Configuration initiale

Comment utiliser un serveur personnalisé pour l'envoi de courriel?

Auteur : Sebastien Lagace
Dernière mise à jour : 2019-05-07 20:32


Que doit-on configurer avant d'utiliser le Logiciel Actif ?

 Avant l’utilisation du logiciel Actif, vous devez effectuer certaines configurations comptable.

Dans le menu de gauche, rendez-vous dans la section "Paramètres > Configurations" pour renseigner vos coordonnées et définir vos options d'utilisation.

Dans l’onglet INFOS, vous pourrez remplir les champs comme votre comptable vous l’aura indiqué.

PARAMÈTRES / SUCCURSALES pour y insérer l'adresse de votre (vos) place(s) d'affaire(s) et les # de taxes.

COMPTABILITÉ / CHARTE DE COMPTES pour y insérer le nom des comptes comptables utilisés dans votre entreprise.

EMPLOYÉS, CLIENTS, FOURNISSEURS pour y insérer toute information pertinente.

Vous remarquerez, qu’il y a un onglet LOGO. C’est dans cet onglet que vous pourrez y ajouter le logo de votre entreprise en cliquant sur le bouton Choisir un fichier , 

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Auteur : Benoit Larocque
Dernière mise à jour : 2019-05-07 20:13


Que dois-je faire pour que les courriels partent de mon adresse plutôt qu'une adresse générique?

Si vous ne faites aucun réglage, les courriels envoyés à partir du Logiciel Actif proviendrons d'une adresse générique [email protected]logicielactif.com . Les destinataire de vos courriel ne seront pas en mesure de vous répondre. Vous pouvez cependant, avoir une adresse de votre entreprise, voici ce qu'il faut faire.

Vous pouvez configurer une adresse courriel d'envoi par défaut dans les paramètres généraux du système si vous désirez que tout les envois d'un même type (EX: factures) soit envoyé par la même adresse (EX: [email protected]). Pour ce faire, aller dans "Configurations" - "Paramètres" et puis dans l'onglet "SMTP".

L'autre option est de configurer un adresse courriel par utilisateur.
Pour ce faire, accéder à la fiche d'une ressource humaine et aller dans l'onglet "Compte courriel".



Les réponses vous seront données soit par votre fournisseur de service Internet, soit par votre hébergeur.
Vous verrez que l'adresse de retour sera maintenant celle que vous aurez mise, par exemple;

Vous verrez que l'adresse de retour sera maintenant celle que vous aurez mise, par exemple; Pour un résultat plus professionnel et rapide, allez modifier les "modèle de documents" dans PARAMÈTRES. Vous pourrez alors personnaliser le "corp" du courriel qui sera envoyé à votre client, dans les différentes circonstances, comme les factures, états de comptes et autres. Vous pouvez aussi voir tous les courriels qui ont été envoyés via la plateforme de comptabilité Actif en allant sur le lien "Historique des courriels" 

Dans le cas d'un courriel Google Gmail, vous devrez autoriser l'accès aux logiciels externe. Plus de détails ici, https://support.google.com/a/answer/6260879?hl=fr

Auteur : Benoit Larocque
Dernière mise à jour : 2019-10-08 19:19


Comment changer la numérotation des factures, ventes et/ou des soumissions?

Allez simplement dans PARAMÈTRES,  puis sur SUCCURSALE et inscrire, dans le champ "Dernier # de facturation", votre dernier numéro de facture. 
Si vous n'avez pas les droits d'aller sur PARAMÈTRES, demandez à l'administrateur de votre système de le faire pour vous.

Rev260418JR

Auteur : Benoit Larocque
Dernière mise à jour : 2019-07-11 02:19


Comment modifier la charte des comptes ?

Il est fourni, avec le logiciel Actif, une série de comptes par défaut. Mais, il vous est possible de les modifier en vous basant sur la liste des comptes que votre comptable vous aura proposée. Exemple : Vous désirez identifier clairement la banque avec laquelle vos transactions sont effectuées, Banque Nationale, Caisse Desjardins, etc. Pour se faire, rendez-vous dans la section Comptabilité et cliquez sur Charte des Comptes 

Choisissez le compte à modifier ou cliquez sur le + en rouge en bas à droite de votre écran pour ajouter un nouveau compte. 

IMPORTANT : Quand vous modifiez la charte des comptes, ceux-ci ne seront pas automatiquement configurés dans votre logiciel Actif. Vous devrez les configurer manuellement dans votre logiciel Actif.

Exemple : Vous avez utilisé un compte déjà existant comme le compte Clients et vous l’avez renommé compte Fournisseurs. Par la suite vous décidez d’ajouter un Compte facture à recevoir. Quand vous ferez une facture, le compte qui sera affecté sera celui du compte Fournisseurs et non Facture à recevoir.

Comment configurer les comptes dans le logiciel Actif ?

Rendez-vous dans la section Paramètres de votre logiciel Actif et cliquez sur Configurations.

Dans la section Configurations, vous avez différents onglets. Cliquez sur l’onglet Comptabilité pour attribuer vos nouveaux comptes dans le logiciel Actif.

Vous pouvez modifier les comptes à cet endroit. Il ne faut pas oublier d'enregistrer vos nouvelles données.

JR 2018-04-26

Auteur : Steve
Dernière mise à jour : 2018-04-26 15:47


Comment puis-je donner un accès à mon comptable externe afin qu'il puisse consulter les données de mon entreprise directement à partir de notre plateforme ACTIF?

Plus besoin de tout imprimer, votre comptable externe peut accéder à toutes vos données en utilisant son accès ACTIF.  

Pour créer et autoriser cet accès vous devez suivre les étapes suivantes :  

  • En premier lieu, vous devez lui créer une fiche dans la section Ressources humaines
  • En cliquant sur le , situé dans le bas de la fenêtre, vous allez créer une fiche pour une nouvelle ressource

  • Ensuite, vous devez vous rendre dans la section gestion de compte (ou gestion des utilisateurs selon votre rôle) afin de créer un accès web à votre comptable

  • Ensuite sélectionnez l'onglet utilisateurs et cliquez sur le +

  • Vous devez maintenant sélectionner ressources humaines dans le menu déroulant en réponse à la question "À quel type d'utilisateur souhaitez-vous donner un accès?"
  • Entrer le nom de la personne à qui vous souhaitez donner un accès
  • Choississez un rôle (dans ce cas comptable externe, il est important de comprendre que les accès et permissions de ce rôle sont pré-programmés, le détail des permissions relié à ce rôle vous sont accessible dans la section paramètres->rôles)
  • Donnez-lui un code d'utilisateur
  • Entrez son adresse courriel
  • En option, vous pouvez limiter l'accès à une adresse IP spécifique (l'adresse IP de son bureau par exemple) par mesure de sécurité

Après avoir sauvegardé l'accès, votre comptable recevra un courriel lui demandant de choisir un mot de passe. Il pourra ensuite se brancher sur la plateforme et travailler avec vous en temps réel!

SL2018/10/26

Auteur : Jocelyne Robertson
Dernière mise à jour : 2018-10-26 18:45


En tant que comptable externe d'une compagnie, quels sont les avantages à me brancher sur la plateforme ACTIF de mon client ?

ACTIF ne vous offre que des avantages puisque le temps des copies de sécurité est révolu. Vous n'êtes plus obligé de restaurer également toutes les données. 

Après avoir reçu le courriel d'ACTIF vous donnant le lien pour créer votre mot de passe, vous pourrez accéder à toute la comptabilité de votre client.

Vous pouvez consulter toutes les données en temps réél, visualiser les états financiers et faire des écritures.  Si toutefois, vous désirez avoir plus d'accès, il n'y a que votre client qui peut modifier les permissions reliées à votre poste de comptable externe.

120618JR

Auteur : Jocelyne Robertson
Dernière mise à jour : 2018-06-12 19:46


Bienvenue dans la grande famille d'ACTIF

Félicitations et bienvenue dans la grande famille d’ACTIF. Vous venez de faire l’acquisition d’un outil complet reliant toutes les facettes du métier, de l’entrée des données jusqu’à la facturation sans oublier les nombreuses activités comptables.  

Avant toute chose, nous voulons vous assurer que nous serons à votre disposition pour vous accompagner à chaque étape de cette transition. À cette fin, nous avons mis à votre disposition plusieurs outils de recherche et d’aide qui sont mis à jour régulièrement.  

 

La foire aux questions    https://faq.logicielactif.com/

Cette foire aux questions est alimentée grâce aux questions que les utilisateurs nous posent. Vous y retrouvez des informations des plus pertinentes et vous pouvez faire une recherche en utilisant le champ adéquat.  

Les bulles d’information

Dans chaque fenêtre, nous avons inséré des bulles d’informations qui apparaissent lorsque votre curseur passe sur certains champs. Ces informations se veulent une description supplémentaire au champ en question.  

L’aide en ligne

Vous pouvez également trouver certaines informations en cliquant sur le point d’interrogation rouge qui apparait dans le coin supérieur droit de votre fenêtre.  

Vous constaterez également la facilité avec laquelle vous pourrez travailler de concert avec votre comptable externe. En temps réel, il pourra consulter votre comptabilité et imprimer les rapports qui lui sont nécessaires.  

Afin d’accélérer le processus d’intégration, nous pouvons également faire l’importation des données de votre système comptable à ACTIF.   Vous êtes maintenant secondés par une équipe de professionnels qui est à l’écoute de ses clients et veille à la satisfaction de ceux-ci. Vous avez besoin d’une application personnalisée ? Vous aimeriez avoir telle ou telle fonctionnalité ? Faites nous part de vos besoins et ensemble nous trouverons la solution idéale.

JR090518

Auteur : Jocelyne Robertson
Dernière mise à jour : 2019-09-09 21:14


Quelle est la meilleure méthode pour effectuer une sauvegarde de mes données ?

Bien que vos données soient en sécurité sur nos serveurs, vous voudrez peut-être en télécharger une copie.

Essayez-le dès maintenant par le menu Paramètres, Copie de sauvegarde.

Un fichier zip contenant des documents de formal Excel sera envoyé aux courriels des administrateurs.

Naturellement, il existe un rôle “Création de la copie de sauvegarde” activé seulement pour les administrateurs par défaut.

 Ces procédures vont être modifiées dans les prochains jours.

120618JR

Auteur : Jocelyne Robertson
Dernière mise à jour : 2018-06-12 19:43


Pourquoi utiliser la double authentification?

De nos jours, un mot de passe ne suffit plus afin de sécuriser votre compte et vos données. Les pirates ont plusieurs techniques pour accéder à ce que vous ne voulez pas rendre publique. ACTIF a décidé d'emboiter le pas, d'ajouter la double authentification et ce, dans le but de rendre plus sécure toutes les données de la plateforme. 

Il est vrai qu'avec une double authentification,  le processus de connexion est plus long. Toutefois, vous y gagnerez au niveau de la sécurité.