Assistance pour la configuration initiale d'Actif

Que doit-on configurer avant d'utiliser le Logiciel Actif ?

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Benoit Larocque
Dernière mise à jour : 2019-11-19 21:35


Que dois-je faire pour que les courriels partent de mon adresse plutôt qu'une adresse générique?

Si vous ne faites aucun réglage, les courriels envoyés à partir du Logiciel Actif proviendrons d'une adresse générique [email protected]logicielactif.com . Les destinataire de vos courriel ne seront pas en mesure de vous répondre. Vous pouvez cependant, avoir une adresse de votre entreprise, voici ce qu'il faut faire.

Vous pouvez configurer une adresse courriel d'envoi par défaut dans les paramètres généraux du système si vous désirez que tout les envois d'un même type (EX: factures) soit envoyé par la même adresse (EX: [email protected]). Pour ce faire, aller dans "Configurations" - "Paramètres" et puis dans l'onglet "SMTP".

L'autre option est de configurer un adresse courriel par utilisateur.
Pour ce faire, accéder à la fiche d'une ressource humaine et aller dans l'onglet "Compte courriel".



Les réponses vous seront données soit par votre fournisseur de service Internet, soit par votre hébergeur.
Vous verrez que l'adresse de retour sera maintenant celle que vous aurez mise, par exemple;

Vous verrez que l'adresse de retour sera maintenant celle que vous aurez mise, par exemple; Pour un résultat plus professionnel et rapide, allez modifier les "modèle de documents" dans PARAMÈTRES. Vous pourrez alors personnaliser le "corp" du courriel qui sera envoyé à votre client, dans les différentes circonstances, comme les factures, états de comptes et autres. Vous pouvez aussi voir tous les courriels qui ont été envoyés via la plateforme de comptabilité Actif en allant sur le lien "Historique des courriels" 

Dans le cas d'un courriel Google Gmail, vous devrez autoriser l'accès aux logiciels externe. Plus de détails ici, https://support.google.com/a/answer/6260879?hl=fr

Auteur : Benoit Larocque
Dernière mise à jour : 2019-10-08 19:19


Comment modifier la numérotation séquentielle des Ventes, Soumissions et Factures, dans Actif ?

La numérotation des divers documents d'une entreprise est importante; elle doit être représentative, particulièrement pour les administratuers.
C'est pourquoi il doit vous être possible de déterminer ce qu'elle sera, et ceci
pour chacun de vos documents possédant une numérotation séquentielle.

Nous vous présenterons dans cet article la procédure à suivre afin de pouvoir définir dans  Actif, la séquence qui sera applicable à la numérotation de vos divers documents. 

Vous pourrez ainsi définir la numérotation à utiliser pour vos Ventes, vos Soumissions
ainsi que vos Factures.

 

 

Nous supposerons ici que l'entreprise ouvre une nouvelle succursale. Afin de pouvoir rapidement savoir laquelle des succursales est l'émettrice  d'un document, nous assignerons une séquence différente pour les Ventes, les Soumissions et les Factures générées par chacune de celles ci.

 Pour la succursale principale, la numérotation des Ventes a débuté à 1000001, celle des Soumissions a débuté à 2000001 alors que celle des Factures a débuté à 3000001.

Cet ordre nous semblait logique, puisque la Vente est à l'origine du processus transactionnel, que la  Soumission vient (optionnellement) ensuite, et que l'étape finale en est la Facture.

Afin de conserver la même ligne de pensée, il a donc été établi par la direction que pour la nouvelle succursale, la règle suivante sera applicable : la numérotation des Ventes débutera à 4000001, celle des Soumissions  à 5000001 alors que celle des Factures sera  à partir de 6000001


Voici donc la démarche à effectuer pour mettre cette règle en application.

Rendez-vous dans le module  du menu, peuis ensuite dans la section de celui-ci...

   

Actif vous amènera à l'écran la fenêtre Configuration, en vous offrant le contenu de l'onglet INFO...




Déplacez-vous maintenant vers l'onglet SUCCURSALES, où vous trouverez une liste de toutes les succursales existantes de l'entreprise...



Nous allons maintenant accéder aux données de la nouvelle succursale en cliquant sur cette ligne... 

 

 

La fiche suivante nous est présentée en superposition à l'écran sur lequel nous nous trouvions...

 

L'onglet INFO, sur lequel nous nous trouvons, nous présente les données concernant cette succursale. Nous nous attarderons à cette partie de l'écran...

Les numéros que l'on voit dans chacun des 3 champs sont inscrits par défaut dans ceux-ci par  Actif lors de la création de toute nouvelle succursale. Vous êtes donc libres de les conserver ou bien d'y entrer les valeurs numériques de votre choix.

Dans ce cas-ci, nous les modifierons afin qu'ils affichent les données suivantes, puisque c'est la séquence qu'il a été convenu d'utiliser pour la nouvelle succursale... 

Finalement, nous compléterons l'opération en cliquant sur , ce qui nous ramènera à l'écran de Configuration.


 

Il peut également arriver que l'on souhaite établir une nouvelle séquence de numérotation pour une succursale déjà existante, suite à un changement d'administration ou la vente de l'entreprise, par exemple.

Cette démarche permet de pouvoir facilement déterminer si les documents ont été créés avant ou après le changement survenu.


 Note importante : Si vous devez réinitialiser la séquence de numérotation
des
documents pour une entreprise ou une succursale qui était déjà existante
et en
opération et pour laquelle des documents ont été créés avant le moment
de la
réinitialisation des compteurs, il est  obligatoire que le numéro de départ
de la nouvelle séquence soit une valeur numérique supérieure à la dernière
valeur existante dans chacun des cas, puisque Actif ne vous permettra pas
d'entrer 
un numéro séquentiel de départ inférieur au dernier numéro utilisé.

Par exemple : si les compteurs d'une entreprise ou d'une succursale indiquent
ceci
au moment où on souhaite procéder à une réinitialisation...

 Les nouvelles valeurs minimales possibles pour chacun des compteurs seraient
alors les suivantes...

 

Par contre, nous recommanderions d'utiliser des valeurs de départ après
réinitialisation qui permettraient plus facilement de déterminer si les
documents 
ont été créés avant ou bien après celle-ci. À titre d'exemple,
les valeurs suivantes 
seraient potentiellement intéressantes...

 


 

 

 

Rev. 2019-12-12

Auteur : Mario Dubé
Dernière mise à jour : 2019-12-12 23:09


Comment modifier la charte des comptes ?

Il est fourni, avec le logiciel Actif, une série de comptes par défaut. Mais, il vous est possible de les modifier en vous basant sur la liste des comptes que votre comptable vous aura proposée. Exemple : Vous désirez identifier clairement la banque avec laquelle vos transactions sont effectuées, Banque Nationale, Caisse Desjardins, etc. Pour se faire, rendez-vous dans la section Comptabilité et cliquez sur Charte des Comptes 

Choisissez le compte à modifier ou cliquez sur le + en rouge en bas à droite de votre écran pour ajouter un nouveau compte. 

IMPORTANT : Quand vous modifiez la charte des comptes, ceux-ci ne seront pas automatiquement configurés dans votre logiciel Actif. Vous devrez les configurer manuellement dans votre logiciel Actif.

Exemple : Vous avez utilisé un compte déjà existant comme le compte Clients et vous l’avez renommé compte Fournisseurs. Par la suite vous décidez d’ajouter un Compte facture à recevoir. Quand vous ferez une facture, le compte qui sera affecté sera celui du compte Fournisseurs et non Facture à recevoir.

Comment configurer les comptes dans le logiciel Actif ?

Rendez-vous dans la section Paramètres de votre logiciel Actif et cliquez sur Configurations.

Dans la section Configurations, vous avez différents onglets. Cliquez sur l’onglet Comptabilité pour attribuer vos nouveaux comptes dans le logiciel Actif.

Vous pouvez modifier les comptes à cet endroit. Il ne faut pas oublier d'enregistrer vos nouvelles données.

JR 2018-04-26

Auteur : Steve
Dernière mise à jour : 2019-11-19 20:49


En tant que comptable externe d'une compagnie, quels sont les avantages à me brancher sur la plateforme ACTIF de mon client ?

ACTIF ne vous offre que des avantages puisque le temps des copies de sécurité est révolu. Vous n'êtes plus obligé de restaurer également toutes les données. 

Après avoir reçu le courriel d'ACTIF vous donnant le lien pour créer votre mot de passe, vous pourrez accéder à toute la comptabilité de votre client.

Vous pouvez consulter toutes les données en temps réél, visualiser les états financiers et faire des écritures.  Si toutefois, vous désirez avoir plus d'accès, il n'y a que votre client qui peut modifier les permissions reliées à votre poste de comptable externe.