Comment créer un Client dans Actif ?
Partie I - Onglet INFO

Alida / Mario
2020-01-07 20:33

Pourquoi procéder à la création d'une fiche Client, et et comment le faire ?

La fiche Client est essentielle à la création d'une Vente.  Afin de pouvoir intégrer les informations d'un Client dans la fiche Vente, il vous faudra, au préalable, créer la fiche Client.

Nous vous guiderons dans cet article au-travers le processus visant à créer la fiche Client. 

 

 

Note : Si quelqu'un qui utilise  Actif ne veut pas créer de fiches Client
individuelles pour chacun d'eux, il peut alors utiliser une seule fiche,
qu'il appellera
 "CAISSE" ou "Client générique". Il remplira cette même
fiche à chaque fois que 
c'est nécessaire. Par contre, les clients ainsi
définis ne seront pas enregistrés dans la base de données, et il sera
par conséquent impossible de tirer de statistiques depuis les ventes
effectuées au fil du temps.

 

 

Procédure visant la création d'une nouvelle fiche Client

Dans la partie gauche de votre page, vous trouvez le menu principal. En cliquant sur le "module" CLIENTS, vous obtenez une liste déroulante vous offrant les sélections possibles parmi les diverses "sections" du module dans lequel vous vous trouvez.

Ici cette liste débute par CLIENTS.
Pour créer une nouvelle fiche Client, cliquez sur la "sectionCLIENTS...

 

 

Dans la section de droite apparaît la liste vous montrant toutes les fiches Client déjà existantes dans votre base de données  Actif, et éventuellement des prospects...

 

 

Vous allez travailler dans cette page pour créer une nouvelle fiche Client...


Cliquez sur l'une ou l'autre des deux icônes  que vous retrouvez à l'écran : la première est immédiatement à la droite du grand titre Clients, et l'autre est tout en bas de la page, à droite.


Vous avez maintenant à l'écran une fiche Client vierge qu'il vous faut compléter...

 

 

Commencez par le premier onglet, qui est INFOS. Cette partie renferme les informations générales du Client. La première case contient le "Code" identifiant cette fiche Client. Chaque fiche a un code qui lui est propre, et selon lequel elle est ordonnancée dans votre base de données. Le "Code", avec le symbole , qui indique qu'il s'agit d'un champ que vous devez obligatoirement  remplir.

Le "Code" indentifiant une fiche Client doit nécessairement être unique, puisque chaque Client doit avoir un code qui lui soit propre et que chaque "Code" doit ne désigner qu'un seul Client.

Vous avez deux options pour l'attribution d'un "Code" à un client : créer vous-même les codes, mais il faudra que chaque client ait son code propre. Vous pouvez également laisser  Actif faire ce travail automatiquement. Dans ce dernier cas, vous n'aurez pas accès à cette case.

Si vous choisissez de laisser Actif attribuer les codes, dès que vous ouvrez cette page, il en existe déjà un qui est assigné à cette nouvelle fiche et qui apparaît dans le champ "Code". Vous devrez remplir les autres champs.

 

 

Le champ "Nom" est un champ obligatoire (marqué par le ). Il peut être celui d’une société ou d’un particulier.

S’il s’agit d’un particulier, inscrivez les données l'identifiant en utilisant le format prénom suivi du nom...

 Dans le cas d'une entreprise, vous y inscrirez la raison sociale de cette dernière...

 

  

Après le champ "Nom", vous avez quatre autres champs à compléter. Vous procédez pour chacun de ces derniers en sélectionnant parmi les choix offerts...

Si vous possédez déjà les inform,ations correspondantes, vous pouvez dès maintenant remplir ces champs. 

Le champ "Mode"  vous permet de choisir entre « Entreprise » ou « Particulier », vous attribuez donc selon le client.

Dans le  champ "Statut", choisissez entre « Actif » et « Inactif ». Un client est actif du moment qu'il utilise vos services, ou il est un consommateur régulier. Un client sera désigné comme inactif quand il est encore uniquement considéré comme étant un prospect avec lequel vous ferez ultérieurement affaire. Avec le temps, un client actif peut devenir inactif quand il n’utilise plus vos services, il reste tout de même dans votre base de données.

Le champ "Langue" donne le choix entre « Anglais » et  « Français », selon la langue utilisée par le client.

Pour la « Devise », vous avez deux possibilités : le dollar canadien « CAD » ou le dollar américain « USD », selon laquelle sera utilisée lors de vos transactions avec ce Client.

 

 

Ensuite viennent deux champs de date, auxquels vous n’avez pas accès, Actif les remplit automatiquement selon la date du jour.

Ces champs indiquent respectivement la date de création de la fiche Client, d'une part, et la date à laquelle la dernière modification y a été effectuée, d'autre part.

 

 

La deuxième ligne vous informe de l’"Adresse" du client. Il s’agit de l’adresse administrative, pour l'envoi de toute correspondance. Veillez à bien remplir toutes les cases, incluant le code postal.

Par défaut, dans  Actif, cette adresse sera également considérée comme étant l'adresse de livraison.
Advenant que l'adresse où doit être effectuée la livraison ou la prestation de service soit différente de celle où la facturation sera expédiée, cette dernière devra être spécifiée à la section suivante.

 

 

La section suivante "Adresse Livraison" vous permet de définir cette adresse lorsqu'elle diffère de l’adresse administrative.

Dans ce cas précis, remplissez toutes les cases pour assurer que la livraison ou la prestation de service se fera au bon endroit.

 

 

Vient maintenant la partie vous informant au sujet des coordonnées téléphoniques et adresse courriel et web. Assurez-vous de saisir les données exactes. Par la suite, en cliquant sur l'une ou l'autre des icônes  associées aux numéros de téléphone inscrits dans les champs "Téléphone" ou bien "Cellulaire", vous pourrez communiquer directement avec votre Client.

Il en est de même pour l’adresse courriel ainsi que celle du site web de votre Client. Quand vous cliquez sur l'icône , vous ouvrez une autre fenêtre pour un envoi de courriel au Client. De la même façon, en cliquant sur l'icône , une nouvelle fenêtre s'ouvrira, vous présentant la page web de votre Client, associée aux données inscrites dans le champ "Siteweb".

 

A côté de l’"Adresse courriel", vous avez deux autres champs. Le "Type"  vous permet de préciser s’il s’agit d’un client ou d’un prospect. Le "Potentiel" définit le degré d’engouement du client : « Hot », « Unsure », ou « Cold ». 

 

 

Par la suite, vous avez une ligne de cases pour la facturation à ce client, pour ceux procédant avec la méthode d'affacturage.

Si la facture doit être adressée à une autre société ou une autre personne, c’est ici que vous devrez le spécifier. Dans ce cas, deux options se présentent :  

Il s’agit d’un client déjà répertorié dans votre base de données : En tapant l’initiale du nom, Actif proposera déjà une liste. Vous pouvez choisir parmi le contenu qui est présenté.

Il s’agit d’un nouveau client : Si c’est le cas, vous cliquez sur le symbole  Vous aurez la même fenêtre de création d’une nouvelle fiche Client. Vous recommencez donc le processus pour créer un nouveau Client.

Les deux cases suivantes, pour leur part contiendront le Numéros d’Entreprise du Québec ("N.E.Q.") ou dans une autre province ("N.E."), selon le cas échéant.


A ce stade du processus, nous vous suggérons fortement d'enregistrer la fiche avant de continuer.
C’est pour éviter de perdre les données, et également pour pouvoir passer à l’étape suivante.

  

 

Dans la section suivante, vous ajoutez les "Contacts associés à ce client". Cela vous permet de spécifier le nom de vos interlocuteurs dans cette société : par exemple le service Achat, le service Comptabilité, le Service Technique, etc.

Pour ajouter les coordonnées d'un contact, cliquez sur .

Vous verrez alors apparaître en superposition une fenêtre à remplir avec les coordonnées de la personne...

Vous pouvez remplir toutes les cases, pour faciliter vos recherches plus tard, ou pour retrouver un numéro de téléphone. 

Vous complétez en cliquant sur , et vous verrez apparaître votre nouveau contact dans la liste...

Si vous souhaitez mettre à jour les coordonnées d'un contact, simplement cliquer sur son nom dans la liste, et la fenêtre superposée vous apparaîtra à nouveau. Vous modifiez alors ce qui doit l'être et vous sauvegardez les nouvelles données en cliquant sur .

Si toutefois vous souhaitez retirer un contact de la liste, vous n'avez qu'à cliquer sur l'icône  qui se trouve à l'extrémité droite de la ligne affichant le nom de celui-ci.  Actif vous demandera de confirmer la suppression en vous présentant la boîte de dialogue suivante...

 

 

La partie suivante concerne le logo de la société appartenant à votre Client. Si vous  avez pu vous procurer le logo officiel du Client, il vous suffit de cliquer sur  et aller le sélectionner à l’emplacement où  Actif pourra retrouver le fichier comportant ce  logo dans votre ordinateur.

 

  

 Note : Les champs obligatoires, identifiés par l'icône , sont à remplir
dès la création de 
la fiche. Quant aux autres champs, vous pouvez les
compléter au fur et à mesure, quand
vous aurez plus de contacts avec
le client, quand vous aurez plus d'informations le concernant
et que
vous le connaîtrez de manière plus aprofondie. 

 

 
 

Pour continuer à remplir votre fiche Client, passez aux autres onglets. 
Nous vous indiquons comment le faire dans l'article de la FAQ intitulé :

Comment créer un Client dans Actif ? Partie II
Onglets TERMES, VENDEUR et CRM

 

 

 

Rev. 2020-01-07
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