Comment encaisser le paiement d’un Client dans Actif ?

Alida / Mario
2020-01-07 23:46

Il est primordial de toujours enregistrer ponctuellement chacun des paiements effectués par vos Clients.

Cela vous permet de faire un suivi du compte ces derniers, et également de maintenir à jour votre comptabilité.

Dans cet article, nous vous guiderons donc dans la façon de traiter un encaissement provenant d'un Client.

 

 

Pour débuter le processus, nous vous amenons à entrer dans la section ENCAISSER du module CLIENTS...



En cliquant sur ENCAISSER, vous ouvrez la fenêtre qui vous donne accès au tableau vous permettant de saisir les données du paiement...




Comment remplir les champs ?

Le premier champ qui se présente est obligatoire. Il s’agit du champ  ...

  Entrez dans ce champ le nom du Client qui effectue le paiement,  Actif vous aide en vous proposant les clients pouvant correspondre à ce que vous tapez dans le champ; vous n'avez qu'à sélectionner le Client approprié... 

 

Une fois votre sélection effectuée, cliquez ensuite à l'extérieur du champ,  Actif vous affichera la liste des items ayant un solde différent de $0,00 pour ce Client ...


Afin de pouvoir encaisser un paiement, il faudra idéalement avoir créé au préalable une Vente, et ensuite généré une Facture correspondant aux Produits et services que le Client vous a achetés.  


Pour savoir comment créer une Vente, référez-vous aux articles de la FAQ intitulés :

Comment créer une Vente dans Actif ? - Partie I – Section Client

Comment créer une Vente dans Actif ? – Partie II – Section Produits
et services et autres champs

Comment créer une Vente dans Actif ? – Partie III – Autres onglets 


Vient ensuite le champ .
La présence de l'indicateur  signifie que ce champ est obligatoire.et doit contenir une donnée quelconque. 
Conséquemment,  Actif refusera de traiter la transaction si vous le laissez vide. Nous vous suggérons d'y inscrire le numéro du chèque, le cas échéant, ou encore la date s'il s'agit d'un paiement effectué par virement bancaire ou carte de crédit. Il vous appartient de définir ce qui sera inscrit dans ce champ. Pour les besoins de l'exemple, nous présumons qu'il s'agit d'un virement bancaire reçu le 4 décembre 2019...

Nous passons ensuite au champ  qui indique par défaut le compte bancaire dans lequel vous déposez normalement les encaissements pour les paiements reçus. Vous pouvez à loisir diriger l'encaissement vers un autre compte bancaire en ouvrant la liste déroulante qui apparait si vous cliquez dans le champ...

 

Remplissez maintenant le champ   en y inscrivant le montant total exact du paiement reçu. 

Le montant que vous entrez se retrouvera également automatiquement dans le le champ   ...


Déplacez-vous maintenant dans les cases des colonnes RÉDUCTION ainsi que PAIEMENT et allez inscrire les montants appropriés. Vous devez normalement distribuer le montant du paiement parmi les factures apparaissant dans le tableau jusqu'à ce que le champ   affiche zéro. Ceci confirme que la totalité du montant encaissé a été affecté au paiement de factures avec exactitude.

Dans notre exemple, le montant reçu correspond au montant dû pour la Facture numéro 3000126. nous irons donc l'indiquer à l'endroit approprié. 

 Au milieu de la page apparaît le champ "Notes"  , dans le cas où vous souhaiteriez y enregistrer des informations particulières concernant cet encaissement ...




Une fois que vous aurez validé toutes les données inscrites, appuyez sur le bouton  pour enregistrer le paiement reçu.  Actif vous demandera à ce moment de confirmer la transaction en superposant à l'écran affiché la boîte de dialogue suivante...



Il vous suffit de valider en cliquant sur le bouton pour valider une dernière fois et autoriser l'ajout de la transaction d'encaissement.


Attention !!!  N’oubliez pas de remplir le champ "Référence". Si ce n’est
pas fait,  Actif refusera de traiter votre Encaissement. Il vous faudra alors
reprendre le processus et remplir ce champ avec une référence de paiement.


Est-il possible d'encaisser un paiement sans qu'il existe une Facture au préalable ?

La réponse est OUI, mais dans ce cas, il s'agit de l'enregistrement d'un acompte que le Client verse en prévision d'un achat futur.

 Nous vous expliquons ci-après comment cela fonctionne.

Commencez par cliquer surla section ENCAISSER du module CLIENTS...


Vous obtiendrez la feuille vide suivante ...


Remplissez d'abord le champ .
C'est un champ obligatoire. Nous allons recevoir un paiement de M. Hervé David.


Ensuite, passez au champ , qui est également un champ obligatoire.
Ici, nous avons ajouté le numéro du chèque. que le Client nous a remis.


Puisqu'il s'agit d'un acompte sur facture à venir et non d'un paiement applicable à une facture déjà existante, passez directement au champ
.

Inscrivez-y le montant exact du chèque que le Client vous a fait parvenir...


Le champ  se remplit automatiquement avec le montant inverse du paiement. 


Ce montant de  $ 1 500,00 apparaîtra au compte de M. Hervé David jusqu'au moment où une transaction de Vente sera conclue et qu'une Facture sera créée.

Il ne vous restera plus qu'à faire le rapprochement en enregistrant un encaissement à zéro, dans lequel le montant reçu à titre d'acompte sera appliqué à la nouvelle Facture.


Pour des fins de référence, vous pouvez expliquer dans le champ suivant que ce paiement enregistré correspond à un acompte perçu pour une Facture à venir...

 

Pour finaliser l'enregistrement de la transaction, appuyez sur .

Actif vous demandera une confirmation avant de traiter votre demande, faisant apparaître la fenêtre ...

Cliquez sur  pour confirmer et ainsi procéderà l'enregistrement du paiement reçu en guise d'acompte.

 

 

Si vous voulez vous assurer que le paiement a bien été encaissé et que la somme reçue apparaît bel et bien dans le compte de M. Hervé David, entrez dans la section CLIENTS du module CLIENTS.

Vous obtenez la fenêtre vous montrant la liste des Clients...


Tapez le nom de Hervé David dans le champ de recherche pour accéder à ses comptes chez vous, puis validez....
 

Il vous apparaît alors la liste filtrés n'affichant que les comptes de M. Hervé David...


Cliquez maintenant sur le dossier dans lequel vous avez enregistré l'acompte.
Dans le cas présent, c'est le compte possédant le code 8005551215.