Assistance pour la configuration initiale d'Actif

Que doit-on configurer avant d'utiliser le Logiciel Actif ?

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Benoit Larocque
Dernière mise à jour : 2019-11-19 21:35


Que dois-je faire pour que les courriels partent de mon adresse plutôt qu'une adresse générique?

Si vous ne faites aucun réglage, les courriels envoyés à partir du Logiciel Actif proviendrons d'une adresse générique [email protected]logicielactif.com . Les destinataire de vos courriel ne seront pas en mesure de vous répondre. Vous pouvez cependant, avoir une adresse de votre entreprise, voici ce qu'il faut faire.

Vous pouvez configurer une adresse courriel d'envoi par défaut dans les paramètres généraux du système si vous désirez que tout les envois d'un même type (EX: factures) soit envoyé par la même adresse (EX: [email protected]). Pour ce faire, aller dans "Configurations" - "Paramètres" et puis dans l'onglet "SMTP".

L'autre option est de configurer un adresse courriel par utilisateur.
Pour ce faire, accéder à la fiche d'une ressource humaine et aller dans l'onglet "Compte courriel".



Les réponses vous seront données soit par votre fournisseur de service Internet, soit par votre hébergeur.
Vous verrez que l'adresse de retour sera maintenant celle que vous aurez mise, par exemple;

Vous verrez que l'adresse de retour sera maintenant celle que vous aurez mise, par exemple; Pour un résultat plus professionnel et rapide, allez modifier les "modèle de documents" dans PARAMÈTRES. Vous pourrez alors personnaliser le "corp" du courriel qui sera envoyé à votre client, dans les différentes circonstances, comme les factures, états de comptes et autres. Vous pouvez aussi voir tous les courriels qui ont été envoyés via la plateforme de comptabilité Actif en allant sur le lien "Historique des courriels" 

Dans le cas d'un courriel Google Gmail, vous devrez autoriser l'accès aux logiciels externe. Plus de détails ici, https://support.google.com/a/answer/6260879?hl=fr

Auteur : Benoit Larocque
Dernière mise à jour : 2019-10-08 19:19


Comment changer la numérotation des factures, ventes et/ou des soumissions?

Allez simplement dans PARAMÈTRES,  puis sur SUCCURSALE et inscrire, dans le champ "Dernier # de facturation", votre dernier numéro de facture. 
Si vous n'avez pas les droits d'aller sur PARAMÈTRES, demandez à l'administrateur de votre système de le faire pour vous.

Rev260418JR

Auteur : Benoit Larocque
Dernière mise à jour : 2019-07-11 02:19


Comment modifier la numérotation des ventes, soumissions et factures?

Vous pouvez précisez la numérotation à utiliser pour les ventes, soumissions et factures.

Rendez-vous dans la configuration de votre succursale via le menu "Paramètres",  et "Succursales". Dans la section Infos, vous avez 3 champs pour chaque type de numéro. Entrez le nouveau numéro voulu dans la section appropriée. Ce numéro doit être supérieur au dernier numéro utilisé. Lors de la prochaine vente, soumission ou facturation, le numéro inscrit sera le nouveau numéro choisi + 1

Par exemple; votre dernier numéro de facture est le 1005 et vous voulez que le numéro de la prochaine facture soit maintenant 3000 : entrez le numéro 2999 dans la case Dernier # de facturation. Votre prochaine facture aura donc le numéro 3000.

100518JR

Auteur : Vincent Drouin
Dernière mise à jour : 2019-12-06 17:38


Comment modifier la charte des comptes ?

Il est fourni, avec le logiciel Actif, une série de comptes par défaut. Mais, il vous est possible de les modifier en vous basant sur la liste des comptes que votre comptable vous aura proposée. Exemple : Vous désirez identifier clairement la banque avec laquelle vos transactions sont effectuées, Banque Nationale, Caisse Desjardins, etc. Pour se faire, rendez-vous dans la section Comptabilité et cliquez sur Charte des Comptes 

Choisissez le compte à modifier ou cliquez sur le + en rouge en bas à droite de votre écran pour ajouter un nouveau compte. 

IMPORTANT : Quand vous modifiez la charte des comptes, ceux-ci ne seront pas automatiquement configurés dans votre logiciel Actif. Vous devrez les configurer manuellement dans votre logiciel Actif.

Exemple : Vous avez utilisé un compte déjà existant comme le compte Clients et vous l’avez renommé compte Fournisseurs. Par la suite vous décidez d’ajouter un Compte facture à recevoir. Quand vous ferez une facture, le compte qui sera affecté sera celui du compte Fournisseurs et non Facture à recevoir.

Comment configurer les comptes dans le logiciel Actif ?

Rendez-vous dans la section Paramètres de votre logiciel Actif et cliquez sur Configurations.

Dans la section Configurations, vous avez différents onglets. Cliquez sur l’onglet Comptabilité pour attribuer vos nouveaux comptes dans le logiciel Actif.

Vous pouvez modifier les comptes à cet endroit. Il ne faut pas oublier d'enregistrer vos nouvelles données.

JR 2018-04-26

Auteur : Steve
Dernière mise à jour : 2019-11-19 20:49


Comment puis-je donner un accès à mon comptable externe afin qu'il puisse consulter les données de mon entreprise directement à partir de notre plateforme ACTIF?

Plus besoin de tout imprimer, votre comptable externe peut accéder à toutes vos données en utilisant son accès ACTIF.  

Pour créer et autoriser cet accès vous devez suivre les étapes suivantes :  

  • En premier lieu, vous devez lui créer une fiche dans la section Ressources humaines
  • En cliquant sur le , situé dans le bas de la fenêtre, vous allez créer une fiche pour une nouvelle ressource

  • Ensuite, vous devez vous rendre dans la section gestion de compte (ou gestion des utilisateurs selon votre rôle) afin de créer un accès web à votre comptable

  • Ensuite sélectionnez l'onglet utilisateurs et cliquez sur le +

  • Vous devez maintenant sélectionner ressources humaines dans le menu déroulant en réponse à la question "À quel type d'utilisateur souhaitez-vous donner un accès?"
  • Entrer le nom de la personne à qui vous souhaitez donner un accès
  • Choississez un rôle (dans ce cas comptable externe, il est important de comprendre que les accès et permissions de ce rôle sont pré-programmés, le détail des permissions relié à ce rôle vous sont accessible dans la section paramètres->rôles)
  • Donnez-lui un code d'utilisateur
  • Entrez son adresse courriel
  • En option, vous pouvez limiter l'accès à une adresse IP spécifique (l'adresse IP de son bureau par exemple) par mesure de sécurité

Après avoir sauvegardé l'accès, votre comptable recevra un courriel lui demandant de choisir un mot de passe. Il pourra ensuite se brancher sur la plateforme et travailler avec vous en temps réel!

SL2018/10/26

Auteur : Jocelyne Robertson
Dernière mise à jour : 2018-10-26 18:45


En tant que comptable externe d'une compagnie, quels sont les avantages à me brancher sur la plateforme ACTIF de mon client ?

ACTIF ne vous offre que des avantages puisque le temps des copies de sécurité est révolu. Vous n'êtes plus obligé de restaurer également toutes les données. 

Après avoir reçu le courriel d'ACTIF vous donnant le lien pour créer votre mot de passe, vous pourrez accéder à toute la comptabilité de votre client.

Vous pouvez consulter toutes les données en temps réél, visualiser les états financiers et faire des écritures.  Si toutefois, vous désirez avoir plus d'accès, il n'y a que votre client qui peut modifier les permissions reliées à votre poste de comptable externe.

120618JR

Auteur : Jocelyne Robertson
Dernière mise à jour : 2018-06-12 19:46


Bienvenue dans la grande famille d'ACTIF

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Jocelyne Robertson
Dernière mise à jour : 2019-09-09 21:14


Pourquoi utiliser la double authentification?

De nos jours, un mot de passe ne suffit plus afin de sécuriser votre compte et vos données. Les pirates ont plusieurs techniques pour accéder à ce que vous ne voulez pas rendre publique. ACTIF a décidé d'emboiter le pas, d'ajouter la double authentification et ce, dans le but de rendre plus sécure toutes les données de la plateforme. 

Il est vrai qu'avec une double authentification,  le processus de connexion est plus long. Toutefois, vous y gagnerez au niveau de la sécurité.

Afin d'y accéder, veuillez vous assurer qu'un numéro de cellulaire est ajouté à votre profil. Ainsi, lors de votre prochaine connexion, vous recevrez sur votre cellulaire un message contenant un code que vous devrez entrer. 

Le numéro de télephone  1 (226) 241-6154 est le numéro d'où provient le code de sécurité.  Votre code contient 6 chiffres que vous devez entrer dans la fenêtre de validation et vous soumettez.