Comment accorder un accès à une Ressource Humaine pour lui permettre de se connecter sur Actif ?

Mario Dubé
2020-03-31 20:50

Vous pouvez à loisir accorder un accès à  Actif à chacune de vos Ressources Humaines, peu importe que la personne travaille à l'intérieur ou à l'extérieur de votre entreprise.

Donc, qu'il s'agisse d'un employé travaillant au bureau, un représentant sur la route, un livreur, ou encore votre comptable externe ou un vérificateur, il vous est possible de lui accorder un accès, dans la mesure où cette personne correspond à une fiche existante parmi vos Ressources Humaines.

Dans cet article de la FAQ, nous vous indiquerons quelles sont les 2 façons de procéder afin d'accorder à une Ressoure Humaine un accès à la plateforme  Actif.

Nous vous guiderons pas-à-pas dans le processus, pour chacune de ces 2 méthodes.

 

 

 Nous partirons du principe que vous aurez déjà créé les fiches Ressources Humaines correspondant aux personnes à qui vous souhaiter accorder un accès à vos données d'entreprise dans . Actif.

Si ce n'est pas déjà fait, voir les articles suivants de notre FAQ :
Comment créer une Ressource Humaine, dans Actif ? Partie I - L'onglet INFOS   
Comment créer une Ressource Humaine, dans Actif ? Partie II - Les autres onglets   

 

 

 Il existe dans  Actif  2 méthodes vous permettant de créer un accès à la plateforme pour une Ressource Humaine et d'en informer la personne; nous vous expliquerons ci-dessous chacune d'elles. 

  1. Une première méthode, par le biais de la fiche Ressources Humaines...
         veuillez consulter la section suivante de cet article :
              Création d'un accès à  Actif depuis la fiche "Ressources Humaines"

  2. Une deuxième méthode, par le biais de la section "Gestion de mon compte Actif
       veuillez consulter la section suivante de cet article :
             Création d'un accès à  Actif depuis le module "Gestion de mon compte Actif"
 


 

Création d'un accès à  Actif  depuis la fiche "Ressources Humaines"


Nous utiliserons cette méthode afin de créer un accès à  Actif pour notre comptable externe, monsieur Albert Chiffrier.

Nous avons préalablement créé sa fiche en tant que Ressource Humaine de l'entreprise.
C'est donc à partir de celle-ci que nous allons lui donner un accès et que nous l'en aviserons, afin qu'il puisse compléter la procédure en créant lui-même son mot de passe confidentiel...


 

Il suffit de localiser le logo  au bas de la fiche...  Actif vous informera de l'action reliée à ce bouton par le biais d'une infobulle vous indiquant ce qui se produira au moment de cliquer dessus....

 

Allons-y donc !
Quand vous cliquez sur le logo Actif vous présente une fenêtre contextuelle à partir de laquelle l'accès aux données sera défini pour Albert Chiffrier. Il vous sera également possible de lui faire parvenir un courriel à cet effet, l'invitant à créer lui-même son mot de passe... 




 

Vous devez à cette étape paramétrer l'accès que vous souhaitez donner à cette Ressource Humaine.

En cliquant dans le premier champ, Actif vous offrira une liste déroulante dans laquelle vous choisirez le type d'accès que vous souhaitez accorder à Albert Chiffrier.

Dans le cas présent, vous irez sélectionner "Comptable externe" dans les rôles prédéfinis, puisque c'est à ce titre que cette Ressource Humaine agit pour vous...




Les deux champs suivants sont obligatoires, et pré-remplis par le système; le contenu provient de la fiche Ressources Humaines d'Albert Chiffrier, et correspondent respectivement au "Code" et au "Courriel au travail" enregistrés dans cette dernière. 

 

Vous pouvez toutefois en modifier le contenu si vous souhaitez modifier le "Code d'utilisateur" de Albert Chiffrier dans sa fiche Ressource Humaine et si vous souhaitez lui faire parvenir le courriel l'informant de la création de son accès à une autre adresse que celle indiquée par défaut. 

Ainsi, vous verrez ci-dessous que notre comptable devra se brancher en utilisant "Albert Chiffrier" comme identifiant d'utilisateur et que le courriel sera envoyé à son adresse courriel personnelle et non son adresse courriel professionnelle...

 

 

NOTE : toute modification apportée au contenu de ces deux champs dans la
fenêtre contextuelle affectera les informations contenues dans la fiche
Ressources Humaines de Albert Chiffrier, qui seront dès lors mises à jour.
 


 

 Les deux prochains champs vous permettent de limter les variables suivantes :

  • l'adresse IP à partir de laquelle sera autorisé le branchement à la plateforme  Actif
  • les données auxquelles votre Ressource Humaine aura accès, une fois connectée.

Si vous laissez le champ  vide, l'utilisateur pourra se brancher à  Actif depuis n'importe où, dans la mesure où il entre le bon Code d'utilisateur et le bon mot de passe, qu'il aura lui-même défini. 

Par contre, si vous indiquez une adresse IP spécifique dans ce champ, l'utilisateur ne pourra se connecter que depuis cette adresse précise; toute tentative d'accéder à  Actif depuis une adresse autre sera refusée.


 Si vous laissez le champ  vide, l'utilisateur aura accès à toutes les succursales existantes de votre entreprise, le cas échéant. Il devra sélectionner la succursale pour laquelle il souhaite voir les données parmi celles offertes au moment du branchement...




Si, au contraire, vous souhaitez que votre Ressource Humaine dispose d'un accès restreint aux données d'une seule succursale bien spécifique, vous la sélectionnez dans la liste déroulante qui apparaît quand vous cliquez dans le champ...

   -->   

Ainsi, l'accès que vous accorderiez à Albert Chiffrier serait direct et restreint exclusivement aux données de la succursale sélectionnée.

Aucun choix ne lui serait offert lors du branchement à  Actif; cet utilisateur ignorerait même qu'il existe d'autres succursales définies dans votre système.

 

 

Une fois que vous aurez fini de paramétrer l'accès aux données pour Albert Chiffrier en définissant le contenu des champs de la fenêtre contextuelle, vous devez simplement cliquer sur le bouton .

Les données seront sauvegardées, le nouvel utilisateur sera créé et un courriel sera immédiatement généré par  Actif et envoyé au nouvel utilisateur, pour l'informer de son identifiant et l'inviter à aller définir lui-même son mot de passe.

Une message apparaîtra momentanément au haut de l'écran, vous informant que l'opération a été effectuée avec succès.


 Voici un aperçu du contenu du courriel que recevra Albert Chiffrier...




En cliquant sur  , Albert Chiffrier sera redirigé vers cet écran, où il pourra compléter l'initialisation de son accès aux données de votre entreprise, sur la plateforme d'  Actif....

 


 

Création d'un accès à  Actif  depuis le module "Gestion de mon compte Actif"


Nous utiliserons cette méthode afin de créer un accès à  Actif pour notre vérificateur, monsieur Marcel LeFouineur.

Nous avons préalablement créé sa fiche en tant que Ressource Humaine de l'entreprise.

Maintenant, nous irons ouvrir le module Gestion de mon compte Actif, qui nous est accessible en tout temps, au haut de l'écran, à droite, en cliquant sur le nom de l'utilisateur connecté, dans la mesure où celui-ci dispose des droits nécessaires pour effectuer des modifications au compte  Actif de votre entreprise.

Vous cliquez d'abord sur le nom de l'utilisateur            

 Et ensuite sur la section Gestion de mon compte Actif, tout en haut 

 La fenêtre contextuelle suivante vous sera alors présentée à l'écran, nous présentant l'onglet INFORMATIONS du module de Gestion de Compte...




Rendons-nous maintenant sur l'onglet UTILISATEURS de ce tableau, qui nous présente la liste de tous les utilisateurs autorisés à accéder aux données  Actif de l'entreprise. Ces utilisateurs peuvent tout aussi bien être des Ressources Humaines à l'interne, des pigistes, des Ressources Humaines externes, des contacts de Clients ou de Fournisseurs...