Comment créer une Vente dans Actif ?
- Partie II - Section Produits et services et autres champs

Mario Dubé
2019-12-11 16:24

Toujours à l'intérieur du processus Vente → Soumission → Facture... 
Voici la suite de la démarche permettant la création d'une Vente, à partir de laquelle nous pourrons ensuite générer Soumission et Facture .  

 

Poursuivons avec les champs "Création"    et "Facturation"  .

 Le champ "Création"    vous indique la date à laquelle vous avez initialement créé la Vente. Ce champ ne vous est pas accessible puisque c'est  Actif qui l'inscrit automatiquement.

Le champ "Facturation"   vous indique pour sa part la date qui apparaîtra sur la Facture, lorsque celle-ci sera émise. Si vous connaissez déjà la date à laquelle la Vente sera facturée au client, vous pouvez l'indiquer dès maintenant et  Actif utilisera cette date quand la Facture sera créée.

Si le contenu du champ "Facturation"   est laissé vide,  Actif attendra le moment où vous allez facturer votre client pour cette Vente afin de déterminer la date qui va apparaître sur la Facture..

  •  Par défaut, au moment de créer la Facture,  Actif utilisera la date du jour si le champ "Facturation" est vide.
  • Par contre, si vous indiquez une date spécifique dans le champ "Facturation" au moment de créer la Facture, Actif fera apparaître cette date sur la Facture générée. La date de facturation entrée  manuellement dans le champ "Facturation" peut être ultérieure ou antérieure à la date du jour. Dans le cas où vous choisissex d'utiliser une date de facturation antérieure à la date du jour, la date spécifiée ne pourra pas appartenir à une période comptable déjà fermée.

Note : Dans tous les cas, il est important de vous rappeler que la date apparaissant sur la Facture sera celle dont  Actif tiendra compte dans l'établissement du rapport à usage comptable intitulé "Âge des comptes à recevoir".


 

À ce stade-ci, nous allons poursuivre en vous guidant uniquement à-travers la suite des étapes obligatoires et  essentielles à la création d"une Vente. C'est pourquoi, l'utilisation des 6 champs suivants étant optionnelle et que ceux-si sont utilisés moins fréquemment, nous y reviendrons ultérieurement.

Conséquemment, les  6 champs  consécutifs suivants : "Travaux ,
"Validation , "Responsable ,
"Créé par , "No Interne 
et "No P.O. , de même que l'icône   ,  qui se retrouvent tous dans la section de droite de votre fiche Vente, feront l'objet d'une autre FAQ dans  Actif , qui traitera spécifiquement de leur utilisation.


 

 La prochaine étape que nous visiterons maintenant portera donc sur l'ajout de quelques items à la Vente en cours.


Afin d'ajouter des items à votre Vente, deux méthodes possibles s'offrent à vous dans  Actif. Elles sont tout aussi simples l'une que l'autre... voyons ci-dessous en quoi elles  consistent :

  • Première méthode pour l'ajout d'un item à une Vente.

Cette méthode, que nous utiliserons maintenant, vous sera particulièrement utile si vous ne connaissez pas intuitivement les termes utilisés dans le descriptif de votre item, et qui figure dans la fiche des divers Produits et services offerts à votre clientèle.

Dans ce premier exemple, l'item que vous souhaitez ajouter à la Vente est un petit verre  avec un dessin, mais vous ignorez totalement quelle est la description correspondant à ce produit dans la base de donneés des Produits et services dans  Actif

 Pour rechercher l'article souhaité, il vous suffit simplement de cliquer sur l'icône  que vous trouverez facilement au centre, dans la partie de droite de la fiche Vente. Ceci aura pour effet de vous amener à l'écran la liste complète de tous les Produits et services qui sont répertoriés dans votre base de données d' Actif. Voici donc un aperçu de ce que vous aurez à l'écran...

 

 Une fois que vous aurez parcouru la liste et des Produits et services  en utilisant les boutons à cet effet situés en bas, à droite de votre écran  ,et que vous aurez trouvé l'item que vous cherchez, vous cliquez dessus afin de faire apparaître la ligne choisie en surbrillance...

 

 Il ne vous reste ensuite qu'à cliquer sur "AJOUTER À LA VENTE"  que vous trouvez au bas, à gauche de l'écran, et l'item sélectionné sera automatiquement ajouté à votre Vente.

 Vous pouvez répéter la procédure ci-dessus et ainsi ajouter autant d'items que vous le souhaitez à votre Vente, jusqu'à ce que celle-ci soit complétée.


  • Deuxième méthode pour l'ajout d'un item à une Vente.

 Il vous est également possible d'jouter des Produits et services à votre Vente en entrant  un ou plusieurs mots qui font partie de la description de votre produit dans le champs de recherche   qui se retrouve à la droite de votre écran et situé immédiatement à la droite du logo  utilisé dans la première méthode d'ajout de Produits et services à votre Vente.

 
Dans le cas présent, nous supposerons que votre client souhaite acheter 125 cartes d'affaires régulières pour l'acheteur , puis 1 000 cartes régulières pour un représentant  de l'entreprise et finalement, 440 cartes d'affaires de luxe pour le président.  Nous inscrirons donc simplement "carte" dans le champ de recherche et laisserons  Actif nous proposer une liste de tous les items de la base de données des Produits et services dans lesquels se retrouve ce mot ...

Pour inscrire dans votre Vente l'un ou l'autre des items proposés, vous allez simplement vous déplacer dans la liste des choix offerts de sorte à mettre en surbrillance celui qui correspond à votre choix et cliquer dessus. L'item ainsi sélectionné sera automatiquement ajouté à la Vente.

Vous répéterez ceci autant de fois que nécessaire pour que tous les Produits et services requis aient été inscrits. Dans notre exemple, voici ce que la section des Produits et services de votre fiche Vente affichera à l'écran une fois que vous y aurez successivement inscrit chacun des 3 items voulus...


 Vous avez presque terminé la créationde votre Vente. Voici donc maintenant une vue d'ensemble de la fiche telle que vous la verrez dans  Actif...