Le champ "Code"... Quelques conseils pour codifier de façon efficace toutes vos fiches (client, fournisseur, produit, sous-produit, employé et autres) dans Actif.

Mario Dubé
2019-11-07 23:13

Danns chacune de vos fiches client,  fournisseur,  produit,  sous-produit, employé, etc...  vous trouverez un champ "Code", dont le contenu vous permettra une identification UNIQUE.

ATTENTION : il est important que chaque Code que vous allez créer soit et demeure unique. Pour bien codifier vos fiches, utilisez une méthode simple et facile à comprendre, et qui soit adaptée à vos besoins, puis  appliquez-la de façon rigoureuse.

Voici quelques exemples...

  • Utilisez  le numéro de téléphone (sans les espaces, tirets, etc)
    Ainsi, la personne ayant le numéro (514) 333-0000 aura pour code 5143330000.
    S'il s'agit d'un numéro de téléphone auquel plusieurs personnes peuvent être rejointes (numéro d'entreprise), entre autres, vous pouvez ajouter le numéro du poste à la fin.
    Conséquemment, la personne au (514) 333-0000, poste 999 aura pour code 5143330000999

  • Utilisez les 3 premières lettres des mots constituant les noms  d'entreprise, en omettant d'inclure les articles ou autres compris dans ces noms.
    Ainsi, l'entreprise Les Pavages Larue inc. aurait pour code PAVLAR.  Si le nom de l'entreprise se résume à un seul mot,  utilisez ce mot au complet. De cette façon, l'entreprise Sanivac aura pour code SANIVAC.

  • De la même façon, la personne ayant pour nom Jeanne Beauséjour aurait pour code BEAJEA ou encore JEABEA, selon que vous choisissiez d'utiliser la formule Prénom-Nom ou encore Nom-Prénom.
    Dans le cas où vous auriez 2 codes identiques à partir de ce type de codification basée sur les noms, vous pourriez choisir d'ajouter des lettres supplémentaires afin de préserver l'unicité des codes ainsi créés.
    Ainsi, Claude Truchon aurait pour code TRUCLAU ou encore CLATRUC alors que  Clarence Trudeau se verrait attriber le code TRUCLAR ou encore CLATRUD.

  • Pour ce qui est de la création de codes assignés aux produits, nous vous suggérons d'utiliser le numéro du code à barres du produit (et non celui de l'emballage), vous sauverez beaucoup de temps et serez assuré que chacun des codes sera unique.

Rappelez-vous que dans tous les cas, il demeure impératif que chaque code créé demeure UNIQUE, peu importe selon quelle méthode vous choisirez de générer vos codes ou dans quel module il sera utilisé. Il vous appartient donc de vous assurer d'ajuster au besoin si vous vous retrouvez en présence de doublons.

** ASTUCE **  Si vous souhaitez ne pas avoir à vous-même créer et gérer un système de codification pour les fiches suivantes : ressources humaines, clients et fournisseurs, il vous est possible de confier à  Actif  le soin de générer automatiquement pour vous le contenu du champ Code de ces fiches.

Si vous optez pour qu'il en soit ainsi, simplement vous rendre dans le module PARAMÈTRES, puis localiser dans la section CONFIGURATIONS,  l'onglet OPTIONS.

Vous y êtes ? Il ne vous reste plus maintenant qu'à défiler vers le bas, puis localiser l'option conçue à cette fin et ensuite l'activer à l'aide de la case à cocher, tel qu'illustré ci-dessous.

Et voilà, le tour est joué !  À compter de maintenant,  Actif prendra en charge la responsabilité de générer le contenu du champ Code , mais cette fonctionnalité s'applique uniquement pour chacune des fiches  suivantes : ressources humaines, clients et fournisseurs.

Cette responsabilité vous incombe donc toujours en ce qui concerne la gestion et l'application des règles régissant la création et l'assignation du contenu du champ Code pour toutes les autres fiches que vous retrouverez dans  Actif.

 

 

 

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