Comment fonctionnent les périodes comptables?

Alice Caron
2021-06-10 14:44

Cette FAQ contient : 

 

Notez bien : les termes « exercice », « année financière » et « exercice financier » désignent tous la durée, généralement d'une année, au terme de laquelle une administration procède à la clôture de ses comptes et à l'établissement de ses états financiers annuels. Les années financières ne se terminent pas nécessairement en décembre. Parfois, elles se terminent le mois où l'entreprise a été créée. 

Une année financière est divisée en périodes comptables. Chaque entreprise à sa propre façon de faire. Certains préfèrent fermer leurs périodes tous les mois, d'autres par trimestre et d'autres, une fois par année. 

Comment fermer une période comptable

Avant de fermer une période, il est généralement nécessaire de vous assurer que : 

  •  votre conciliation bancaire est complétée;
  • votre âge officiel des comptes clients est véridique;
  • votre âge officiel des comptes fournisseurs est véridique;
  • votre bilan est correct;
  • votre état des résultats est correct.

Pour fermer une période dans Actif, allez dans le menu de gauche et cliquez sur Comptabilité > Périodes (voir image ci-dessous).

1. Pour fermer une période, cliquez sur le bouton Nouveau. Une boîte de dialogue intitulée Fermer une période s'affichera.

2. Entrez le numéro de la période. Ce numéro suit généralement celui de la période antérieure. Contrairement à d'autres logiciels comptables, Actif conserve vos données durant des années. Il est donc judicieux de nommer vos périodes d'une façon qui sera facile à reconnaitre plus tard. Par exemple, « 1801 » pour la période se terminant en janvier 2018.

3. Choisissez la date à laquelle vous voulez fermer la période (correspond souvent au dernier jour du mois).

4. S'il s'agit de la fin de votre année financière, cochez la case Correspond à une fin d'année financière. *Plus d'info à ce sujet plus bas.

5. Cliquez sur Ok pour fermer la période. Elle apparaîtra dans votre liste de périodes fermées. 

Comment modifier une période fermée

Mise en garde : il pourrait être judicieux de communiquer avec votre professionnel de la comptabilité avant de modifier une période fermée. Par exemple, si vous avez déjà envoyé vos rapports de TPS et de TVQ au gouvernement, modifier une période pourrait fausser vos données.

Lorsqu'une période est fermée, il est impossible de modifier les données de cette période. Toutefois, vous pouvez rouvrir la période pour la modifier en cliquant sur l'icône de la petite poubelle dans la liste des périodes fermées. 

Si vous ouvrez une période qui n'est pas la période la plus récente, vous rouvrirez toutes les périodes qui la suivent. Par exemple : si j'ouvre la période du d'octobre 2020, mais que j'avais déjà fermé la période du mois de novembre 2020, la période du mois de novembre sera aussi ouverte.

Par exemple, imaginons que je ferme mes périodes mensuellement et que j'ai déjà fermé la période du 31 janvier 2020, mais je me rends compte que j'ai des modifications à apporter à la comptabilité du mois de janvier 2020. Je peux tout simplement cliquer sur l'icône de la poubelle (voir image ci-dessous) pour rouvrir la période. La période fermée numéro 1803 disparaîtra alors de ma liste des périodes fermées. Je peux maintenant apporter les modifications nécessaires à la comptabilité du mois de janvier 2020. Lorsque j'ai fini d'apporter des modifications à cette période, je dois la fermer à nouveau en suivant les étapes normales de fermeture de périodes énoncées ci-dessus. 

*Comment fermer une année financière

Lorsque vous fermez une période, vos données (comme la TPS et la TVQ perçues durant la période en question) sont comptabilisées et sauvegardées. Si je ferme mes périodes tous les mois, je finis mon année financière avec douze périodes. 

À la fin d'une année financière, il est nécessaire de la clôturer. Cela signifie que les données des périodes précédentes, donc de mon année, sont comptabilisées et sauvegardées pour que je puisse repartir à zéro et commencer une nouvelle année financière.

Imaginons que nous sommes en 2020, que mon année financière se termine le 31 décembre de chaque année et que je ferme mes périodes de façon mensuelle. Quand je ferme ma dernière période de l'année, je dois aussi fermer mon année financière. Je suis donc les étapes de fermeture de période et je choisis le 31 décembre 2020 comme date. Cependant, cette fois, je coche la case Correspond à une fin d'année avant de cliquer sur OK. 

La fermeture de ma période de décembre 2020 apparaîtra avec les autres périodes fermées dans la liste des périodes fermées, et mon année financière sera aussi fermée. Je peux maintenant commencer une nouvelle année financière 2021. Le 31 janvier 2021, je fermerai ma première période de l'année, et ainsi de suite jusqu'en décembre 2021.

Comment modifier une année financière fermée

Il est toujours possible de modifier une année financière fermée! Tout comme une période, vous pouvez cliquer sur l'icône de la petite poubelle à côté de l'année fermée pour la rouvrir. Apportez les modifications nécessaires, et fermez ensuite l'année à nouveau en suivant les étapes de fermeture d'une année.

Vos données ne seront jamais perdues lorsque vous fermez une année financière. Certains logiciels de comptabilité suppriment les données des années financières fermées. Actif ne supprime pas les données de votre année financière fermée. Il est toujours possible de les modifier ou de les consulter plus tard.

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