Comment modifier la numérotation séquentielle des Ventes, Soumissions et Factures, dans Actif ?

Mario Dubé
2019-12-12 23:09

La numérotation des divers documents d'une entreprise est importante; elle doit être représentative, particulièrement pour les administratuers.
C'est pourquoi il doit vous être possible de déterminer ce qu'elle sera, et ceci
pour chacun de vos documents possédant une numérotation séquentielle.

Nous vous présenterons dans cet article la procédure à suivre afin de pouvoir définir dans  Actif, la séquence qui sera applicable à la numérotation de vos divers documents. 

Vous pourrez ainsi définir la numérotation à utiliser pour vos Ventes, vos Soumissions
ainsi que vos Factures.

 

 

Nous supposerons ici que l'entreprise ouvre une nouvelle succursale. Afin de pouvoir rapidement savoir laquelle des succursales est l'émettrice  d'un document, nous assignerons une séquence différente pour les Ventes, les Soumissions et les Factures générées par chacune de celles ci.

 Pour la succursale principale, la numérotation des Ventes a débuté à 1000001, celle des Soumissions a débuté à 2000001 alors que celle des Factures a débuté à 3000001.

Cet ordre nous semblait logique, puisque la Vente est à l'origine du processus transactionnel, que la  Soumission vient (optionnellement) ensuite, et que l'étape finale en est la Facture.

Afin de conserver la même ligne de pensée, il a donc été établi par la direction que pour la nouvelle succursale, la règle suivante sera applicable : la numérotation des Ventes débutera à 4000001, celle des Soumissions  à 5000001 alors que celle des Factures sera  à partir de 6000001


Voici donc la démarche à effectuer pour mettre cette règle en application.

Rendez-vous dans le module  du menu, peuis ensuite dans la section de celui-ci...

   

Actif vous amènera à l'écran la fenêtre Configuration, en vous offrant le contenu de l'onglet INFO...




Déplacez-vous maintenant vers l'onglet SUCCURSALES, où vous trouverez une liste de toutes les succursales existantes de l'entreprise...



Nous allons maintenant accéder aux données de la nouvelle succursale en cliquant sur cette ligne... 

 

 

La fiche suivante nous est présentée en superposition à l'écran sur lequel nous nous trouvions...

 

L'onglet INFO, sur lequel nous nous trouvons, nous présente les données concernant cette succursale. Nous nous attarderons à cette partie de l'écran...

Les numéros que l'on voit dans chacun des 3 champs sont inscrits par défaut dans ceux-ci par  Actif lors de la création de toute nouvelle succursale. Vous êtes donc libres de les conserver ou bien d'y entrer les valeurs numériques de votre choix.

Dans ce cas-ci, nous les modifierons afin qu'ils affichent les données suivantes, puisque c'est la séquence qu'il a été convenu d'utiliser pour la nouvelle succursale... 

Finalement, nous compléterons l'opération en cliquant sur , ce qui nous ramènera à l'écran de Configuration.


 

Il peut également arriver que l'on souhaite établir une nouvelle séquence de numérotation pour une succursale déjà existante, suite à un changement d'administration ou la vente de l'entreprise, par exemple.

Cette démarche permet de pouvoir facilement déterminer si les documents ont été créés avant ou après le changement survenu.


 Note importante : Si vous devez réinitialiser la séquence de numérotation
des
documents pour une entreprise ou une succursale qui était déjà existante
et en
opération et pour laquelle des documents ont été créés avant le moment
de la
réinitialisation des compteurs, il est  obligatoire que le numéro de départ
de la nouvelle séquence soit une valeur numérique supérieure à la dernière
valeur existante dans chacun des cas, puisque Actif ne vous permettra pas
d'entrer 
un numéro séquentiel de départ inférieur au dernier numéro utilisé.

Par exemple : si les compteurs d'une entreprise ou d'une succursale indiquent
ceci
au moment où on souhaite procéder à une réinitialisation...

 Les nouvelles valeurs minimales possibles pour chacun des compteurs seraient
alors les suivantes...

 

Par contre, nous recommanderions d'utiliser des valeurs de départ après
réinitialisation qui permettraient plus facilement de déterminer si les
documents 
ont été créés avant ou bien après celle-ci. À titre d'exemple,
les valeurs suivantes 
seraient potentiellement intéressantes...

 


 

 

 

Rev. 2019-12-12
Nuage de tags: Soumission, Vente
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