver qu'on doive créer une facture pour seulement une partie d'une vente et non la totalité de celle-ci.

Dans GEM-BOOKS, nous parlerons de Subdiviser une vente.

Dans cet article de la FAQ, nous vous indiquerons comment Subdiviser une vente et ensuite créer une facture couvrant une partie de celle-ci seulement.

Si vous devez créer une facture qui ne représente qu'une partie d'une vente, vous devrez alors la Subdiviser, en fonction des items que vous souhaitez facturer immédiatement, et GEM-BOOKS va automatiquement créer une nouvelle vente avec les items non-facturés de votre vente originale.

Nous allons donc, dans un premier temps, Subdiviser une vente, afin de pouvoir créer une facture pour une partie de celle-ci seulement. 

Dans le Point de Vente, cliquez sur l'icône de Subdiviser.

Les items # 1 et # 1.1 de la vente sont prêts à être facturés et livrés immédiatement. Nous allons donc Subdiviser la vente afin de pouvoir créer une Facture uniquement pour le item #1.

Note: Lorsque vous survolez le bouton, qui apparaît en bas,à la droite de l'écran, vous remarquerez que GEM-CAR vous indique déjà que vousdevrez identifier les items qui ne seront pas facturés immédiatement et quidevront être transférés dans une nouvelle vente.

Nous allons donc procéder en cliquant sur le bouton Subdiviser et GEM-CAR vous fera alors apparaître la boîte de dialogue suivante: Facturation partielle/progressive.

Vous pouvez également utiliser le bouton Facturation progressive pour choisir le nombre de facture à générer. 

Cliquez ensuite sur Confirmer.

Une fenêtre de confirmation apparaît avec le message suivant: ''Êtes-vous certain de vouloir procéder? Cette action est irréversible'' 

Cliquez ensuite sur Oui.

Utilisez la touche F4 ou cliquez sur paiement dans le coin inférieur droit.

Le montant ne concernera que la facture choisie.

Cliquez ensuite sur Envoyer.

La facture apparaît dans l'onglet Documents.

Il arrive parfois que vous ayez besoin de renverser une pertie seulement d'une Vente, de façon à émettre un crédit partiel applicable à la Facture originale créée antérieurement pour cette Vente.

Dans cet article de la FAQ, nous vous indiquons comment procéder afin de créer un crédit partiel, suite à une Vente faite préalablement à votre Client.

Vous devez tout d'abord vous rendre dans la liste des Ventes...

Afin de pouvoir créditer un ou plusieurs items d'une Facture, vous allez procéder à partir du numéro de celle-ci. S'il s'agit d'une Facture créée depuis une Vente toute récente, et qui figure dans la page que vous avez à l'écran, cliquez simplement sur la ligne correspondante pour amener la Vente en question à l'écran.

Si vous ne voyez pas le numéro de votre Facture à inverser à l'écran et que vous souhaitez ne pas avoir à dérouler des pages et des pages pour retrouver la Vente à partir de laquelle la Facture originale a été créée, la méthode alternative est d'effectuer une recherche  à partir du numéro de la Facture sur laquelle figure(nt) un ou plusieurs item(s) pour lesquels vous souhaiter accorder un crédit.

SI le champ de recherche  n'est pas déjà ouvert, vous cliquez alors sur le bouton  à droite de l'écran, pour le faire apparaître .

Dans cet exemple, nous souhaitons créditer le 3e item de la Facture numéro 3000134. 
Vous irez donc inscrire le numéro de la Facture d'origine dans ce champ, et  GEM-BOOKS nous proposera la ligne correspondant à la Vente à partir de laquelle a été créée la Facture en question.

Vous cliquez maintenant sur la ligne qui s'affiche pour amener la Vente numéro 1000274 à l'écran...

Une fois que vous avez votre Vente à l'écran, il vous suffit de localiser le bouton suivant :  .

On retrouve ce bouton dans cette série que vous retrouverez en bas, à gauche de l'écran...

Lorsque vous le survolerez avec le pointeur de la souris, il vous informera dans une infobulle au sujet de l'action qui sera engendrée en cliquant dessus...

Lorsque vous cliquerez sur le bouton ,  GEM-BOOKS  vous demandera de confirmer le renversement en vous présentant l'encadré suivant, en superposition...

Si vous acceptez en cliquant sur ,  GEM-BOOKS va immédiatement dupliquer la Vente d'origine, mais avec des quantités négatives. Dans le cas présent, la Vente numéro 1000274 sera dupliquée, créant ainsi la Vente numéro 1000280, qui vous sera présentée à l'écran...

Les deux Ventes sont parfaitement identiques à l'exception que dans la Vente numéro 1000280, que vous venez de créer, vous trouverez le signe " - " devant le nombre inscrit dans le champ "QTÉ", sur chacune des lignes présentant les Produits ou services faisant l'objet de la Vente, indiquant que celles-ci sont négatives.

Tous les montants facturables  figurant sur cette Vente seront par conséquent en négatif, de même que le Sous total, les taxes applicables et le Total.

Nous devons créer un crédit seulement pour le 3e item de cette Facture; c'est la raison pour laquelle nous conserverons uniquement cette ligne dans notre Vente numéro 1000280.

Nous en retirerons donc de façon successive les 2 premières lignes, en cliquant sur l'icône  que nous retrouvons à l'extrémité droite de chaque ligne...

GEM-BOOKS vous demandera de confirmer la suppression de chacune des lignes retirées en vous affichant en superposition la boîte de dialogue suivante...

Vous confirmerez chaque suppression en cliquant sur.

 Il ne vous reste plus maintenant que l'item que vous devez créditer (Facturer en " - ") à votre Client sur cette nouvelle Vente...

Pour finalement procéder à la création du crédit partiel que vous souhaitez accorder au Client, il ne vous reste plus maintenant qu'à inscrire la date voulue dans le champ  et ensuite cliquer sur le bouton .

Ensuite, après avoir demandé et obtenu votre confirmation,   GEM-BOOKS va créer pour vous, la Facture numéro 3000141, qui est le crédit accordé à votre Client pour le 3e item de la Facture numéro 3000134 d'origine. Elle sera déposée dans l'onglet DOCUMENTS de la fiche...

Vous pourrez alors appliquer ce crédit lorsque le Client vous paiera le reste de la Facture numéro 3000134 et que vous allez créer l'Encaissement afin de comptabiliser ce paiement.

Afin de générer un bon de livraison, il faut préalablement avoir facturé la vente concernée.
Lorsque la vente sera facturée, un nouveau bouton "Bon de livraison" sera disponible dans le bas de la vente.

Si vous cliquez sur celui-ci, une fenêtre (voir ci-dessous) apparaîtra afin de spécifier les quantités que vous désirez afficher comme livré sur le bon de livraison. La fenêtre vous présentera la quantité totale des produits de la vente (Quantité de commandes), le total des quantités qui sont en attente (Quantité qui n'ont pas précédemment été marqué comme livré par ce module), et les quantités que vous désirez livrer.

Par défaut, vous verrez que la colonne QTÉ. ENVOYÉE est automatiquement remplie par la quantité totale en attente. Si vous modifiez les quantités, la colonne QTÉ EN ATTENTE sera ajustée en conséquent. Vous pouvez inscrire la référence de la livraison, la date et aussi des notes à afficher sur le bon de livraison. Ce module permet de scanner les codes à barres si vous désirez procéder de cette façon.

Lorsque vous avez terminé, cliquer sur "Livrer" et un document de bon de livraison sera ajouté à la vente. Vous pourrez donc par la suite imprimer ou bien envoyer ce document.

Tant qu'une vente n'a pas été facturée, vous avez la possibilité d'ajouter un dépôt lié à celle-ci. Dans le bas de la fenêtre, cliquer sur ce bouton Dépôt en forme de banque : et complétez la fenêtre suivante.

Vous pouvez préciser la date du dépôt (par défaut aujourd'hui), la référence à donner à l'écriture comptable, vers quel compte comptable est-ce que le dépôt est envoyé (méthode de paiement si le module magasin est activé) et le montant du dépôt.

Cliquez sur Envoyer pour passer l'écriture comptable. Vous verrez un statut s'ajouter sur la vente indiquant le montant du dépôt appliqué sur celle-ci :  . De plus, lorsque vous ferez l'encaissement pour ce client, vous verrez le dépôt disponible afin de l'appliquer sur la facture.

Comment rembourser un Dépôt

Pour rembourser un dépôt, vous faites exactement la même chose que pour un dépôt, mais au lieu de mettre un montant positif, vous mettez plutôt un montant négatif.

Éventuellement, lorsque le client va vous payer le solde de la facture ou dit autrement, lorsque vous ferez votre encaissement, cochez comme "payer" la facture, le dépôt original, le remboursement du dépôt et le tout devrait correspondre au paiement que vous avez reçu.

Au moment de l'encaissement, cliquez dans la case de la rubrique paiement de la ligne dépôt pour l'appliquer.

Afin d'ajouter ou modifier un texte dans le bas de vos PDF de factures, soumissions ou bons de commande, rendez-vous dans l'onglet Succursales du menu Paramètres -> Configurations. Cliquez sur la succursale pour laquelle vous désirez ajouter une note sur les factures et puis rendez-vous dans l'onglet Personnalisation des documents. Dans cette section, vous allez pouvoir configurer les textes afficher dans les bas des documents suivants : Factures, Soumissions et Bons de commande.

Lorsqu'enregistré, les prochains documents qui seront générés auront les notes inscrites dans le bas du document.

C'est un rôle. Le truc est de dupliquer le rôle Administrateur (Rôle système), de le renommer pour quelque chose comme "Administrateur sauf Profits" et de vous l'attribuer. Ensuite, appliquez les restrictions suivantes :

Restreindre l'accès aux profits et Restreindre toutes les informations sensibles.

Pour les Ventes et bientôt les Achats, il est possible de déterminer vos propres couleurs dans la liste.

Dans le menu Ventes, Paramètres, Statuts vous pourrez ajouter et prioriser les statuts définis selon certaines condiction. Par exemple, les factures payés seront affichées en vert dans la liste des Ventes.

"Facturé à" ou technique d'affacturage.

Prenons l'exemple d'un client; l'École professionnelle de Saint-Hyacinthe qui sur sa fiche aurait dans le champ "Facturé à" le nom de sa commission scolaire soit le Centre de services scolaire de Saint-Hyacinthe. Si vous faites des travaux à l'École professionnelle de Saint-Hyacinthe, c'est la commission scolaire qui sera facturée et non l'école directement.

Pour ce faire, vous devez d'abord spécifier que le Centre de services scolaire de Saint-Hyacinthe peux "Permettre d'être sélectionné comme affacturage".

Ensuite, le Centre de services scolaire de Saint-Hyacinthe sera accessible dans le menu "Facturé à" de l'École professionnelle de Saint-Hyacinthe.

Numéro # attribué par le client

Si maintenant la commission scolaire vous a attribué un numéro de fournisseur, entrez-le dans ce champ. Une option dans les paramètres vous permet de l'afficher automatiquement sur vos soumissions et factures. Onglet Ventes/Achats, «Mettre le # attribué par le client dans le # de PO lors de la création d'une vente»

Contacts associés à ce clients d'une fiche en mode Entreprise

Dans la section suivante, vous ajoutez les "Contacts associés à ce client". Cela vous permet de spécifier le nom de vos interlocuteurs dans cette société : par exemple le service d’achat, le service de comptabilité, et autres. Les types Opérations principales, Comptabilité principale et communications recevrons certaines informations. Par exemple, les contacts de type Comptabilité principal recevront les factures et les états de compte générés par GEM-BOOKS.

Pour ajouter les coordonnées d'un contact, cliquez sur .

Vous verrez alors apparaître en superposition une fenêtre à remplir avec les coordonnées de la personne.

Complétez en cliquant sur , et vous verrez apparaître votre nouveau contact dans la liste...

Si vous souhaitez mettre à jour les coordonnées d'un contact, simplement cliquer sur son nom dans la liste, et la fenêtre superposée vous apparaîtra à nouveau. Vous modifiez alors ce qui doit l'être et vous sauvegardez les nouvelles données en cliquant sur le bouton vert Enregistrer.

Si toutefois vous souhaitez retirer un contact de la liste, vous n'avez qu'à cliquer sur l'icône de la poubelle qui se trouve à l'extrémité droite de la ligne affichant le nom de celui-ci.

La partie suivante concerne le logo de la société appartenant à votre Client. Si vous avez pu vous procurer le logo officiel du Client, il vous suffit de cliquer sur le bouton bleu Choisir fichier et aller à l’emplacement sur votre ordinateur.

Note : Les champs obligatoires, identifiés par l'icône , sont à remplir dès la création de la fiche. Quant aux autres champs, vous pouvez les compléter au fur et à mesure, quand vous aurez plus de contacts avec le client, quand vous aurez plus d'informations le concernant et que vous le connaîtrez de manière plus aprofondie.

Pour continuer à remplir votre fiche Client, passez aux autres onglets. Nous vous indiquons comment le faire dans l'article de la FAQ intitulé :

Comment créer un Client ? Partie II - Onglets TERMES, VENDEURS et MARKETING (CRM)

Dans certains cas, vous aurez besoin d'envoyer une facture ou une soumission, à deux contacts du même client automatiquement, à partir de GEM-BOOKS.

Pour cela, dans la fiche client, il faudra définir un contact principal, et un autre contact, sur la section "Contacts associés à ce client".

NOTE : Le mode de la fiche de ce client, doit être "Entreprise" pour pouvoir ajouter des "Contacts associés à ce client".

Dans la section "Contacts associés à ce client", vous allez ajouter des contacts avec le bouton :

Remplir les champs : Nom, Infolettre (oui ou non, inclure le contact dans l'infolettre)Titre, Département (s'il y a lieu), Courriel, Téléphone (s'il y a lieu), Cellulaire (s'il y a lieu), Télécopieur (s'il y a lieu).

Pour le champ "type" :

1. Comptabilité (principal) : pour le contact principal de la comptabilité.
2. Comptabilité : pour l'autre contact de la comptabilité.

Avec cette configuration, les envois de courriels de Factures et Soumissions pour ce client, seront comme suite :

Le courriel sera envoyé :

À : contact principal de la comptabilité

CC : Autre Contact de la comptabilité

NOTE : Si un client à plusieurs contacts du même "type", le système prendra en considération le premier de la liste.

C'est dans cet onglet que nous consignons toute l'information relative au calcul de toute commission payable sur cette vente.

Nous indiquerons à quel vendeur la vente est associée et aussi quelles sont les modalités applicables et  GEM-CAR utilisera cette information pour le calcul de toute commission payable en vertu de cette vente.

Dans le cas d'une vente partagée (pour laquelle plus d'un vendeur est redevable d'une commission), tous les vendeurs concernés devront être inscrits à partir de cet onglet.

Voici donc comment vous apparaît l'onglet VENDEURS de notre fiche vente à l'écran.

Nous y inscrivons que Louis Guérin aura droit à une commission fixe au montant de $ 25,00 payable en devise CAD pour cette vente, alors que Camille Savignac aura droit pour sa part à une commission calculée au pourcentage, selon un taux établi à 7,25 %, et payable en devise USD.

Dans un premier temps, ajoutons les modalités déterminant le calcul de la commission qui sera payable à Louis Guérin au terme de cette vente. Vous ajoutez cette commission payable en cliquant sur le logo “+”  situé en haut, à gauche de la fiche, ce qui vous fera apparaître à l'écran la boîte de dialogue suivante.

En cliquant sur les flèches à l'extrémité droite du champ "Vendeur" , GEM-CAR nous offrira la liste des personnes aux quelles une commission peut possiblement être payable pour cette vente. Notez que dans le cas présent, le nom de Roger Point Point était sélectionné par défaut, puisque la session en cours a été ouverte sous son nom d'utilisateur.

Nous déplacerons maintenant le curseur afin de le positionner sur le nom de Louis Guérin et confirmerons la sélection en cliquant.

Par défaut, le champ "Type"  indique que la commission payable sera un montant fixe. Ceci correspondant au type de commission payable à Louis Guérin pour cette vente; nous passerons donc immédiatement au champ suivant.

Nous indiquerons maintenant dans les champs "Montant"  et "Devise"  que la somme de $ 25,00 CAD sera payable à Louis Guérin au terme de la vente.

Le champ "Catégorie de produit ou service"  est optionnel et permet de créer une condition dans le calcul de la commission payable. Par exemple, dans le cas spécifique où le vendeur désigné plus haut aurait droit à une commission uniquement sur la catégorie de Produits et services qui serait identifiée dans ce champ. Si aucune restriction de ce type n'est applicable, ce champ devra demeurer vide.

Une fois que toutes les informations relatives au paiement de la commission à Louis Guérin seront entrées, voici ce que vous montrera la boîte de dialogue.

 Il ne vous reste maintenant qu'à confirmer l'inscription des données en cliquant sur le bouton

Procédons ensuite en indiquant les modalités qui définissent le calcul de la commission qui sera payable à Camille Savignac au terme de cette vente, en respectant les mêmes étapes que pour Louis Guérin précédemment.

Nous définirons d'abord que Camille Savignac est le vendeur à qui la commission sera payable.

Nous établirons ensuite qu'il s'agit d'une commission de "Type" pourcentage.

Et que la commission sera calculée selon un taux établi à 7,25 %

Puis nous indiquerons que la commission sera payable en devise USD

Notre boîte de dialogue nous affichera donc ceci...

Nous terminerons en cliquant sur le bouton pour confirmer l'inscription des données pour Camille.

Au terme de la démarche, l’onglet VENDEURS nous informera quant aux commissions payables sur cette vente et permettra ainsi à  GEM-CAR de faire les calculs nécessaires afin que chacun d'eux reçoive leur dû au terme de la transaction, c'est-à-dire une fois que les paiements du client auront été encaissés.

Ceci termine la création de votre fiche vente. À ce stade-ci, vous êtes maintenant prêt à créer une soumission ou encore directement passer à la création de la facture, puisque l'étape de la soumission est à 100 % optionnelle dans  GEM-CAR.

Il arrive parfois dans une vente qu' un ou plusieurs items soient assujettis à un niveau de taxation différent des autres items ou alors pour lesquels vous souhaitez faire apparaître une note particulière sur les documents imprimés.

Dans cet article, nous vous indiquerons comment aller modifier les règles de taxation pour un item, de même que comment procéder à l'ajout d'une note spécifique à cet item d'une vente.

Afin de pouvoir bien illustrer la marche à suivre dans cet article, nous utiliserons l'exemple que voici :

Tous les items de cette vente sont actuellement assujettis aux règles de taxation du Québec. La TPS ainsi que la TVQ s'appliquent donc par défaut sur tous les items inclus dans celle-ci et le total pour chacune des taxes facturées est indiqué au bas de l'écran, à droite...

Toutefois, notre client nous informe que le site d'installation sera situé hors du Québec.L'emplacement de l'installation sera donc indiqué dans les coordonnées de livraison.

Puisque l'installation se fera à Ottawa, les frais facturables pour cette partie de la vente seront donc assujettis aux règles de taxation de l'Ontario.

Nous souhaitons donc modifier les règles de taxation pour cet item de la vente, et aussi inclure une note à cet effet qui sera visible sur la soumission ainsi que la facture, pour en informer notre client. Retrouvons donc dans notre vente la ligne concernant les frais reliés à l'installation sur place.

Sur chaque ligne de notre Vente, nous retrouvons l'icône suivante dans la section de droite. Lorsque vous la survolez avec le pointeur de votre souris, elle vous affiche une bulle informative.

En cliquant sur cette icône, GEM-BOOKS vous amènera cette fenêtre, en superposition à l'écran affiché. Par défaut, la fenêtre nous positionne dans l'onglet NOTES. Vous pourrez inscrire un message avisant le client que les règles régissant l'application des taxes de vente sont différentes pour cet item de la vente. Cette note sera inscrite immédiatement sous cet item lors de la création de la soumission ainsi que de la facture.

Nous nous déplacerons ensuite vers l'onglet COMPTABILITÉ, dans lequel nous irons indiquer que cet item devra être taxé en vertu des règles applicables en Ontario...

La règle pour l'application des taxes au Canada demeurera inchangée alors que dans le champ suivant, nous irons choisir ON pour désigner l'Ontario dans la liste déroulante qui nous est offerte lorsque nous cliquons sur ce champ :

Nous remarquons que suite au changement effectué à la dernière étape, la ligne suivante nous affiche maintenant ceci :

Alors que nous y retrouvions ceci avant de procéder à la modification de l'information contenue dans ce champ.

Ensuite, si vous aviez besoin de modifier le compte de revenus dans lequel sera comptabilisé le montant facturé pour cette ligne de la vente, il vous faudrait procéder en changeant la valeur dans ce champ.

Nous avons donc maintenant ceci à l'écran:

Finalement, les deux onglets suivants qui nous sont présentés dans cette fenêtre (les onglets ATTRIBUTS ainsi que MÉDIAS) n'étant couramment pas utilisés, nous ne nous y attarderons pas.

Il ne reste plus qu'à sauvegarder les modifications apportées spécifiquement pour cet item de notre vente. Les paramètres par défaut définis pour ce client continuent de s'appliquer pour tous les autres items.

Lorsque nous retournons sur l'écran nous affichant notre vente, nous remarquons que suite aux changements que nous avons apportés pour l'item «Installation sur place», la répartition des taxes facturées apparaît maintenant comme suit:

Maintenant, créons la soumission. Nous remarquons que la note que nous avons rédigée lors de cette démarche vient s'insérer précisément entre l'item de la Vente auquel elle se rattache et l'item suivant.

Il nous sera également possible de voir que les 3 taxes facturables apparaissent sur la soumission.

Le processus transactionnel se concluant avec la création de la facture, nous verrons que cette dernière reflète elle aussi fidèlement les changements que nous avons apportés.

Ajout d’un produit de type abonnement

Le logiciel permet des abonnements et des opérations récurrentes.

Un abonnement, comme votre membership à votre club de tennis est un produit ou un service qui sera répété pour une période définie dans les options de ce produit ou service. Une facture avec un seul produit sera automatiquement émise à l'expiration de votre abonnement.

Le produit ou services que vous voulez utiliser pour les abonnements doit avoir l'option "Cet item est accessible à la programmation d'abonnements" cochée dans l'onglet "Option" de la fiche du produit.

Méthode 1 (Préparer l'abonnement dans sa fiche client)

Pour ajouter un abonnement, allez dans le compte du membre, onglet Abonnements.

Note : Bien qu'il soit aussi possible de l'ajouter à partir du menu Ventes sous Abonnements, vous devrez remplir le formulaire . Ce menu est surtout utile pour consulter la liste complète de vos abonnements et pour les modifier au besoin.

Méthode de renouvellement

• Actif/Inactif
• Client à facturer
• Facturable
• Fréquence : Renouveler tous les mois, 3 mois ou années
• Nombre d'abonnement : Nombre de fois que l'abonnement sera renouvelé, mettre 0 si pas de fin
• Produit ou service : Choisir l'abonnement désiré
• Prix : Mettre le prix de l'abonnement, prix utilisé pour le renouvellement
• Texte à afficher sur la facture : renseignements additionnels à afficher sur la facture. La période s'inscrit automatiquement
• Prochaine facturation : la date du prochain renouvellement
• Ne peut pas annuler avant
• Début de couverture : la date de début de l'abonnement
• Fin de couverture : la date de fin de l'abonnement

Important : Spécifiez une date de "Prochaine facturation" ultérieure à la "Date de création". Sinon le système n'exécute pas un abonnement "passé".

Méthode 2 (Sur la vente, au moment de la facturation)

Si vous ajoutez un produit ou un service disponible à l'abonnement sur une vente, une icône comme celle-ci sera affichée sur la ligne du produit :

Cliquez sur cette icône pour activer l'abonnement. L'icône changera de couleur au vert pour vous indiquer que l'abonnement s'activera au moment de facturer la vente.

À noter que tous les abonnements de la même date au même client seront regroupés sur la même facture. Pour revenir à mon exemple du début, si mon membership à mon club de tennis tombe le même jour que la location de mon casier, je ne recevrai qu'une seule facture.

Bien comprendre les intervalles de couvertures

Dans mon exemple, la date de «Prochaine facturation» est le 14 mai 2022.

N'oubliez pas que lorsque vous spécifiez cette date, vous devez être le 13 mai 2022 ou avant. En effet, c'est à cette date que le système va s'activer. Si la date est passée, le système ne s'activera pas et votre abonnement ne fonctionnera jamais.

Le 14 mai 2022, le système va générer une vente basée sur la «Méthode de renouvellement» et affichera cet intervalle sur la facture :

À noter que le système a ajouté 1 an aux trois dates avant de générer la vente. Si vous ouvrez l'abonnement le 16 mai 2022, vous obtiendrez ceci :

En guise de conclusion, si vous aviez voulu que l'intervalle de couverture affichée sur la facture soit du 1er juin 2022 au 30 juin 2023, il aurait fallu indiquer 1er juin 2021 au 30 juin 2022 sur le premier écran puisque le système ajoute 1 an avant de créer l'abonnement.

Note : Pour un abonnement mensuel, il est toujours préférable de choisir le premier jour du mois que le dernier; en effet, les mois n'ont pas toujours 30 ou 31 jours (parfois même 29). L'abonnement se fera quand même, mais il ne sera pas aussi précis.

Truc : Les abonnements peuvent facilement générer des factures et les envoyer à vos clients. Il est donc recommandé que vos premiers abonnements soient manuels. Si tout se déroule comme prévu, il sera plus facile de les automatiser que de renverser des factures en doubles générés automatiquement.

Manuel : Méthode de renouvellement sur "Le système vous informera qu'un abonnement est arrivé à terme, mais les étapes suivantes devront être faites manuellement"

Automatique : Méthode de renouvellement sur "Le système va automatiquement créer une vente et une facture avec ce produit ou service et l'envoyer au client par courriel"

Il existe des modèles de courriels pour les différentes actions pour les abonnements. Consultez cet article à ce sujet qui sont détaillés dans la section “Astuces”.

Pour vendre une banque d'heures, il vous faut avoir au moins un produit éligible. Pour se faire, il vous faut modifier un produit et cocher la case "Ce service est accessible aux banques d'heures" sous l'onglet "Options".

Lorsque vous ajouterez ce produit à une vente, une icône rouge en forme de banque apparaîtra dans le champ code de produit. Si vous cliquez sur ce bouton, il changeras pour le vert ce qui indiquera qu'une banque d'heures pour ce client sera créé après la facturation de la vente.

Une fois la vente facturée, vous verrez une nouvelle entrée dans le menu Clients, Banque d'heures.

Note : Si une banque d'heures de ce client et de la même catégorie de produits existe, les heures seront ajoutées à celle-ci.

Créer manuellement une banque d'heure et l'utiliser.

Vous pouvez par la suite générer un rapport de banque d'heures dans la fiche de celui-ci.

La fiche Client et la fiche Produits et services sont essentielles à la création d'une Vente. Afin de pouvoir intégrer les informations d'un Client dans la fiche Vente, il vous faudra idéalement créer la fiche Client au préalable.

Note : Si quelqu'un qui utilise GEM-BOOKS ne veut pas créer de fiches Client individuelles pour chacun d'eux, il peut alors utiliser une seule fiche, qu'il appellera CAISSE" ou "Client générique". Il remplira cette même fiche à chaque fois que c'est nécessaire. Par contre, les clients ainsi définis ne seront pas enregistrés dans la base de données, et il sera par conséquent impossible de tirer de statistiques depuis les ventes effectuées au fil du temps.

Procédure visant la création d'une nouvelle fiche Client

Dans la partie gauche de votre page, vous trouvez le menu principal. En cliquant sur le menu CLIENTS, vous obtenez une liste déroulante vous offrant les sélections possibles parmi les diverses sections du module dans lequel vous vous trouvez.

Cliquez sur le sous-menu du même nom, ie. : Clients pour en voir la liste.

Dans la section de droite apparaît la liste vous montrant toutes les fiches Client déjà existantes dans votre système, les lignes de couleurs jaunes sont des prospects. Vous pouvez faire des rappels, suivis, ventes et soumissions à un prospect. Il sera automatiquement converti en client dès que vous aurez fait sa première facture.

Cliquez sur le bouton rouge Nouveau pour créer un nouvel enregistrement. (Vous auriez aussi pu dupliquer une fiche existante).

Commencez par l'onglet INFO. Cette partie renferme les informations générales du Client. La première case contient le "Code" identifiant cette fiche Client. Chaque fiche a un code qui lui est propre, et selon lequel elle est ordonnancée dans votre base de données. Le "Code", avec le symbole , qui indique qu'il s'agit d'un champ que vous devez obligatoirement remplir.

Le Code identifiant une fiche Client doit nécessairement être unique, puisque chaque Client doit avoir un code unique. Plus de détails sur l'utilisation du champ code dans cet article.

Le champ Nom est un champ obligatoire (marqué par le ). Il peut être celui d’une société ou d’un particulier dépendamment du mode Entreprise ou Particulier.

S’il s’agit d’un particulier, inscrivez les données l'identifiant en utilisant le format prénom suivi du nom.

 Dans le cas d'une entreprise, vous y inscrirez la raison sociale de cette dernière.

Vous pouvez alterner entre le mode Entreprise et particulier. La différence majeure entre les deux est que l'entreprise peut, par exemple, avoir des contacts, tandis que le particulier à des champs propres comme le numéro d'assurance sociale, numéro d'assurance maladie et une date de naissance.

Note : Si vos clients sont plus souvent l'un ou l'autre, il y a une option dans les Clients, Paramètres, Configuration qui vous permettra de "Sélectionner le mode client par défaut".

Le  champ "Statut" détermine si le client est « Actif » ou « Inactif ». À noter que si vous désactivez un client, son accès à la plateforme sera aussi suspendu.

Utilisez le champ "Langue" pour déterminer la langue dans laquelle votre client recevra les communications et les documents générés par GEM-BOOKS. Il ne s'agit pas de la langue d'affichage, mais de la langue de communication.

La Devise sera utilisée lors de vos transactions avec ce Client.

Ensuite viennent deux champs horodateurs, auxquels vous n’avez pas accès, GEM-BOOKS les remplit automatiquement selon la date et l'heure du jour.

Complétez l'adresse de facturation du client. Si vous avez autorisé la géolocalisation, la ville et le code postal devraient s'inscrire automatiquement.

En l'absence d'une adresse de livraison, celle-ci sera sélectionnée. Nul besoin de recopier la même adresse comme adresse de livraison. Naturellement, si l'adresse de livraison diffère de l'adresse de facturation, spécifiez là ici.

Vient maintenant la partie vous informant au sujet des coordonnées téléphoniques et adresse courriel et web. Assurez-vous de saisir les données exactes. Par la suite, en cliquant sur l'une ou l'autre des icônes  associées aux numéros de téléphone inscrits dans les champs Téléphone ou bien Cellulaire, vous pourrez communiquer directement avec votre Client.

Il en est de même pour l’adresse courriel ainsi que celle du site web de votre Client. Quand vous cliquez sur l'icône , vous ouvrez une autre fenêtre pour un envoi de courriel au Client. De la même façon, en cliquant sur l'icône , une nouvelle fenêtre s'ouvrira, vous présentant la page web de votre Client, associée aux données inscrites dans le champ Site web.

Finalement, le courriel, le numéro d'assurance sociale, le numéro d'assurance maladie et la date de naissance. Dans le cas d'une entreprise, vous aurez les numéros d'entreprise provinciale et fédérale.

Deux champs plus particulier vous servirons dans des cas très précis.

Pour parcourir la suite de la procédure visant à créer un Client, veuillez consulter la FAQ intitulée : 

• Comment créer un Client? Partie I - Onglet INFO
• Comment créer un Client? Partie II - Onglets TERMES, VENDEURS et MARKETING (CRM)
• Comment créer un Client? Partie III - Section connaissance du client

Pourquoi enregistrer un paiement?

Il est important d’enregistrer les paiements effectués par le Client. Cela vous permet de faire un suivi de ce dernier, et également d’alléger votre comptabilité. Dans cette partie, nous vous amenons à entrer dans la section ENCAISSER.

En cliquant sur ENCAISSER, vous ouvrez la fenêtre qui vous donne de l’espace pour saisir les données du paiement.

Le premier champ qui se présente, en haut à gauche, est obligatoire. Il s’agit du champ "Veuillez choisir un client". 

 Ici, nous supposons que vous avez déjà rempli la fiche Client, donc toutes les informations et les mouvements le concernant font partie de votre base de données. Vous avez déjà inséré, dans l'onglet VENTE, les produits qu'il a achetés. Les factures sont déjà disponibles.

Comment remplir les champs de paiement?

En tapant le nom du Client dans le champ, Actif vous propose une liste. Il vous suffit de choisir le nom exact de celui qui va effectuer le paiement. Ensuite, passez aux champs de droite. Seulement en cliquant dans le champ "Montant total de paiement",  vous aurez une fenêtre vous présentant les factures impayées de ce Client.

 Le champ "Compte" représente le compte de destination du paiement dans votre comptabilité. Vous pouvez cliquer sur la flèche, et vous avez un menu déroulant qui vous permet de choisir entre les comptes disponibles dans votre système.

Entrez le montant du paiement dans le champ "Montant total du paiement".  Le champ "Montant à attribuer" se remplit automatiquement, vous ne pouvez pas y changer quoi que ce soit.

 Le paiement peut correspondre à toutes les factures impayées, comme il peut être une partie. 

En mettant votre curseur dans le champ "PAIEMENT", le logiciel vous donne le montant exact à payer. Ici, il vous est encore possible d'accorder une réduction sur l'achat effectué. Si vous voulez faire cela, remplissez le champ "RÉDUCTION".  Selon le montant de la réduction, Actif réajuste le montant à payer.

Le champ "Items payés" se remplit selon le nombre de factures payées.

Le champ "Notes" vous permet d'insérer des informations concernant le paiement.  

 Le champ "Référence" n'est pas marqué comme obligatoire.  Vous allez vous rendre compte, pourtant,  que si vous le laissez vide, vous aurez un message d'erreur. Remplissez-le donc.

Il ne vous reste plus qu'à appuyer sur le bouton 

Cette fonction vous permet de suivre spécifiquement quand un client vas vous payer. Il arrive souvent qu'au moment de faire le tour de nos comptes recevables que les clients nous disent que le chèque est à la poste, qu'ils attendent leurs subvention pour nous payer ou tout autres raison.

Le fait de le prendre en note dans cette section va aider la personne qui va faire le suivi avec ce client plus tard. 

L'onglet TERMES

Cet onglet contient les termes de la vente de façon générale dont vous avez convenu avec le Client, ou que vous avez décidé de lui accorder.

Les deux premières rubriques Crédit et Code crédit mentionne si le client possède un crédit qu’il a pour utiliser vos services ou consommer vos produits. Le "Code Crédit" est propre à vos activités.

Vous avez ensuite le champ Terme pour définir le délais dont ce client dispose pour vous régler la facture sans pénalités. Voir aussi les Frais d'administrations. Écrivez le chiffre 30 pour que la facture affiche Net 30 jours, écrivez 0 pour une mention Payable sur réception.

Comme pour un fournisseur qui vous offre un pourcentage de rabais si vous payez en deça d'un nombre prédéterminé de jours, vous pouvez faire la même chose pour vos clients. Si vous avez accordé une réduction spéciale à ce client, insérez dans le champ "Rabais (%)", avec la condition de paiement avant une date que vous allez déterminer. Ne pas confondre avec À quoi servent les listes de prix?

La ligne de champs suivante n’est pas à remplir. Il s’agit des comptes à créditer pour le paiement. Vous n’avez pas à vous préoccuper, si vous ne sélectionnez rien, le compte par défaut sera utilisé.

Idem pour les règles de taxes.

Les champs qui suivent concernent l’historique de facturation et de solvabilité du client. Si vous avez déjà ces informations, vous pouvez les insérer. Il y a d’abord la "Date de la dernière facture". S’il y a une facture non payée, vous pouvez la mentionner dans le champ du milieu, "Date de la dernière facture impayée". Dans le cas d’un client non solvable ou bien dont la capacité à payer vous inquiète, le troisième champ "Pourquoi sous surveillance" est fait pour mentionner s’il est nécessaire de surveiller le client.

Vers le bas de la page, il y a des cases à cocher, si vous souhaitez ajouter plus d’informations concernant le client et le mode de facturation.

En bas de cet espace, il y a une case libre, où vous pouvez écrire d’autres remarques concernant les modalités du Client. Ce que vous écrirez dans ce champ sera visible sur toutes les Factures émises à ce dernier.

Gérer les commissions commerciales à travers l'onglet VENDEURS

GEM-BOOKS vous permet de gérer les commissions de vos vendeurs. En cliquant sur vous ajoutez le nom du vendeur qui a trouvé le Client. Les types de commissions et le pourcentage dépendent de ce dont vous avez convenu avec le vendeur ou acordé à ce dernier. Vous pouvez également spécifier le type de Produit ou service assujetti aux commissions. Cette partie vous permet de faire un suivi des commissions payables à vos vendeurs.

L’onglet MARKETING (aussi appelé CRM) donne accès à la partie qui concerne le suivi du client, ses mouvements, et les communications que vous allez effectuer avec lui tout au long de vos relations.

Le champ "Chargé de compte" est destiné à la personne qui se charge du dossier de ce client, qui gère son compte chez vous. C’est la personne qui est au courant de tout ce qui concerne ce client. Elle connaît tous ses mouvements, quels produits ou services il a l’habitude de se procurer auprès de votre entreprise, de quels autres peut-il avoir besoin.

Le champ suivant, "Référé par", vous donne 3 choix concernant la manière dont le client a connu votre entreprise. Le troisième champ  "Infolettre" vous permet d’indiquer si le client accepte de recevoir l’infolettre de votre entreprise par mailchimp.

La ligne suivante comporte des champs pour mieux connaître le client. Le champ "Étiquettes" donne une liste déroulante de 3 choix : « Bon client », « Nouveau client », « Volume 3 ». Vous pouvez remplir ce champ selon l’évolution du client chez vous. Le champ "Besoins" vous donne la possibilité de mettre la valeur ajoutée dont le client a besoin pour rester fidèle à vos services. Le champ "Notes de suivi" indique l’action à entreprendre pour un meilleur suivi.

Le groupe de champs qui suit contient les discussions internes concernant ce client. Il s’agit des communications internes, entre les différents services de votre entreprise. Si la livraison est en retard, par exemple, le service livraison en informe le service commercial qui a reçu les commandes. Tout cela sera inséré dans ce groupe de champs, avec tous les détails : les personnes concernées, les personnes en copie des communications, et les dates. Le symbole  vous permet d’ajouter chaque discussion effectuée.

La ligne qui suit comporte des champs concernant tous les "Courriels échangés avec ce client". Cela vous permet de vérifier si tout ce qui devait être communiqué au client l’a été. Les détails doivent être mentionnés : qui l’a envoyé, à quel propos, et quand.

La dernière ligne de cette page concerne les habitudes du client. Quels produits il a l’habitude d’acheter, à quelle fréquence. Il se peut qu’à un moment déterminé de l’année, il achète toujours les mêmes produits. Cela vous permet de mieux connaître le client, et d’anticiper ses besoins.

Si vous avez pu remplir cette partie SUIVI, vous connaissez bien votre client. Vous pouvez savoir quel produit l’intéresse, à quelle période. Lors d’arrivages de nouveaux produits, vous savez quels clients pourraient être intéressés.

Pour parcourir la suite de la procédure visant à créer un Client, veuillez consulter la FAQ intitulée : 

• Comment créer un Client? Partie I - Onglet INFO
• Comment créer un Client? Partie II - Onglets TERMES, VENDEURS et MARKETING (CRM)
• Comment créer un Client? Partie III - Section connaissance du client

Vous connaissez maintenant votre Client et vous souhaitez garder toutes les informations nécessaires afin de mieux être en mesure de répondre à ses besoins.

Vous pouvez le faire en finissant le remplissage de la fiche Client. Dans cette partie, vous avez un guide pour y arriver.

Onglet RÉCURRENCES

Cette partie rentre dans les habitudes du Client. Certainement, il existe des produits qu’il commande régulièrement chez vous, ou des services dont il a besoin à une période déterminée. Avec les champs de cet onglet, vous pouvez garder l’historique des achats de votre Client, et programmer automatiquement les commandes.

En cliquant sur le symbole  vous ouvrez une fenêtre , qui vous permet de planifier les commandes de votre Client. Si, par exemple, il a l'habitude de commander un entretien de sa pelouse chaque fin du mois, GEM-BOOKS vous notifiera à chaque échéance. Le premier onglet INFOS renferme toutes les données d'une récurrence...

Le champ "Méthode de renouvellement" mentionne qu'une commande est à effectuer. Pour que GEM-BOOKS vous alerte au moment de la récurrence, il faudra cocher "Oui" dans le champ "Actif". Si vous cochez "Non", vous ne recevrez plus de notifications concernant cette récurrence, puisque. GEM-BOOKS va désormais la considérer comme non-renouvelable..

L'onglet possède deux champs obligatoires relatifs à la facturation. 

  et  

Les champs de la facturation sont obligatoires, car une commande doit être, normalement, suivie d'une facture. D'ailleurs le logiciel vous demande si la commande doit être facturée ou pas. Cela vous permet de faire un suivi de vos factures. A  l'échéance de la date de facturation,  vous recevrez une notification de GEM-BOOKS.

Un produit, ou un service représente une récurrence. Pour ajouter d'autres produits, il faudra cliquer sur le bouton 

L'onget NOTES de Récurrents - Nouveau est destiné à vos remarques, commentaires conernant les récurrences du Client. C'est toujours dans l'objectif de mieux le connaître à travers ses habitudes. Si vous voulez laisser d'autres remarques qui pourront être utiles, non seulement à vous, mais également à vos collaborateurs, c'est l'endroit idéal.

L'onglet VENTES vous présente l'historique des ventes déjà conclues avec ce Client, mais vous offre aussi la possibilité, à partir de ce point, de créer une nouvelle Vente.
Dans ce cas, vous pouvez vous référer aux articles de la FAQ qui sont intitulés :

• Comment créer une Vente dans GEM-BOOKS ? - Partie I - Section Client
• Comment créer une Vente dans GEM-BOOKS ? - Partie II - Section Produits et services et autres champs
• Comment créer une Vente dans GEM-BOOKS ? - Partie III - Autres onglets 
  

 L’onglet DOCUMENTS vous présente l'historique des documents reliés aux ventes déjà conclues avec ce Client, mais vous offre aussi la possibilité, à partir de ce point, d’ajouter tous les fichiers qui concernent le Client : documents fiscaux, statuts, immatriculation, etc. Pour ajouter un nouvel élément à la liste il suffit de cliquer sur le symbole 

 Dans l'onglet PRIX, vous avez la possibilité d'insérer des listes de prix. Vous pouvez y intégrer toutes les listes de vos produits et services, mais il serait plus intéressant de mettre des prix ciblés sur les intérêts du Client. Si vous avez accordé des remises, il vous est possible de les insérer dans la partie des "Rabais personnalisés".

L'avant dernier onglet qui est PROJETS vous affiche les projets associés au dossier du Client en question. Cela peut être la promotion de fin d'année concernant les produits qui l'intéressent.

Vous allez remarquer qu'une fois enregistrée, votre fiche Client affichera, en bas, à droite, un groupe de boutons qui résument la situation financière du client...

En cliquant sur le bouton  vous pourrez procéder directement à un encaissement.

Le bouton  vous présente un rapport en 3 sections...
   En haut, un tableau montrant les transactions de la période courante,
   en fonction des TERMES convenus avec ce Client.

   Au centre, vous retrouverez l'Âge des comptes

   En bas, l'historique des Promesses de paiement de ce Client.

Le bouton  ouvre une fenêtre contextuelle qui vous permet de produire un rapport contenant toutes les transactions effectuées avec le Client à l'intérieur d'une période dont vous définissez les limites. 

Finalement, le bouton   vous permet de générer l'état du compte du Client. Cela vous permet de faire un suivi des factures pour lesquelles il subsiste un solde à ce jour.

Pour parcourir la suite de la procédure visant à créer un Client, veuillez consulter la FAQ intitulée : 

• Comment créer un Client? Partie I - Onglet INFO
• Comment créer un Client? Partie II - Onglets TERMES, VENDEURS et MARKETING (CRM)
• Comment créer un Client? Partie III - Section connaissance du client

Pour boucler le remplissage de la fiche Client, vous avez le dernier onglet : LOG.
Devez vous ou non le remplir ?

Voyez la réponse en vous référant à la FAQ intitulée :

À quoi sert l'onglet LOG ?

Rev. 2019-12-10

Vous avez fait des factures et vous avez reçu le paiement du client, félicitations! À moins que vous acceptiez les paiements par le système intégré de carte de crédit, vous devrez entrer ce paiement sous forme d'un encaissement.

Il existe un bouton d'encaissement sur la fiche d'un client et sur la vente. Vous pouvez accéder au même écran en cliquant sur Clients dans le menu de gauche et sur Encaisser.

Commencez à saisir les premières lettres du nom du client et sélectionnez-le parmi les options proposées :

Attention : Sur le prochain écran, n'utilisez pas les champs "Montant total du paiement" et "À attribuer" qui sont réservés pour les cas spéciaux. Idem pour "Attribuer un excédent au compte". (Voir la section suivante concernant un acompte).

Sélectionnez la date de l'encaissement et inscrivez une Référence. Il peut s'agir du numéro du chèque ou de la date du virement ou du paiement par crédit.

Ensuite, vérifiez le compte bancaire dans lequel dans lequel le paiement sera déposé.

Cliquez dans la case paiement à droite correspondante à la facture à encaisser. Le montant de la facture s'inscrira aitomatiquement.

Répéter l'exercise pour toutes les factures payée et cliquez sur le bouton Traiter en bas à gauche.

(S'il y a une réduction disponible, utilisez les rubriques Disponible et Réduction.)

Peut-on encaisser un paiement sans avoir créé une facture au préalable?

Oui. Cependant, il s'agira plutôt de l'enregistrement d'un acompte, c.-à-d. le paiement partiel à valoir sur le montant d'une somme due, que le client vous a versé.

Accédez au module clients en cliquant sur Clients dans le menu de gauche. Cliquez ensuite sur Encaisser.

Dans la case Veuillez choisir un client, commencer à saisir les premières lettre du nom du client et sélectionnez-le parmi les options proposées :

Inscrivez une Référence. Il peut s'agir du numéro du chèque ou de la date du virement ou du paiement par crédit.

Puisqu'il s'agit d'un acompte sur une facture à venir et non du paiement d'une facture déjà existante, passez directement au champ Attribuer un excédent au compte.

Inscrivez-y le montant du chèque que le client vous a fait parvenir. Le montant que vous inscrirez dans cette case apparaîtra au compte de votre client et y restera jusqu'au moment où vous créerez une vente, et par conséquent, une facture.

Finalement, faites le rapprochement en enregistrant un encaissement à zéro, dans lequel le montant reçu à titre d'acompte sera appliqué à la nouvelle Facture.

Utilisez la section des Notes pour préciser que le paiement enregistré correspond à un acompte pour une facture qui n'a pas encore été générée.

Cliquez sur le bouton Traiter pour terminer.

Afin de vérifier que le paiement a été encaissé et que la somme reçue apparaît dans le compte de votre client, utilisez le bouton État de compte de la fiche de votre client.

Ici, on voit que l'accompte de 1 500$ a été encaissé. Lorsqu'une facture sera créée, ce montant de 1 500$ déjà perçu pourra être appliqué.

Accès et permissions : Pour permettre ou empêcher un utilisateur de faire des encaissements, utilisez ce rôle.

Truc : Si un de vos clients a déclaré faillite ou que vous désirez le mettre dans vos mauvaises créances, effectuer l'encaissement, mais envoyez le «paiement» dans le compte "5280 Créances irrécouvrables".

La possibilité de filtrer vos données vous permet de produire des listes et des rapports vous offrant seulement ce que vous souhaitez voir, en excluant tout le reste. Donc, plus vos capacités à les filtrer sont élaborées, plus vos listes et rapports vous offriront la précision que vous souhaitez. 

Beaucoup de fiches, dans GEM-BOOKS comprtent un champ "Étiquettes". L'utilité première de ce champ est de venir qualifier certaines fiche à l'aide d'une ou de plusieurs étiquettes.

Voici où vous pourrez définir les étiquettes applicables individuellement, pour chacune des fiches de votre base de données, dans les divers modules.

Les étiquettes créées ici seront applicables dans la Vente.

Les étiquettes créées ici seront applicables dans la fiche Produits et services de l'Inventaire.

Les étiquettes créées ici seront applicables dans la fiche Clients, sous l'onglet Marketing.

Les étiquettes créées ici seront applicables dans la fiche Fournisseurs, sous l'onglet INFOS.

Les étiquettes créées ici seront applicables dans la fiche Projets, sous l'onglet INFOS.

Les étiquettes créées ici seront applicables dans la fiche Documents généraux, sous l'onglet INFOS.

Les étiquettes créées ici seront applicables dans la fenêtre Dossiers sécurisés, sous l'onglet INFOS.

Finalement, dans les transactions.

Quand vous avez fini de créer un client, vous, et vos collaborateurs qui y sont autorisés, êtes les seuls à avoir accès aux données de ce client. Il y a des moments où ce dernier aura besoin de procéder à la mise-à-jour de ses informations.

En lui fournissant un accès externe, vous maximisez vos chances d'avoir la certitude que les données le concernant sont exactes, d'où l'avantage de lui accorder cet accès.

Prenons l'exemple du client Hervé David, que nous avons créé, il y a déjà un moment.

NOTE : En réalité, quand nous parlons de "donner accès à un client",il s'agit de permettre à un "Contact associé à ce client" d'accéder au système.

Commencez par ajouter des contacts associés à ce client. Dans la section appropriée, au bas de la page, vous apercevez là où vous devez le faire.

Cliquez maintenant sur le bouton “ + “.  GEM-BOOKS vous présentera la petite fenêtre.

• Complétez maintenant les champs.
• Commencez par “ * “, qui est un champ obligatoire.

Tous les autres champs sont facultatifs, mais complétez-les tout de même, si vous détenez les informations nécessaires.

Ensuite, vous n'avez plus qu'à appuyer sur le bouton  “ENREGISTRER” afin de compléter le processus d'ajout de ce contact à votre fiche client.

Vous pouvez constater que  le système a ajouté le nom dans la liste des contacts.

Il vous reste maintenant à accorder l'accès à  la plateforme pour ce contact.

Pour cela, cliquez sur le nom. Vous ouvrez la fenêtre suivante:

Au bas de la fenêtre, vous voyez un groupe de boutons parmi lequel vous pouvez aisément trouver celui qui porte l'image d'une clé . Cliquez dessus.

La fenêtre qui apparaît cette fois-ci vous permet de préciser l'accès, et d'envoyer un courriel au contact. Remplissez autant de champs que possible avec les données que vous avez.

Les deux premiers champs sont automatiquement remplis par le système.

Passez au troisième champ.

Ce champ est également rempli, et n'offre pas d'autres choix, car le contact reste toujours un client.

Les champs suivants sont obligatoires, mais ils contiennent déjà les données qu'il faut, selon ce que vous avez fourni au début du processus.

Le champ qui suit vous permet de limiter l'accès du contact à une adresse IP spécifique. Ceci est optionnel, mais il vaut toujours mieux  le remplir.

Il est également possible de restreindre l'accès seulement à une seule succursale.

  Ensuite, pour finaliser le tout, cliquez sur .Une petite bulle vous informe que l'enregistrement a été effectué avec succès.

Vous pouvez maintenant fermer la fiche du contact Mireille Couture.

En cliquant de nouveau sur le contact, vous obtenez la fenêtre qui contient toutes les informations concernant l'accès.

 Cliquez sur le bouton avec l’enveloppe. la solution  notifie de l'envoi du courriel.

Voilà, c'est terminé. Mireille Couture reçoit le courriel l'avisant que son code d'utilisateur a été créé et l'invite à se connecter afin de finaliser en établissant son propre mot de passe confidentiel.

Changer le rôle d'un utilisateur

Un rôle est attribué à chaque groupe d'utilisateurs ayant accès à la plateforme. Bien qu'il soit possible de n'avoir qu'un utilisateur pour un rôle, un rôle s'applique normalement à un groupe d'utilisateurs. Par exemple, vous ne crérez pas un rôle nommé Sophie, mais plutôt un rôle Vendeur dans lequel vous ajouterez Sophie. Vous pouvez aussi avoir un rôle "Vendeurs sur la route", différent du rôle "Vendeurs en magasin". Sophie sera dans le premier tandis que Jacques sera dans le second.

L'utilisateur fait partie d'un groupe avec les mêmes permissions que lui.

Chaque rôle détermine ce que l'utilisateur a le droit de consulter, de modifier, d'ajouter ou de supprimer. Votre système vient avec plusieurs rôles prédéterminés, appelés « rôles du système », qui répondent à la majorité des besoins d'une entreprise. Néanmoins, vous pouvez créer et personnaliser vos propres rôles.

Où modifier les rôles des utilisateurs

Dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres, Configurations, puis sur l'onglet Rôles. Une liste des rôles apparaîtra à l'écran (voir image ci-dessous).

Pour modifier un des rôles de la liste, cliquez sur ce dernier. À noter que les rôles du système ne sont pas modifiable, mais vous pouvez les dupliquer pour vous en inspirer. Par exemple, si un vendeur a besoin de plus ou moins de permissions, dupliquez ce dernier et renommez-le quelque chose comme "Vendeurs ma compagnie". N'oubliez pas d'attribuer ce nouveau rôle au vendeur ou aux vendeurs dont vous désirez appliquer ce nouveau rôle fait pour eux.

Veuillez noter que lorsque vous apportez des modifications à un rôle, celles-ci seront automatiquement appliquées aux accès des utilisateurs dont ce rôle est assigné. 

Créer un nouveau rôle

Vous pouvez également créer un nouveau rôle en cliquant sur le bouton rouge + Nouveau situé au haut de la liste. Une fenêtre intitulé Rôles - Nouveau apparaitra à l'écran (voir image ci-dessous).

Nom français : Donnez un nom français au nouveau rôle.
Applicable au(x) type(s) d'utilisateur(s) suivant(s) : Sélectionnez le type d'utilisateur concernés par le rôle (clients, fournisseurs, regroupements, ressources humaines).
Définir ce rôle comme le rôle par défaut lors de la création d'un accès pour ce type d'utilisateur : Cochez cette boîte si vous désirez que ce nouveau rôle devienne le rôle par défaut pour ce type d'utilisateur.

Modifier un rôle existant

Cliquez sur le rôle que vous désirez modifier. Dans la fenêtre qui s'affichera à l'écran, vous pourrez cocher les boîtes correspondant aux accès que vous désirez octroyer à ce rôle (voir image ci-dessous). Plus bas, une section restrictions vous permet de restreindre les accès à certaines sections ou aspects de GEM-BOOKS.

Modifier un rôle du système

Les rôles systèmes ne sont pas modifiables. Cependant, vous pouvez dupliquer un rôle du système et le personnaliser ensuite. Dans la liste des rôles, cliquez sur le rôle du système que vous désirez modifier, puis cliquez sur l'icône Dupliquer au bas de la fenêtre (voir image ci-dessous).

Appliquer le rôle à un utilisateur

Pour modifier le rôle d'un utilisateur, cliquez sur Gestion des utilisateurs dans le menu en haut à droite (voir image ci-dessous). 

Une fenêtre intitulée Gestion de Compte et contenant la liste des utilisateurs ayant accès à la plateforme apparaitra à l'écran (voir image ci-dessous).

Cliquez sur l'utilisateur pour qui vous voulez modifier le rôle. Dans la fenêtre qui s'affiche à l'écran, vous pouvez définir le rôle que vous souhaitez à l'aide du champ Choisir le rôle que vous souhaitez donner à cette personne. Cliquez sur Enregistrer pour sauver vos modifications.

Voici la marche à suivre pour ajouter des champs personnalisés (que l'on appelle des attributs sur GEM-BOOKS) dans une fiche d'achat, bon de travail, client, fournisseur, produit, ressource humaine ou une fiche de vente :

Pour utiliser les attributs, vous devez d'abord activer l'option "Activer le système d'attributs (options personnalisées pour les produits, clients et autres)" dans les Paramètres, Configurations dans l'onglet Générales.

Vous obtiendrez ce nouveau menu.

 Vous n'avez qu'à associer ces attributs aux fiches correspondantes dans l'onglet "Attributs" de la section souhaité.

Par exemple, pour créer un champ (un attribut) "code d'emploi" avec les choix "1407" ou "1895", vous devez d'abord créer un attribut de produit nommé Code d'emploi avec les choix correspondants. Ensuite, rendez-vous dans la fiche du client en question pour lui associer l'attribut code d'emploi. Sélectionnez ensuite la valeur du code d'emploi pour ce client.

Il existe différents types d'attributs; case à cocher, date, entre manuelle ou sélection de choix.

Note : Les attributs sont par défaut synchronisé avec MailChimp pour vous permettre de faire des segments. Si vous ne voulez pas que les informations d'un attribut se transfèrent dans MailChimp, cochez la case à cet effet pour chaque attribut.

Au moment de la création d'un système GEM-BOOKS, vous vous trouvez à créer une société composée d'une succursale. (Vous ne pouvez pas supprimer cette succursale) Si vous créez une deuxième et une troisième succursale, elles partageront la même charte de compte, les mêmes no de taxes, le même inventaire et les mêmes employés. Cette façon de faire permet de séparer les factures et l’inventaire entre succursales tout en gardant un âge des comptes global. À ce sujet, à la création d'une nouvelle succursale, prenez le temps de reviser l'onglet numérotation.

Note : Pour les transporteurs et les courtiers, une seconde succursale signifie que les booking seront aussi séparés par succursale. Pour les voir tous, utilisez le menu Transport, Paramètres et cochez "Voir les bookings de toutes les succursales en tout temps".

Autrement dit, si vous faites la tenue de livres pour plus d’une compagnie, devez-vous créer des sociétés différentes? La réponse courte est oui. À la base, chaque société est indépendante pour GEM-BOOKS. Vous pouvez cependant décider que la première compagnie vous sera facturée et que la seconde sera facturée directement à votre client.

Pourquoi mon vieux logiciel de comptabilité installé sur mon ordinateur me permet de créer autant de compagnie que je veux sans frais supplémentaires?

La location d’un accès à un service en ligne représente un changement de paradigme en comparaison aux anciens logiciels installés sur des ordinateurs. C’est comparer la location de DVD dans un club vidéo et un service de diffusion en ligne.

Heureusement, GEM-BOOKS vous permet de basculer rapidement entre vos sociétés ou compagnies dont vous faites la comptabilité. Plusieurs de nos clients ont un menu avec 2, 5 ou même plus de 10 compagnies actives!

Certaines entreprises ont une société de gestion. La tenue de livres de cette dernière sera indépendante de la compagnie d’opération, mais elle n’aura fort probablement pas besoin des mêmes modules que l’autre.

En terminant, les avantages de laisser votre client se brancher à la plateforme sont nombreux. Il peut gérer lui-même ses prospects et ses clients, faire ses soumissions et ses factures et même prendre en photo ses reçus que vous comptabiliserez plus tard. Bref, ça vous permet de vous concentrer sur ce que vous faites de mieux! La tenue de livres et la comptabilité.

En ce qui a trait à la facturation, si vous désirez que l’accès à la compagnie de votre client vous soit facturé à vous, communiquez avec votre représentant pour activer la facturation à une tierce personne.

Comment créer une société pour un de vos clients?

Avant d'ajouter un nouveau client, il est conseillé de faire une recherche rapide pour voir s'il n'existe pas déjà. Pour une raison ou une autre, il arrive parfois que l'on se retrouve avec deux fiches pour le même client. Dans de telles situations, il est possible de fusionner une fiche client avec une autre. Du coup, toutes les données de transactions, documents liés et contacts d'entreprises seront combinées en une seule fiche client.

Attention : Cette opération est irréversible. Utilisez avec soin.

Ouvrez la fiche du client principal.

Cliquez sur le bouton Fusionner avec une autre fiche dans le bas à gauche. Dans notre exemple, le code du client principal est : MIOUB02

Sélectionnez la fiche du client à fusionner avec la fiche du client principal. Autrement dit, le client principal est celui que vous désirez conserver. Dans l'exemple, le code client MIOUB02-COPY1 sera fusionné avec MIOUB02 et il ne restera que MIOUB02 après l'opération.

Confirmez votre intention et c'est fait.

L’onglet TERMES contient les termes de vente que vous avez convenu avec le client, ou que vous avez décidé de lui accorder.

La première ligne de champs mentionne si le client possède un crédit qu’il a pour utiliser vos services ou consommer vos produits. Le "Code Crédit" est propre à vos activités. Vous pouvez également remplir le champ "Terme" pour définir pendant combien de temps le client peut utiliser ce crédit. Si vous avez accordé une réduction spéciale à ce client, insérez dans le champ "Rabais (%)", avec la condition de paiement avant une date que vous allez déterminer.

La ligne de champs suivante n’est pas à remplir. Il s’agit des comptes à créditer pour le paiement. Vous n’avez pas à vous préoccuper, le système utilisera les comptes par défaut.

Il en est de même pour les taxes, la solution prendra en compte les règles par défaut du système par province et par pays.

Les champs qui suivent concernent l’historique de facturation et de solvabilité du client. Si vous avez déjà ces informations, vous pouvez les insérer. Il y a d’abord la "Date de la dernière facture". S’il y a une facture non payée, vous pouvez la mentionner dans le champ du milieu, "Date de la dernière facture impayée". Dans le cas d’un client non solvable ou bien dont la capacité à payer vous inquiète, le troisième champ "Pourquoi sous surveillance" est fait pour mentionner s’il est nécessaire de surveiller le client.

Vers le bas de la page, il y a des cases à cocher, si vous souhaitez ajouter plus d’informations concernant le client et le mode de facturation.

En bas de cet espace, il y a une case libre, où vous pouvez écrire d’autres remarques concernant les modalités du Client. Ce que vous écrirez dans ce champ sera visible sur toutes les Factures émises à ce dernier.

Ce module donne accès à la partie qui concerne le suivi du client, ses mouvements, et les communications que vous allez effectuer avec lui tout au long de vos relations.

Le champ "Chargé de compte" est destiné à la personne qui se charge du dossier de ce client, qui gère son compte chez vous. C’est la personne qui est au courant de tout ce qui concerne ce client. Elle connaît tous ses mouvements, quels produits ou services il a l’habitude de se procurer auprès de votre entreprise et  de quels autres peut-il avoir besoin.

Le champ suivant, "Référé par", vous donne 3 choix concernant la manière dont le client a connu votre entreprise. Le troisième champ "Infolettre" vous permet d’indiquer si le client accepte de recevoir l’infolettre de votre entreprise par mailchimp.

La ligne suivante comporte des champs pour mieux connaître le client. Le champ "Étiquettes" donne une liste déroulante de 3 choix : « Bon client », « Nouveau client », « Volume 3 ». Vous pouvez remplir ce champ selon l’évolution du client chez vous. Le champ "Besoins" vous donne la possibilité de mettre la valeur ajoutée dont le client a besoin pour rester fidèle à vos services. Le champ "Notes de suivi" indique l’action à entreprendre pour un meilleur suivi.

Le groupe de champs qui suit contient les discussions internes concernant ce client. Il s’agit des communications internes, entre les différents services de votre entreprise. Si la livraison est en retard, par exemple, le service livraison en informe le service commercial qui a reçu les commandes. Tout cela sera inséré dans ce groupe de champs, avec tous les détails : les personnes concernées, les personnes en copie des communications, et les dates. Le symbole  “ + “ vous permet d’ajouter chaque discussion effectuée.

La ligne qui suit comporte des champs concernant tous les courriels échangés avec ce client. Cela vous permet de vérifier si tout ce qui devait être communiqué au client l’a été. Les détails doivent être mentionnés : qui l’a envoyé, à quel propos, et quand.

La dernière ligne de cette page concerne les habitudes du client. Quels produits il a l’habitude d’acheter, à quelle fréquence. Il se peut qu’à un moment déterminé de l’année, il achète toujours les mêmes produits. Cela vous permet de mieux connaître le client, et d’anticiper ses besoins.

Si vous avez pu remplir cette partie SUIVI, vous connaissez bien votre client. Vous pouvez savoir quel produit l’intéresse, à quelle période. Lors d’arrivages de nouveaux produits, vous savez quels clients pourraient être intéressés.

Vous avez vendu une banque d'heure et vous désirez en faire le suivi?

Note : Si vous utilisez le module Projet, au moment de "Payer les employés" vous pourrez rediriger des heures vers la banque d'heures de l'employé.

Pour retirer ou ajouter du temps, rendez-vous sur l'onglet Journal.

Cliquez sur le bouton rouge +Nouveau et complétez les champs.

Au moment de déduire ses heures un peu plus tard, n'oubliez pas le symbole moins (-) pour le temps entré.

Vous pouvez en tout temps générer un Rapport de banques d'heures.

Dans certains cas, vous aurez besoin d'envoyer une facture ou une soumission, à deux contacts du même client automatiquement, à partir de GEM-BOOKS.

Pour cela, dans la fiche client, il faudra définir un contact principal, et un autre contact, sur la section "Contacts associés à ce client".

NOTE : Le mode de la fiche de ce client, doit être "Entreprise" pour pouvoir ajouter des "Contacts associés à ce client".

Dans la section "Contacts associés à ce client", vous allez ajouter des contacts avec le bouton :

Remplir les champs : Nom, Infolettre (oui ou non, inclure le contact dans l'infolettre)Titre, Département (s'il y a lieu), Courriel, Téléphone (s'il y a lieu), Cellulaire (s'il y a lieu), Télécopieur (s'il y a lieu).

Pour le champ "type" :

1. Comptabilité (principal) : pour le contact principal de la comptabilité.
2. Comptabilité : pour l'autre contact de la comptabilité.

Avec cette configuration, les envois de courriels de Factures et Soumissions pour ce client, seront comme suite :

Le courriel sera envoyé :

À : contact principal de la comptabilité

CC : Autre Contact de la comptabilité

NOTE : Si un client à plusieurs contacts du même "type", le système prendra en considération le premier de la liste.

Lorsque vous êtes dans la liste de vos clients (menu Clients), vous pouvez utiliser le filtre à la droite de la liste afin de filtrer les clients affichés. Une des options disponibles se nomme Catégorie d'item(s) acheté(s). Dans ce champ, vous pouvez sélectionner une catégorie de produits et services afin d'afficher seulement les clients qui ont déjà eu une vente dans le système contenant un produit ou service faisant partie de cette catégorie. Après avoir sélectionné la ou les catégories, cliquez sur afin de rafraîchir la liste avec les nouveaux filtres.

Avant de créer des produits ou des services, assurez-vous d'avoir créé des catégories, car il est essentiel d'associer tous les produits et services à une catégorie. Pour en savoir plus sur le fonctionnement des catégories.

Les produits et services sont aussi essentiels pour créer des ventes (factures et soumissions), que pour faire des achats (bon de commande). On ne peut pas créer un produit ou un service à partir d'une vente. La raison pour laquelle il doit d'abord exister est pour le relier avec le reste du logiciel. Les logiciels qui vous le permettent, ne pourront pas vous dire combien vous avez vendu de l'un ou l'autre de ce produit. C'est un peu plus d'effort à cette étape que vous regagnerez avantageusement plus tard. (Si vous n'avez vraiment pas besoin de cela, utilisez le produit et le service par défaut que nous avons créé pour vous et changez le nom et la description sur la vente).

Maintenant que vos catégories sont créées, ajoutez tous les produits ou services que vous souhaitez. Cliquez sur le menu Inventaire, Produits et Services et cliquez sur le bouton rouge + Nouveau. Spécifiez la catégorie et remplissez la fiche.

Pour entrer le prix de vente de vos produits ou service, cliquez sur l'onglet VENTES.

Pour entrer le prix coutant de vos produits ou services, cliquez sur l'onglet ACHATS.

Pour ajuster votre inventaire, cliquez sur l'onglet INVENTAIRE.

Tout d'abord, il faut savoir que le fait de réceptionner un bon de commande dans le module Achats va affecter l'inventaire, donc le nombre de produits en stock. De la même façon que le fait de vendre un produit en diminuera la quantité. Dans l'exemple suivant, vous avez fait un bon d'achat à votre fournisseur et vous avez réceptionné ses deux produits.

La quantité négative signifie que vous les avez ensuite vendus. (Peut-être sur une vente ou sur deux, utilisez les rapports pour le savoir.)

Cependant, vous n'êtes pas obligé de passer une commande à votre fournisseur ou vendre ce produit à votre client pour changer la quantité en succursale. Dans l'exemple précédent, disons que vous voulez qu'il y ait deux de ses produits en inventaire. Vous devrez donc en ajouter 4. Cliquez sur le bouton + NOUVEAU et spécifiez la quantité et la succursale.

Note : Il y a une différence entre ajouter ou retirer des produits de l'inventaire - le bouton + NOUVEAU et transférer des produits d'une succursale à l'autre - bouton avec les doubles flèches. Autrement dit, vous ne créez pas de produits en les transférant d'une succursale à l'autre.

Si vous décidez d'envoyer un de ses produits dans votre deuxième succursale utilisez le bouton avec les doubles flèches.

Vous obtiendrez ce résultat :

Si vous avez des produits qui sont lié entres eux, par exemple des vêtements, vous avec un modèle bleu, l’autre rouge, l’autre vert., cliquez sur l'onglet PRODUITS LIÉS.

 Les champs FOURNISSEURS, QUANTITÉ MINIMUM et QUANTITÉE DE COMMANDE seront utilisés pour vous faire des suggestions sur les achats que vous devrez faire pour conserver une quantitée minimum de produit en stock, si tel est votre désir.

Rapport d'inventaire : Valeur de la marchandise

La question la plus fréquemment posé pour ce rapport est au sujet de la valeur de la marchandise. Il peux arriver que pour une quantité de 20 manteaux d'hiver au coûtant actuel de 90$ donne une valeur de 1900$. Pourtant 20 x 90$ donne bien 1800$? La clef est dans le coûtant actuel. En effet, la valeur est calculée selon les derniers achats effectués avec le prix coutant, (et converti selon le taux de change au moment de l'achat).

Comment calculer la méthode FIFO?

Vous pouvez calculer le FIFO en multipliant le coût de votre inventaire le plus ancien par le montant de cet inventaire vendu.

FIFO = coût stock le plus ancien X montant inventaire vendu

Exemple de la méthode FIFO

Imaginons qu’un commerçant vende des manteaux d'hiver.

Il achète 10 manteaux pour 100$ chacune, puis 10 autres pour 90$ chacune. La valeur totale de l’inventaire sera de (100$ x 10) + (90$ x 10) = 1 900$.

Même si toutes les manteaux étaient identiques et se trouvaient sur le même présentoir, si le détaillant devait vendre trois manteaux, il calculerait le coût des marchandises vendues (COGS) en le déduisant du lot plus ancien acheté à 100$ chacune, quel que soit le lot dont ils ont effectivement été vendus.

Leur coût d’inventaire final serait donc de 1 900$ en moins (3 x 100$) = 1 600$. La logique ici est que le coût d’inventaire le plus exact serait le prix d’achat le plus récent, car c’est le prix auquel vous êtes le plus susceptible d’acheter plus de stocks.

Question d'une cliente :

Bonjour,

Est-ce que l’on peut changer en lot plusieurs produits qui sont actif et les mettre inactif sans avoir à le faire un par un?

Merci et bonne journée!

Bonjour,

Mettre les produits inactifs un à un est souvent la façon longue la plus rapide. Dans le bas de chaque produit, tu as deux flèches qui te permettent d'aller au prochain produit rapidement. N'oublie pas d'enregistrer avant d'aller au prochain.

Tu peux aussi mettre la catégorie inactive, du coup, les produits qu'elle contient le seront aussi.

Finalement, tu peux exporter une sélection de produits et de service en Excel et de les mettre inactif dans ce dernier logiciel. Réimporte ce fichier dans Actif et ils seront inactifs. Note : Je recommande d'exporter uniquement une partie, pour éviter des produits plus complexes formés d'assemblage ou de produits liés.

Au plaisir,

Qu'est-ce qu'un produit en consignation?

Quand cette case est cochée, le système ne tiendra pas compte du coûtant de ce produit.

Voir aussi l'article Quel est la différence entre un assemblage et un ensemble?

Il peut arriver que vous souhaitiez modifier l'ordre selon lequel apparaîtra un Produit ou service sur une Soumission ou sur une Facture, après que vous avez complété la Vente.

 Dans cet article de la FAQ, nous vous indiquerons comment éditer l'ordre dans lequel la Soumission et/ou la Facture vous présentera les articles de la Vente.

 Dans le but d'illustrer cette démarche, nous utiliserons la Vente numéro 1000271, qui compte 4 articles. La voici...

Dans  Actif, l'ordre dans lequel les Produits et services apparaîtront sur les documents créés ultérieurement (Facture et/ou Soumission)  est par défaut celui dans lequel ils sont ajoutés à votre Vente.

Lorsque nous avons créé une première Soumission immédiatement après avoir complété la Vente,  Actif a généré pour nous le document suivant, qui a été placé dans l'onglet DOCUMENTS...

 Nous souhaitons maintenant que le 3e article commandé (ligne sélectionnée sur la fiche Vente) vienne apparaître comme étant le 1er article lorsque nous allons créer une Soumission "éditée" et/ou la Facture pour cette Vente.

Voici maintenant la procédure à suivre pour effectuer cette modification

Afin de modifier l'odre d'apparition d'un Produit ou Service sur la Soumission ou la Facture, vous devrez aller dans la fiche du Produit ou service en question, dans l'onglet  OPTIONS...

Il suffira ensuite de modifier les 2 valeurs suivantes...

  et  

Celles-ci servent à déterminer l'ordonnancement dans  Actif lors de la création d'une Soumission ou bien d'une Facture. Elles affichent "0" par défaut.

Nous allons donc modifier la valeur de ces deux champs de façon à ce que  Actif vienne placer ce Produit en 1e position lors de la création de la Soumission et/ou de la Facture à venir. Il faut simplement changer la valeur actuelle qui est "0" et inscrire "1" dans chacun des deux champs.

Une fois la modification faite, vous cliquez sur  afin de sauvegarder les changements effectués.

Nous retournons maintenant à notre Vente numéro 1000271, et nous allons créer la Soumission "éditée" en cliquant simplement sur  .  Actif va créer la Soumission numéro 2000088 - 2, que nous retrouverons également dans l'onglet DOCUMENTS...

Vous remarquez que la Mallette élégante, 100% cuir, 15" @ 19" vous apparaît désormais à la première ligne de la Soumission "éditée".

Maintenant, si nous créons la Facture, voici le document qui sera généré par  Actif.
À nouveau, vous remarquerez que la Malette élégante, 100% cuir, 15" @ 19" vous apparaît à la première ligne...

 Vous savez donc désormais comment vous pouvez déterminer l'ordre d'apparition des Produits et services sur les Soumissions et les Factures.

Souvenez-vous simplement que  Actif respectera toujours l'ordre suivant :

• En premier lieu, tous les items pour lesquels vous aurez assigné une valeur différente de "0" dans les 2 champs de l'onglet OPTIONS que l'on a vus précédemment, ordonnancés selon l'ordre indiqué par cette valeur
  
  
• Et ensuite, tous les autres items, ayant toujours une valeur égale à "0" dans ces 2 champs, ordonnancés en fonction de l'ordre selon lequel ils ont été ajoutés à votre Vente.

Note :  Si vous avez assigné un ordre d'apparition sur Soumission et
Facture pour un Produit ou service en particulier,  Actif respectera 
toujours cet ordre ultérieurement.

Conséquemment, la Mallette élégante, 100% cuir, 15" @ 19" pour
laquelle nous avons défini les constantes suivantes dans les champs: 
  et   apparaîtra
désormais toujours à la première ligne lors de la création d'une Soumission
ou d'une Facture si ce Produit ou service fait partie de votre Vente.

Rev. 2019-12-09

Une catégorie vous permet de regrouper des produits et services qui ont un ou plusieurs points en communs. Chaque produit et service doivent être liés à une catégorie. Dans la fiche d'une catégorie, un onglet vous permet d'y voir tous les produits et services associés. Puisque ses produits sont assignés à une catégorie, vous pourriez choisir de ne pas la taxer et cette modification s'appliquera automatiquement à l'ensemble des produits et services qui y sont liés. Les choix que vous ferez dans l'onglet Prix et Option s'appliqueront aussi à tous les produits et services associés à cette catégorie.

Note : Si vous importez des produits et des services avec une catégorie qui n'existe pas, elle sera automatiquement créée.

Pour en ajouter une nouvelle, rendez-vous dans le menu de gauche Inventaire et dans la section Catégorie.

Cliquez sur le bouton nouveau en rouge, situé en bas à droite pour créer une nouvelle. 

Attribuez un code, le nom et sélectionné au besoin les règles de taxes. La marge de profit est un pourcentage de majoration souhaité. C'est aussi une façon de changer le prix de l'article à la volée au moment de l'ajouter sur une vente. Avant de spécifier une valeur dans ce champ, assurez-vous d'avoir lu cet article : Comment utiliser la Marge de profit dans la Catégorie?

Profitez-en pour sélectionner les comptes comptables attribuables à la facturation et l'achat des produits et services liés à cette catégorie.

La possibilité de filtrer vos données vous permet de produire des listes et des rapports vous offrant seulement ce que vous souhaitez voir, en excluant tout le reste. Donc, plus vos capacités à les filtrer sont élaborées, plus vos listes et rapports vous offriront la précision que vous souhaitez. 

Beaucoup de fiches, dans GEM-BOOKS comprtent un champ "Étiquettes". L'utilité première de ce champ est de venir qualifier certaines fiche à l'aide d'une ou de plusieurs étiquettes.

Voici où vous pourrez définir les étiquettes applicables individuellement, pour chacune des fiches de votre base de données, dans les divers modules.

Les étiquettes créées ici seront applicables dans la Vente.

Les étiquettes créées ici seront applicables dans la fiche Produits et services de l'Inventaire.

Les étiquettes créées ici seront applicables dans la fiche Clients, sous l'onglet Marketing.

Les étiquettes créées ici seront applicables dans la fiche Fournisseurs, sous l'onglet INFOS.

Les étiquettes créées ici seront applicables dans la fiche Projets, sous l'onglet INFOS.

Les étiquettes créées ici seront applicables dans la fiche Documents généraux, sous l'onglet INFOS.

Les étiquettes créées ici seront applicables dans la fenêtre Dossiers sécurisés, sous l'onglet INFOS.

Finalement, dans les transactions.

Voici la marche à suivre pour ajouter des champs personnalisés (que l'on appelle des attributs sur GEM-BOOKS) dans une fiche d'achat, bon de travail, client, fournisseur, produit, ressource humaine ou une fiche de vente :

Pour utiliser les attributs, vous devez d'abord activer l'option "Activer le système d'attributs (options personnalisées pour les produits, clients et autres)" dans les Paramètres, Configurations dans l'onglet Générales.

Vous obtiendrez ce nouveau menu.

 Vous n'avez qu'à associer ces attributs aux fiches correspondantes dans l'onglet "Attributs" de la section souhaité.

Par exemple, pour créer un champ (un attribut) "code d'emploi" avec les choix "1407" ou "1895", vous devez d'abord créer un attribut de produit nommé Code d'emploi avec les choix correspondants. Ensuite, rendez-vous dans la fiche du client en question pour lui associer l'attribut code d'emploi. Sélectionnez ensuite la valeur du code d'emploi pour ce client.

Il existe différents types d'attributs; case à cocher, date, entre manuelle ou sélection de choix.

Note : Les attributs sont par défaut synchronisé avec MailChimp pour vous permettre de faire des segments. Si vous ne voulez pas que les informations d'un attribut se transfèrent dans MailChimp, cochez la case à cet effet pour chaque attribut.

La fonction de gestion des prix, qui est accessible sous le menu Produits et services, permet de planifier des modifications de prix. Pour configurer une modification de prix qui entrera en vigueur à l'avenir, il suffit de cliquer sur le bouton  situé au bas de l'écran.

La page suivante s'affichera :

La date d'entrée en vigueur est la date à laquelle la modification du prix sera effectuée.

Dans la case intitulée module, vous avez le choix d'une des deux options suivantes :
  1. Les prix des fiches de produits et services :  seuls les prix (ventes et retours) de la fiche des produits seront affectés. Il n’y aura aucune incidence sur les prix définis dans les listes de prix. 
  2. Les prix dans les listes de prix : seuls les prix (ventes et retours) des listes de prix seront affectés. Il n'y aura aucune incidence sur les prix définis dans les fiches de produits et services.

Vous avez ensuite le choix de limiter la modification de prix à des produits ou à des catégories de produits, ou même à des listes de prix. Pour limiter la modification à une liste de prix, il suffit de sélectionner le module Les prix dans les listes de prix.

Maintenant que vos paramètres sont définis, il ne vous reste plus qu'à définir la modification de prix.

Vous pouvez modifier les prix de vente dans la case ajustements des prix de vente, et les prix de retour, dans la case ajustements des prix de retour.  Si vous ne désirez pas modifier l'un des prix, laissez simplement sa valeur à zéro (0). 

Vous pouvez définir un type d'augmentation* de prix fixe ou par pourcentage :
Pour une modification de prix fixe, inscrivez simplement dans la case le montant de l'augmentation (p. ex. : inscrivez 1,00, et le prix d'un produit qui coûte 20,00 $ augmentera à 21,00 $). Pour une modification de prix par pourcentage, inscrivez simplement dans la case le pourcentage de l'augmentation (p. ex. : inscrivez 10,00,  et le prix d'un produit qui coûte 20,00 $ augmentera à 22,00$).

*Pour une réduction de prix, il suffit d'ajouter une valeur négative (p. ex. : inscrivez -1,00, et le prix d'un produit qui coûte 20,00 $ deviendra 19,00 $).

L'image ci-dessous illustre une augmentation de 10 % des prix de vente des produits qui se trouvent dans la catégorie affiche en date du 29 janvier 2021.

Cliquez maintenant sur enregistrer pour terminer la modification de prix et l’ajouter à la liste. Lorsque la modification est effectuée à la date prévue, celle-ci est retirée de la liste. Toutes les modifications sont effectuées à 0 h 15 à la date définie. Si plusieurs modifications sont prévues pour la même date, elles seront effectuées selon leur ordre dans la liste.

Finalement, vous pouvez consulter l’historique de vos modifications de prix en cliquant sur l'icône de filtre qui se trouve dans le coin supérieur droit de l'écran . Ensuite, sous complété dans le menu déroulant, choisissez non :
 

Un assemblage est groupe de produits formant un tout, tandis qu'un ensemble est une façon d'ajouter rapidement différents produits sur une vente.

Assemblage; faire un nouveau produits avec plusieurs produits.

Pour créer un produit assemblé, vous aurez d'abord besoin de produits dont le type sera "Produit servant à l'assemblage". Par exemple, vous voulez vendre un ensemble de jouet pour enfants pour la plage.

Pour créer l'assemblage "Sceau et accessoires pour la plage", vous aurez besoin de 7 produits de type "Produit servant à l'assemblage" soit un sceau, une pelle, un rateau, deux arrosoirs et deux moules."

Vous avez maintenant tout pour créer le produit "Sceau et accessoires pour la plage" de type Assemblage.

Après avoir enregistré, sélectionnez l'onglet Achats pour ajouter nos composantes.

À remarquer que j'ai deux pelles dans la quantité nécessaire (comme sur la photo). Le prix coûtant de l'assemblage est calculé avec le coûtant des composantes. Il ne vous reste qu'à déterminer le prix vendant de l'assemblage.

À ce stade-ci, notre produit "Sceau et accessoires pour la plage" n'est encore que virtuel, c'est-à-dire que vous pouvez l'ajouter sur une vente, mais les quantités ne se déduiront pas de l'inventaire. Ce n'est donc pas terminé...

Tandis que le bouton rouge avec le plus vous permet d'ajouter une composante à votre assemblage, c'est le bouton jaune qui vous permettra de créer un ou plusieurs produits assemblés.

Spécifiez le nombre d'assemblage que vous désirez en tenant compte de la "Quantité après assemblage". Prenez en note les articles en négatif pour pouvoir en commander et les ajouters à l'inventaire. Idéalement, vous aurez physiquement créé au préalable votre assemblage avant de l'ajouter à votre inventaire à l'aide de la fenêtre suivante :

Un autre avantage de créer vos assemblages au fur et à mesure est d'avoir un prix coûtant exact au moment de la création. Un assemblage déduit les produits de votre inventaire, imaginez que vous placiez les 8 produits dans une boite. La boite est votre assemblage et vous ne pouvez plus la réouvrir pour vendre les articles de façon unitaire. Par contre, si vous avez plus de sceaux que ceux utilisés dans d'assemblage, il en restera en inventaire et vous pourrez les vendre à l'unité.

Vous pouvez maintenant vendre vos assemblages.

Ensemble; une série de produits qui une fois ajoutés à la vente vous permettra facilement de modifier les parties de cet ensemble.

Par exemple, une trousse de premier soins comprends au minimum des Ciseaux de premiers soins, des Bandage de gaze élastique, des Tampons antiseptiques et un Rouleau de diachylon.

Par contre, les clients qui achètent une trousse, veulent habituellement plus d'articles. C'est ici que l'ensemble devient intéressant.

Pour ajouter un ensemble sur une vente, utilisez le bouton en forme de boite Archivex.

Tous les articles de l'ensemble seront ajoutés sur la vente et ce sera à vous de supprimer les articles que le client ne prendra pas et d'ajuster les quantité.

Note sur les numéros de série : Il est préférable d'ajouter 2 produits à votre ensemble et/ou votre assemblage lorsqu'un produit à des numéros de série. Si vous ne spécifiez qu'une quantité de 2, les numéros de série ne suivront pas.

Lorsque vous aurez configuré vos produits correctement, il sera facile pour vous de vérifier quel produit manque à votre inventaire, et créer des achats selon ce que vous avez besoin. Il est conseillé de consulter la FAQ Comment fonctionne le module pour la gestion des Produits et Services? avant de procéder avec celle-ci.

Configurations

La configuration est gérée par produits. Dans la fiche d'un produit, dans l'onglet Achats, vous verrez une fenêtre comme celle-ci :

Afin que le système puisse vérifier les produits qui sont manquants et créer les achats, les champs suivants seront à remplir.

Prix coutant : Prix que le fournisseur vous demande pour le produit
Quantité minimum : Si votre inventaire est en dessous de cette quantité, le produit sera considéré comme à commander
Quantité de commande : Lors d'une commande, combien d'unité commandez vous
Fournisseur : Le fournisseur qui vous vend ce produit
Code fournisseur : Le code de ce produit chez le fournisseur

Dans les modules de ventes, achats et inventaire, les quantités seront ajustées automatiquement (ou manuellement dans l'inventaire) et le système pourra déterminer si certains produits sont en dessous de la quantité minimum.

Utilisation

Pour commander les produits qui sont en manque, cliquez sur le menu Achats puis À commander. Un écran comme celle-ci vous sera présentée :

Par défaut, tous les produits seront présentés, mais vous pouvez filtrer par des fournisseurs spécifiques, ou bien par des catégories de produits. Lorsque vous avez rempli les options, cliquez sur Envoyer, un écran comme celle-ci apparaitra :

 L'ensemble des produits en manque seront présentés avec les quantités à commander selon les configurations de vos produits (vu précédemment). Sélectionner les produits pour lesquels vous désirez créer un achat, et cliquer sur le bouton . Cela va donc créer des achats pour les produits, selon les fournisseurs des produits. Pour la suite, je vous invite à consulter la FAQ suivante pour le fonctionnement des achats : Comment générer un bon de commande ?

Vous pouvez définir un prix vendant sur chacun de vos produits. Mais comment faire un prix spécial pour certains de vos clients?

Par exemple, vous désirez offrir une réduction de 10$ sur une sélection de produits et services pour tous vos clients de votre chambre de commerce locale. Créez une nouvelle liste de prix dans le menu du même nom qui se trouve dans le menu Produits et services.

Associez-la ensuite aux membres dans leurs fiches clients, onglet Prix.

Dans ce même onglet, vous pourrez aussi définir des Liste de prix personnalisées et des Rabais personnalisés par catégorie de produits ou services. Lorsqu'un produit de cette liste sera ajouté sur la facture de ce client, le montant du produit sera automatiquement ajusté. Par exemple, si le prix régulier du produit est de 50$, il apparaitra sur la facture à 40$.

Si vous désirez montrer au client le spécial que vous lui faites, activez l'option "À l'ajout d'un produit dans une vente, si celui-ci a un montant différent dans une liste de prix, afficher le montant original et le rabais en pourcentage sur la facture" dans les Paramètres, Configurations du module ventes. De cette façon, le montant inscrit sera de 50$, mais il y aura un 20% dans la rubrique Rabais. Pour que votre rabais apparaisse sur la facture imprimée, assurez-vous que la case "Masquer la colonne rabais dans les documents des ventes".

1. Ajout à l'inventaire

Afin d'avoir un meilleur suivi de votre inventaire, vous pouvez (optionnellement) entrez vos numéros de séries lors de vos ajouts à l'inventaire ou de vos retraits. Pour ajouter des quantités à votre inventaire, il existe deux méthodes ; par le module d'achats ou bien manuellement dans l'onglet Inventaire de la fiche du produit.

Lors d'un achat, cliquez sur l'icône , et rendez-vous dans l'onglet Inventaire de la nouvelle fenêtre. Vous allez constater qu'un champ texte libre sera disponible afin d'ajouter le numéro de série du produit ajouter à l'inventaire. Vous pouvez aussi du même coup spécifier la localisation du produit dans votre inventaire.

L'autre méthode est sur la fiche produit, onglet Inventaire. Ici, vous pouvez consulter ce que vous avez en inventaire pour ce produit, mais aussi en ajouter à l'aide de l'icône suivant : 

En cliquant sur celui-ci, une fenêtre vous permettra de spécifier les quantités à ajouter, les numéros des séries et les emplacements : 

2. Retrait de l'inventaire

Pour retirer des numéros de séries de l'inventaire, vous pouvez ouvrir une entrée de l'inventaire afin d'en retirer le numéro de série en cas d'erreur, mais la méthode standard est à travers le module de vente. Quand vous vendez un produit, vous pouvez cliquer sur le même icône que dans la fenêtre d'achat afin d'ouvrir une fenêtre similaire à celle utilisé pour ajouter le numéro de série. 

La différence est que dans les ventes, au lieu d'un champ libre, c'est plutôt un champ de choix qui vous présentera les numéros de séries que vous avez en inventaire. Vous pouvez le sélectionner ici, et lorsque la vente sera facturée, le numéro de série sera retiré de l'inventaire.

Comme vous le savez déjà, la catégorie permet d'appliquer les mêmes caractéristiques aux produits et services qu'elle contient. C'est le cas de la marge de profit. Dès que le pourcentage de ce champ est différent de zéro, la fonction s'enclenche pour l'ensemble des produits et services de cette catégorie.

Marge de profit

Marge additionnelle (%)

Cette fonction n'est pas dynamique contrairement à Inventaire, Changement de prix. Elle ne changera pas les prix d'aucun produit en lot, mais seulement un à la fois.

Il y a deux façons de l'utiliser. Sur le produit ou service tel quel ou sur la vente.

Note : Pour désactiver cette fonction, replacez la valeur de ce champ à 0.

1. Sur le produit ou service

Dans notre exemple, la marge de profit a été fixée à 10%. Modifions le prix coutant pour une valeur de 100$.

Au moment de valider, on vous posera la question suivante :

En répondant par la positive, le prix de vente régulier sera majoré de 10% tel que défini dans sa catégorie. Dans le cas où vous ne seriez pas certain ou que vous préférez ajuster manuellement le prix de vente régulier, cliquez sur Non.

Le prix de vente majoré a été ajusté à 110%, soit 100$ x 10%.

Sur la vente

Replaçons le prix coutant à 50$ et le prix vendant à 100$ et ajoutons maintenant ce produit sur une vente.

Une boite de dialogue vous permet d'ajuster à la volée le prix coutant de l'article et de majorer automatiquement le prix vendant sur la vente et ajuster les prix de votre produit ou service. Si vous l'avez déjà ajusté sur votre produit ou service, répondez non à la question.

Résultat sur la vente

Note : Ne pas confondre avec la Marge additionnels (%) de la catégorie et les Frais additionnels (%) de l'onglet Achats d'une fiche Produit. Dans le doute, videz ou inscrivez 0 dans ses deux champs.

Après avoir effectué un achat, vous pouvez imprimer ou envoyer par courriel la confirmation de paiement spécifique à chaque fournisseur.

Pour effectuer un achat, cliquez sur le menu de gauche et sélectionnez Achat > Achat > +Nouveau.
Une fois que vous avez introduit toutes les informations, les produits et les montants, cliquez sur le bouton Traiter.
Dans la nouvelle fenêtre, entrez le numéro de la facture et cliquez sur Traiter.

Cliquez ensuite sur le menu de gauche Fournisseur > Appliquer les paiements.

Dans la fenêtre qui s'ouvre, inscrivez le code ou le nom du fournisseur. Vous pouvez également rechercher le fournisseur à l'aide de la loupe.

Cliquez sur Envoyer.

Dans la fenêtre suivante, sélectionnez le paiement, s'il y a une réduction que vous pouvez également appliquer, inscrivez la référence et entrez le montant total du paiement.

Cliquez sur Traiter.

Une fenêtre s'ouvre avec le message suivant: ''Que désirez-vous faire?''. 

Parmi les options, on trouve: ''Planifier un dépôt direct'', ''Générer un chèque'' et ''Ne rien faire''. Choisissez le ''Ne rien faire''. 

Une fenêtre de confirmation s'ouvre avec le message suivant: ''Êtes-vous certain de vouloir ajouter cette transaction?''. Choisissez l'option Oui.

Retournez dans Fournisseur > Fournisseur et sélectionnez le fournisseur souhaité, puis cliquez sur Historique.

La fenêtre suivante affiche la période souhaitée. Cliquez sur Envoyer.

Dans l'historique du compte, à côté de la transaction, des icônes permettent d'imprimer et d'envoyer une confirmation de paiement.

Le courriel sera envoyé à l'adresse enregistrée dans les informations sur le fournisseur.

Vous avez reçu une facture d'un fournisseur et vous devez la payer. Voici comment l'inscrire dans GEM-BOOKS.

Conseil : Nous vous suggérons de passer par l'ajout d'une photo de factures à partir de votre ordinateur. En effet, à partir d'un ordinateur, il est possible de téléverser des factures en format pdf que vous avez reçues par courriel. Vous aurez accès à cette photo depuis "Inscrire une facture" et "Nouvelle transaction". L'idée dernière ce "détour" est que le document ira automatiquement s'insérer dans l'onglet du même nom dans votre transaction. Vous aurez donc la référence de la transaction accessible en tout temps et très rapidement.

Inscrire une facture - Méthode simple, mais moins flexible.

Spécifiez votre Fournisseur. Le compte comptable de dépense s'ajustera automatiquement selon celui que vous aurez choisi dans la fiche de ce dernier dans l'onglet Termes.

Entrez la date, le numéro de la facture ainsi que le montant toutes taxes incluses. Si vous incluez le paiement, deux transactions seront créées; la transaction de la facture suivie de celle du paiement.

Nouvelle transaction - Méthode manuelle, mais plus flexible

Dans le menu Comptabilité, vous pouvez faire une nouvelle transaction pour entrer la facture du fournisseur. Si vous avez des pourboires, de la livraison ou tout autre ajout vous pourrez le faire ici.

Pour une comptabilité de type "Petite caisse", c'est-à-dire payer la facture au moment de l'entrer dans votre comptabilité, demandez "Enregistrer et nouveau". Pour entrer la facture, mais la payer plus tard, faites simplement enregistrer et fermer et passez à l'étape suivante.

Après avoir fait enregistrer et nouveau, vous serez présenté une fenêtre avec la date et le fournisseur préremplis.

Il vous suffira ensuite de compléter la transaction du paiement. Débutez par la référence et un nom et cliquez sur le bouton rouge "Payer (D-) de la section Fournisseur. Vous serez présentés par une fenêtre "Payer". Cliquez dans la rubrique paiement pour y faire apparaître le montant et cliquez sur Traiter.

Vous aurez l'occasion de vérifier la transaction de paiement avant d'Enregistrer et Fermer.

Appliquer des paiements

Que vous passiez par le bouton sur la fiche du fournisseur ou le menu Fournisseur, Appliquer des paiements, vous serez présentés par cette fenêtre qui vous permettra simplement de cliquez dans la rubrique paiement pour y faire apparaître le montant et cliquez sur Traiter.

Module complémentaire - Avec le module Projet, une vente et une transaction peuvent être associées à un projet.

Pourquoi créer un Fournisseur ?

La fiche Fournisseur sert à la création d’un Achat. Avant de pouvoir inscrire un nouvel Achat auprès d’un Fournisseur, il faudra d’abord créer une fiche pour ce fournisseur. 

Nous vous proposons, dans cet article, de suivre le processus de création d’une fiche Fournisseur.

Procédure pour la création d’une nouvelle fiche Fournisseur

Le menu FOURNISSEURS vient juste après CLIENTS dans le menu principal.

En cliquant sur le menu FOURNISSEURS, vous avez une liste déroulante avec 5 sections. Ce qui nous intéresse dans cette partie se trouve dans la section FOURNISSEURS

 Cliquez sur la "section" FOURNISSEURS. Vous avez, dans la section de droite, une fenêtre montrant les Fournisseurs déjà enregistrés dans votre base de données. Si le Fournisseur n’en fait pas encore partie, il faudra l’ajouter ...

Vous pouvez écrire le nom du Fournisseur dans le champ de recherche  pour vérifier si le nom est déjà là.

Vous remarquez ici que Michou Danard n'a pas encore de fiche. Il faudra donc procéder à la création de celle-ci.

Pour ajouter un nouveau Fournisseur, cliquez sur le logo , qui se trouve juste après le grand titre Fournisseurs, ou bien en bas de page, à droite. Vous verrez alors apparaître une fenêtre qui demande les coordonnées du Fournisseur, à travers l’onglet INFOS ...

  Commencez donc à remplir les champs de l’onglet  

 Le premier champ qui se présente est . C’est un champ obligatoire, car il sert à identifier le Fournisseur parmi tant d’autres. Actif attribue automatiquement un Code au nouveau Fournisseur. Dans le cas présent, c’est suivant la configuration de votre système.

 Vous pouvez également choisir d'attribuer vous-même un Code au Fournisseur, à condition de l’avoir spécifié dans la configuration du système au moment de la mise en service.

 Ensuite vient le champ , que vous devez remplir avec le nom du Fournisseur.  Allons remplir la fiche de Michou Danard.

 Poursuivons maintenant avec le champ , dans lequel nous allons spécifier s'il s'agit d'un fournisseur Actif ou bien Inactif.

Un Fournisseur actif est celui avec lequel nous transigeons alors qu'un Fournisseur inactif peut en être un auprès duquel nous avons cessé de nous approvisionner, ou bien encore un Fournisseur potentiel, avec qui nous ferons possiblement affaires, éventuellement, et que nous avons enregistré afin d'en conserver les informations.

Vient ensuite le champ , qui vous présente deux options : l’anglais ou le français. Choisissez la langue que le Fournisseur utilise. Cela vous permettra de savoir dans quelle langue communiquer avec lui.

  Ensuite, le champ  vous permet de préciser quelle devise sera couramment utilisée pour les transactions avec ce Fournisseur .

Vous remarquez que Devise est un lien. En cliquant dessus, vous obtenez une fenêtre qui demande d’écrire le Taux entrant et le Taux sortant de la devise utilisée (ce qui correspond au taux de conversion), ainsi que du symbole à utiliser ...

 Actif vous propose des taux. S’ils vous conviennent, validez avec le bouton . Puis fermer cette fenêtre avec le bouton .

 Les 3 prochains champs,  concernent les données relatives à la création de votre fiche Fournisseur : la date du jour,qui correspond à la date du jour au moment de la création de la fiche Fournisseur, l'identification du créateur de la fiche, et la date de la dernière mise à jour. Cette date changera automatiquement, lors des prochaines mises à jour ...

La deuxième ligne de champs est destinée à l’adresse du Fournisseur.

En écrivant dans le champ , Actif  fait des propositions, selon les données de géolocalisation de Google Maps, parmi lesquelles vous pouvez choisir, s’il y a une qui correspond à l’adresse exacte du Fournisseur...

Selon l’adresse choisie, Actif remplit automatiquement les champs 

Vous obtenez alors la ligne de champs ci-après ...

Le deuxième champ d'adresse est pour usage optionnel. Il vous permet d'inscrire des informations complémentaires au sujet de l'adresse civique de votre Fournisseur (ex. : 4e étage... Bureau 315... etc...) afin de préciser celle-ci.

Le prochain groupe de champs est également important, car les informations qu'ils contiennent vous aideront à mieux situer le Fournisseur.

 Le champ qui suit, , est pour remplir avec le numéro de téléphone du Fournisseur. Le numéro de téléphone est pour un contact rapide. Assurez donc que ce soit le numéro exact.

Le champ suivant est pour contenir l'adresse courriel du Fournisseur..
Respecter les casses pour être sûr d'avoir la bonne adresse.

Ecrivez l'adresse du site web du Fournisseur dans le champ qui suit...

Parfois, le paiement doit être fait à un autre nom de Fournisseur. Dand ce cas, nous avons un champ pour cela.

Vous pouvez taper le nom dans le champ. S'il et déjà dans votre base de données,  Actif reconnaîtra le nom et vous n'avez qu'à confirmer. S'il n'est pas encore enregistré, cliquez sur , et effectuer le même processus pour créer le Fournisseur à qui les paiements devront être faits.

Le champ , indique toute information que le Fournisseur lui-même choisi d'attribuer à ce champ.

Le champ  termine ce groupe.

Ce champ fait l'objet d'un autre article de notre FAQ que vous souhaiterez possiblement consulter.

Tout ce que vous devez savoir se retrouve ici...

À quoi servent les étiquettes, dans Actif ?

Ce n'est pas fini. Un ensemble de champs se trouve en bas de la fenêtre. 

 Il s'agit des personnes ressources avec qui communiquer dans l'entreprise de Michou Danard.

Pour insérer un nouveau nom, cliquez sur . 
Vous aurez une fenêtre comme celle-ci, vous permettant d'insérer toutes les coordonnées concernant ce contact.

Remplissez le champ selon les informations que vous avez. Le  est obligatoire. S'il s'agit d'un nom déjà répertorié, cliquez sur  et Actif vous proposera la liste des noms de Fournisseurs.  Par contre, s'il s'agit d'un nouveau nom, il faudra remplir la fiche...

Il est préférable d'insérer toutes les données relatives au contact dont vous disposez.
Toutes ces informations peuvent s'avérer utiles plus tard.

Le champ  indique le niveau de responsabilité de ce contact dans l'entreprise du Fournisseur.

Quand vous avez fini d'insérer toutes les données, cliquez sur le bouton 

Vous pouvez ajouter autant de contacts que vous voulez en recommençant le même processus.

Le dernier bouton dans l'onglet INFO est le  . Si vous l'avez déjà, insérez-le. Vous pouvez demander au Fournisseur de vous l'envoyer. Vous pouvez sans doute également le trouver dans son site web.

Il ne vous reste plus qu'à appuyer  sur le bouton  afin de finaliser la création de la première partie de la fiche Fournisseur.

 Pour poursuivre la création de la fiche Fournisseur, consultez l'article suivant :

Comment créer un Fournisseur dans Actif ? Partie II - Les autres onglets

Dans cette partie, nous vous guiderons pas à pas comment remplir les champs. Tout au long du remplissage, vous vous rendrez compte de leur importance ou non,  dans votre fiche Fournisseur.

L'onglet TERMES

Quand vous cliquez sur l'onglet TERMES, vous avez la fenêtre suivante sur votre écran :

Cette fenêtre contient les termes de paiement convenus avec le Fournisseur, ainsi que les différentes taxes appliquées. Certains champs sont déjà configurés dans les paramètres du système.

Le champ compte d'achats est le compte utilisé pour les achats, selon le plan comptable. Il vous fera gagner beaucoup de temps au moment de faire une nouvelle transaction avec ce dernier.

Quant au champ compte paiement banque, il s'agit du compte bancaire que vous allez utiliser pour effectuer le paiement à ce Fournisseur.

L'onglet Marketing (CRM)

Cet onglet regroupe les champs de gestion de la relation client. Vous y retrouverez s'il est abonné à votre infolettre MailChimp, les discussions et rappels que vous avez eues avec lui, les courriels échangés et des notes.

L'onglet ACHATS

Cet onglet vous affiche tous les achats que vous avez effectués chez ce Fournisseur.  Il contient tous les détails concernant chaque achat. 

Bien que vous pouvez créer un nouvel achat avec le menu du même nom, il est aussi possible d'en créer un directement par ici. L'avantage est que cet achat sera automatiquement relié à ce fournisseur.

L'onglet DOCUMENTS 

Dans cet onglet sera affiché tous les documents se rapportant au Fournisseur. Cela peut être un bon de commande, comme le cas ci-après, auprès de Michou Danard. C'est une commande qui a été générée. Vous pouvez aussi y joindre des documents téléversés à partir de votre ordinateur comme un contrat signé avec ce dernier, une autorisation de crédit ou tout autres documents pertinents.

La première colonne affiche le TITRE . Vous remarquerez qu'en passant le curseur dessus, le titre apparaît en tant que lien. En cliquant sur ce lien, vous ouvrez le document. Cela vous permet de vérifier tout avant d'envoyer.

Vous pourrez ensuite le télécharger, l'imprimer ou l'envoyer par courriel. (Vous pouvez aussi le détruire à l'aide de la poubelle)

Note : Pour gagner du temps, il vous est possible de créer à l'avance des modèles de courriels. C'est faisable dans la section MODELES DE COURRIELS du menu COMMUNICATIONS.

La possibilité de filtrer vos données vous permet de produire des listes et des rapports vous offrant seulement ce que vous souhaitez voir, en excluant tout le reste. Donc, plus vos capacités à les filtrer sont élaborées, plus vos listes et rapports vous offriront la précision que vous souhaitez. 

Beaucoup de fiches, dans GEM-BOOKS comprtent un champ "Étiquettes". L'utilité première de ce champ est de venir qualifier certaines fiche à l'aide d'une ou de plusieurs étiquettes.

Voici où vous pourrez définir les étiquettes applicables individuellement, pour chacune des fiches de votre base de données, dans les divers modules.

Les étiquettes créées ici seront applicables dans la Vente.

Les étiquettes créées ici seront applicables dans la fiche Produits et services de l'Inventaire.

Les étiquettes créées ici seront applicables dans la fiche Clients, sous l'onglet Marketing.

Les étiquettes créées ici seront applicables dans la fiche Fournisseurs, sous l'onglet INFOS.

Les étiquettes créées ici seront applicables dans la fiche Projets, sous l'onglet INFOS.

Les étiquettes créées ici seront applicables dans la fiche Documents généraux, sous l'onglet INFOS.

Les étiquettes créées ici seront applicables dans la fenêtre Dossiers sécurisés, sous l'onglet INFOS.

Finalement, dans les transactions.

Après avoir effectué un achat auprès d'un fournisseur, vous pourrez régler sa facture par un déboursé.

Dans le menu Fournisseurs, cliquez sur Appliquer des paiements. Vous obtenez la fenêtre suivante, qui s'intitule "Payer une facture".

Inscrivez une partie du nom du fournisseur et sélectionnez-le. Actif vous sortiras une liste de factures impayées.

Commencez par la date du paiement, la référence (le no de votre chèque, VIR pour virement bancaire ou autres) et vérifier le comte à partir duquel le paiement sera pris.

Passez outre les champs "Montant total du paiement" et "À attribuer".

Cliquez directement dans le champ "Paiement" sur la ligne de la facture à régler. Répétez pour les autres factures à payer le cas échéant.

Éditez ce champ, si vous désirez payer un montant inférieur à la totalité de la facture.

Cliquez sur le bouton Traiter pour générer la transaction que vous retrouverez dans le menu Comptabilité, Transactions.

Information : Il arrive que certaines personnes effectuent une transaction pour faire un paiement. Dans ce cas, Actif n'est pas en mesure de jumeler cette dernière. Elle apparaîtra donc dans paiement en lot même si cette facture est théoriquement payée. Voici un exemple :

Dans cette situation, cliquez sur la case paiement de la première ligne pour reporter le solde positif. Faites la même chose pour la deuxième ligne pour reporter le solde négatif et traitez la transaction.

Il est plus simple de payer un fournisseur par le menu Fournisseurs, Appliquer des paiements, mais vous pouvez aussi le faire en passant par une transaction. Sous le menu Comptabilité, vous pouvez accéder à la liste des transactions par le menu Transactions et cliquer sur le bouton Nouveau en rouge pour en ajouter une nouvelle.

Commencez par spécifier la date dans le cas où ce ne serait pas la date d'aujourd'hui.

Inscrivez ensuite la référence du paiement, par exemple, le numéro de la facture qui sera payé. Cette référence sera utile pour retrouver votre transaction dans le futur. (Notez qu'il est inutile d'indiquer une référence si vous choisissez de générer un chèque ou un dépôt direct, car elle sera remplie automatiquement)

Sélectionner le nom du fournisseur que vous souhaitez payer dans la case "Fournisseur" dans la liste de résultats qui vous sera proposée. Une fois le fournisseur sélectionné, cliquez sur le bouton "PAYER (D-)".

Dans cet écran, vous pouvez voir toutes les factures ayant un solde à payer pour le fournisseur que vous avez choisi. Faites un clique dans la case paiement vis-à-vis la facture que vous désirez payer. Cela reportera le montant à payer que vous pourrez toujours ajuster. Cliquez sur le bouton Traiter lorsque vous aurez terminé.

Vous serez de retour sur l'écran de la transaction. De nouvelles lignes représentant les factures à payer auront été ajoutées.

Cliquez ensuite sur Enregistrer afin de compléter votre transaction.

Note : Afin de générer un dépôt direct, il faut insérer une transaction de paiement dans le système sur laquelle le dépôt direct va se baser. Il est donc normal qu’une facture payé par dépôt direct soit marqué comme étant payé même si tu n’as pas générer le fichier, car le dépôt direct a été généré et placer en attente pour le prochain fichier. Donc, si on envoies le dépôt direct et celui-ci est refusé à la banque, on peut supprimer le paiement du client pour indiquer que le dépôt direct n’a pas fonctionné et que la facture soit de nouveau non payé.

Voici la marche à suivre pour ajouter des champs personnalisés (que l'on appelle des attributs sur GEM-BOOKS) dans une fiche d'achat, bon de travail, client, fournisseur, produit, ressource humaine ou une fiche de vente :

Pour utiliser les attributs, vous devez d'abord activer l'option "Activer le système d'attributs (options personnalisées pour les produits, clients et autres)" dans les Paramètres, Configurations dans l'onglet Générales.

Vous obtiendrez ce nouveau menu.

 Vous n'avez qu'à associer ces attributs aux fiches correspondantes dans l'onglet "Attributs" de la section souhaité.

Par exemple, pour créer un champ (un attribut) "code d'emploi" avec les choix "1407" ou "1895", vous devez d'abord créer un attribut de produit nommé Code d'emploi avec les choix correspondants. Ensuite, rendez-vous dans la fiche du client en question pour lui associer l'attribut code d'emploi. Sélectionnez ensuite la valeur du code d'emploi pour ce client.

Il existe différents types d'attributs; case à cocher, date, entre manuelle ou sélection de choix.

Note : Les attributs sont par défaut synchronisé avec MailChimp pour vous permettre de faire des segments. Si vous ne voulez pas que les informations d'un attribut se transfèrent dans MailChimp, cochez la case à cet effet pour chaque attribut.

Les paiements en lot servent à effectuer plusieurs paiements à vos fournisseurs, selon certains paramètres, par exemple, si certains de vos factures à payer sont en retard. Le menu se trouve sous Comptabilité. 

Choisissez le compte de paiement, et puis la date du paiement. Ensuite vous pouvez sélectionner les facturas à payer, avec la date de fin sans réductions ou avec réductions (selon si le fournisseur à des rabais dans sa fiche). Vous pouvez ensuite choisir si vous voulez générer des dépots directs ou des chèques pour le paiement.

Payer par:

Si vous choisissez Chèques, seuls les fournisseurs sans configuration de dépôts directs vous seront proposés, et des chèque seront générés. Si vous choisissez Dépôts direct, seuls les fournisseurs avec des configurations de dépôts directs seront affichées, et ceux-ci seront générés. Si vous ne choississez rien, tous les fournisseurs seront affichés et de sera généré par le paiement.

Sélectionnez ensuite les factures que vous désirez payer et cliquer sur le bouton PAYER. Cela va générer les transactions de paiements ainsi que les chèques/dépots directs selon votre choix dans la fenêtre précédente.

Allez dans le menu “Comptabilité / Nouvelle transaction”,

Inscrivez les références, Nom du fournisseur,

Ajoutez une étiquette : Ex “Écart US” (optionnel, mais facilite les recherches ultérieures)

Dans la grille des transactions, inscrivez les transactions :

Faites le paiement en sélectionnant le compte de banque US.