Mon client m'a fait parvenir un lien et ses informations, comment puis-je y accéder à titre de comptable externe?

Benoit Larocque
2018-07-04 22:12

Comme votre temps est précieux, voici les quelques informations que vous avez besoin pour bien servir votre client. 

Premièrement, sachez que si votre client vous a donné un accès « Comptable externe », pour votre sécurité, vous pourrez pratiquement tout voir, mais ne pourrez que faire de nouvelles écritures et travailler à la fermeture des périodes. 

Comment accéder à ACTIF

Vous avez reçu un message vous invitant à crééer votre mot de passe sécuritaire, afin d'accéder à la comptabilité de votre client. Vous n'avez qu'à suivre les indications telles que mentionnées.

Maintenant, vous être dans "ACTIF", prenons un peu de temps pour vous présenter quelques notions de base:

 

Notion de périodes dans Actif.

Une période est généralement une fin de mois. Par défaut, lorsque vous demandez de voir les états financiers, vous ne verrez que la période courante, soit le dernier mois non fermé.  Si toutefois, vous voulez voir plus, à vous de demander à partir de quelle période jusqu'à quelle période, comme illustré ci-bas.

Vous pouvez fermer une période en allant dans "COMPTABILITÉ", "PÉRIODE" et cliquer "FERMER UNE PÉRIODE".  On ne vous demandera que le numéro et la date de la période.

Comme numéro, on vous suggère les deux derniers chiffres de lannée et les deux chiffres du mois, exemple, 1802 pour la fin février 2018.

Pour ouvrir une période, allez au bout de la ligne de la période à ouvrir et cliquez sur la poubelle, cette opération va ouvrir la période demandée ainsi que toutes celles qui suivent.

Voir les états financiers

Allez simplement dans « Comptabilité » et « Rapport »

Vous aurez tout devant vous, à vous de demander l’état financier que vous cherchez. 

Entre autres, pour l’"Âge des comptes", demandez "OFFICIEL", cest ce rapport qui sadresse au comptable et qui balance avec le bilan.

Lorsque vous cherchez une écriture en particulier, vous pouvez aller sur « Comptabilité, Transaction ».  Toutes les écritures y sont présentes.

Pour rechercher un numéro ou autre chose en particulier, linscrire dans la barre de recherche.

Sinon, pour une recherche plus précise, si vous connaissez le numéro du compte comptable, allez dans Comptabilité, Activité par compte ou encore, dans Comptabilité, Transactions allez en bas et faites une recherche avancée.

Enfin, pour voir toutes les transactions dun client ou dun fournisseur précis, allez dans CLIENT ou FOURNISSEUR selon le cas, inscrivez son nom, choisir sa fiche et lorsque vous serez dans sa fiche, au bas, vous allez voir un bouton nommé "TOTAL".  Cliquez sur ce bouton et vous verrez toutes les transactions « recevables » ou « payables » avec ce client ou ce fournisseur.

Entrer une écriture 

Allez dans « Comptabilité », « Nouvelle transaction »

 Entrez la date de la transaction, la référence, une note au besoin. 

Si votre transaction affecte un client, allez inscrire ce client dans la case CLIENT, si le client est DÉBITÉ, cliquez sur FACTURER (D+), sil est CRÉDITÉ, cliquez sur PAYER (C-)

Si votre transaction touche un fournisseur, allez inscrire ce fournisseur dans la case FOURNISSEUR, si le fournisseur est CRÉDITÉ, cliquez sur FACTURER (C+), sil est CRÉDITÉ, cliquez sur PAYER (D-)

Entrez le reste de la transaction dans la section COMPTES en y indiquant le compte. 

Si votre transaction touche plusieurs clients par exemple, indiquez le premier client, faites FACTURER ou PAYER selon le cas, indiquez le montant sur la ligne dans la section COMPTE qui aura été créé et cliquez de nouveau dans la section CLIENT et entrer un autre client. 

Vous ne pourrez pas affecter directement le compte à recevoir ou le compte à payer sans affecter un client ou un fournisseur précis.  Au pire, demander à votre client de vous créer un client ou un fournisseur nommé « Divers ».

Terminer en cliquant sur « ENREGISTRÉ ET FERMER ».

Pour toute autre question

Nhésitez pas à parcourir le programme Actif, si votre client vous a donné une autorisation « Comptable externe », vous ne pouvez rien toucher (sauf les périodes et faire des écritures), cest donc sans danger.

 Vous avez FAQ comme dernier élément du menu de gauche, vous y trouverez beaucoup daide, sinon, vous pouvez appeler au 514-939-2555. Aucun frais ne vous sera facturé, ni à votre client. 

Merci et si vous avez trouvé ACTIF facile et pratique, nhésitez pas à nous référer vos clients, ce sera de leur rendre service !

JR04/07/18
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