Comment planifier une opération récurrente pour répéter une facture, un paiement, une tâche, une commande, etc.?

Simon Provencher
2022-07-08 19:01

Le Logiciel Actif permet des abonnements et des opérations récurrentes (cet article).

Pour l'entretien ménager de votre maison par exemple, la compagnie nettoie-net va faire deux factures, donc deux opérations récurrentes. Une par semaine avec trois services; époussetage, nettoyer salle de bains et plancher de la cuisine. Une deuxième mensuelle avec tous les planchers, le dessus des armoires et le réfrigérateur.

À travers plusieurs modules d'Actif, vous allez retrouver l'icône du planificateur dans le bas : .

Cela indique que ce module est disponible à la programmation d'opérations récurrentes. Les opérations récurrentes sont des duplications automatiques de différentes entrées dans le système. Par exemple, si vous créer une facture pour un client, et vous désirez que celle-ci soit facturé tous les lundi, vous pouvez cliquer sur cette icône afin de paramétrer une récurrence. Voici à quoi ressemble la fenêtre qui apparait lorsque vous cliquer sur cette icône :

Important : Spécifiez une date de "Prochaine facturation" ultérieure à la "Date de création". Sinon le système n'exécutera pas un abonnement "passé".

Vous allez pouvoir inscrire la période à laquelle vous voulez que les récurrences se génère (vous pouvez laisser les dates vides si vous désirez que cela se fasse sans limite), et la fréquence de la réccurence. Les choix de fréquence sont les suivants : Quotidien, Mensuel et Annuel. Dans le bas du module, il va parfois y avoir des choix concernant le module choisi. Dans l'exemple, vu que l'opération est liée à une vente, le système demandera si on veut que la vente soit seulement créé, créé et facturé, ou bien créé, facturé et envoyé au client.

Après avoir enregistré, vous verrez que l'icône du planificateur est maintenant passé au bleu, ce qui indique que celle-ci a été configuré et qu'elle va se répéter : . Vous pouvez cliquer sur celle-ci est ensuite sur la poubelle si vous désirez retirer l'opération récurrente. Veuillez noter que si vous désirez effectuer des changements à l'opération, c'est toujours la dernière copie du module qui aura la récurrence d'activée.  De plus, vous remarquerez que les ventes qui ont été ajoutés par le planificateur ont le signe de celui-ci d'afficher dans la liste près du numéro : .

Si vous désirez vérifier ou modifier tous les items qui sont actuellement programmés pour des opérations récurrentes, vous pouvez ouvrir le menu Paramètres et Opérations récurrentes.

 

Dans Actif, vous pouvez rappeler une transaction favorite que vous faites épisodiquement, mais vous pouvez aussi programmer sa répétition à interval régulier. Par exemple, le paiement du loyer le premier de chaque mois.

Prenons cette transaction pour le loyer de juillet que vous nous voulons automatiser pour le mois prochain et les suivants.

Dans le menu Paramètres, Opérations récurrentes faite-en une nouvelle.

Sélectionnez le module "Transactions" pour afficher ses choix.

Sélectionner la transaction à répéter, la fréquence et la date de départ. Dans ce cas, le premier du mois prochain. (Cette date doit être ultérieure à aujourd'hui).

Pas besoin nécessaire de spécifier une date de fin, mais dans ce cas-ci vous pourriez spécifier la fin de votre bail. Cliquez sur enregistrer pour l'activer.

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